NFe: DANFE e XML – O que fazer com eles?

Introdução: Entenda a NFe
Muitas empresas ainda não estão familiarizadas com as novas normas implantadas para a Emissão das NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas). A confusão vai desde a emissão até o recebimento dos documentos e o arquivamento dos arquivos XML.

Antigamente o processo de venda era mais simples, o fornecedor emitia a Nota Fiscal, encaminhava a via do cliente e uma cópia para o contador fazer os registros contábeis e fiscais. Após esse procedimento, o cliente apenas guardava uma via da Nota Fiscal, e isso era o suficiente para finalizar o processo. Com a implantação do sistema de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica- novos itens surgiram, porém, sem a devida divulgação de todas etapas a serem seguidas.

DANFE, XML, Protocolo, etc., afinal, o que muda? Qual é o procedimento a ser executado? O que passa a ser obrigatório? O que devo fazer com essas novas variáveis? Essas e outras dúvidas pairam na mente dos contribuintes. Nos sites do Sefaz tudo está bem explicado, inclusive com menus de dúvidas mais frequentes; O que falta é a divulgação desses mecanismos de ajuda.

DANFE

O que é o DANFE?
DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) trata-se de um documento auxiliar, sem valor fiscal, uma forma simplificada de representar a NF no momento do transporte das mercadorias. A sua principal função é facilitar o transporte das mercadorias, devendo ser impresso pelo vendedor antes do translado. Não possui valor fiscal e não precisa ser arquivado. A informação mais relevante inserida no documento é a chave da nota, o que permite a consulta do arquivo XML.

Funções do DANFE
Há outras funções pertinentes ao DANFE, como por exemplo, representar a NF-e em casos de contingência: o arquivo deve ser impresso em um formulário de segurança, como no caso do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) ou ainda, no DPEC, onde o documento é impresso em papel comum. Relembrando que o DANFE não substitui a NF e não se deve confundir com a NF-e, salvo casos em que destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e. O destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Em resumo, o DANFE é mera representação gráfica da NF-e, e não é a NF-e (documento fiscal). Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e são facultados proceder à escrituração com base nas informações contidas no DANFE e mantê-lo em arquivo em substituição ao documento fiscal. Porém, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade e a existência de autorização de uso da NF-e aplicam-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

Arquivo XML

O que é o arquivo XML?
O XML é o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O layout utilizado será aplicado em todo o território nacional, respeitando os conceitos antigos de escrituração fiscal e adicionando melhorias visando maior controle de tais transações. O que muitas empresas ainda não entenderam é que o XML é a própria Nota fiscal, e a leitura desse arquivo deve ser feita diretamente nos sítios da Sefaz ou com programas específicos.

Muitos sistemas podem validar os dados da nota fiscal (XML), porém, isso não significa que estas foram transmitidas ao posto. Mesmo que a emissão tenha sido autorizada, sem a comunicação/envio desta, o processo fica invalidado. O ideal é que o próprio sistema efetue o lançamento da nota fiscal e o envio automático do arquivo XML ao cliente. A legislação obriga o emitente a enviar o arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização.

O que muitas empresas não estão informadas, é que o consumidor também deve guardar os Arquivos XML, pois como mencionamos acima, eles são os substitutos das Notas fiscais impressas. O que muitos estão utilizando para arquivamento e escrituração é o DANFE, cuja finalidade é apenas auxiliar, úteis apenas para o transporte de mercadorias, inclusive para outros Estados. Cabe tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.

Observação: A consulta eletrônica das notas fiscais com visualização completa ficam disponíveis por um prazo de 180 dias, findo esse prazo ficará disponível apenas a consulta resumida.

Código de Barras GTIN – Obrigatoriedade na NF-e

Obrigatoriedade:
A partir de 01 de julho de 2011, se o item comercializado tiver o código de barras do produto com o GTIN – Global Trade Item Number, ou Numeração Global de Item Comercial. Como a legislação não estabeleceu ainda à obrigatoriedade do uso de código de barras dos produtos esta obrigatoriedade vale somente se o item comercializado o tiver o código de barras.

Preenchimento
Campo cEANTrib (EAN Unid. Tributável), o código de barras do item individual de produto. Exemplo: o código de produto da lata de refrigerante que pode ser comercializada em caixa contendo 6 latas de refrigerantes.
Campo cEAN (EAN) código de barras do produto agrupado. Exemplo: código de produto da caixa com 6 latas de refrigerantes.

O que é GTIN – código de barras dos produtos
GTIN (Global Trade Item Number) é código de barras do produto. O código é atribuído para qualquer item (produto ou serviço) pela GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação – antiga EAN Brasil), entidade que representa a GS1 Global.

Os códigos de barras podem ser construídos utilizando qualquer uma das quatro estruturas de numeração determinadas pela GS1 Brasil, dependendo da aplicação.

Tipos de Código de Barras – GS1 Brasil
- EAN/UPC, GS1 DataBar, GS 128, ITF 14, GS1 DataMatrix.

Estrutura do código de barras
Quantidade de dígitos: de 8, 12, 13 ou 14 dígitos

O código da empresa poderá ter de 7 a 11 dígitos, dada no momento da filiação da empresa na GS1 Brasil. Os dígitos subsequentes referem-se à codificação do produto. O último dígito do código de barras é o dígito verificador. Associada à GS1 Brasil, o código de barras será iniciado por “789” ou “790”.

NF-e: Entenda o que é DANFE e porque é importante conferir suas informações

O que é o DANFE?

DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e ele serve como um instrumento auxiliar para a consulta da NF-e e para acompanhar o trânsito das mercadorias, pois é uma via impressa simplificada da Nota Fiscal.

O DANFE não substitui a NF-e

O DANFE não tem o mesmo valor fiscal e assim não pode substituir uma NF-e. Sua função é apenas facilitar a consulta da NF-e, pois ele contém uma chave de acesso que permite o contribuinte a consulta na internet para a verificação da efetiva existência / legalidade da NF-e relacionada.

É importante conferir o DANFE para evitar problemas

A conferência do DANFE é um importante fator para o recebedor da mercadoria, pois só através da consulta na internet no site da Secretaria da Fazenda que ele pode garantir que os dados estão corretos. No caso de não verificação ele pode correr o risco de receber produtos falsificados, irregulares ou com o DANFE clonado de outro CNPJ.

Apenas após a consulta na internet o contribuinte pode saber se a nota fiscal eletrônica esta regular, pois caso o emissor da NF-e esteja com a situação irregular na Secretaria da Fazenda, a NF-e aparecerá como negada, não tendo nenhuma validade legal.

O prazo para que as empresas continuem utilizando a atual versão da NF-e (1.10) foi prorrogado, sendo que antes era até 31/12/2010 agora passa a ser válido até 31/03/2011. Assim, as empresas tem mais tempo para se adequar ao novo layout da NF-e (2.0), que passa a ser obrigatório somente a partir de 01/04/2011.

Outra mudança também determinado pelo Ministério da Fazenda foi em relação ao prazo máximo para cancelamento da NF-e, que passaria a vigorar também a partir de janeiro de 2011. A alteração determinava que o prazo máximo de cancelamento da NF-e de 168 horas deveria ser diminuído para 24 horas foi prorrogado para 01/01/2012. Assim, em 2011 continua valendo o prazo máximo de 168 horas após a autorização para cancelamento da NF-e.

A Nota fiscal eletrônica (NF-e) já faz parte do cotidiano de diversas empresas brasileiras e desde sua implantação em agosto de 2005 cada vez mais setores estão sendo obrigados a emitir a NF-e. Dessa vez, a obrigatoriedade será estendida a partir de 01/10/2010 para empresas que atuam em setores como o comércio atacadista de embalagens, fabricação de celulose e fabricação de alimentos e pratos prontos, entre outras. As empresas podem verificar através do site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado se há inclusões específicas e a partir de qual data serão obrigadas a emitir a NF-e.

Fiscalização, Multa e Legislação:

As Secretarias Estaduais também são responsáveis pela fiscalização das empresas incluídas conforme a legislação e o não cumprimento da mesma acarreta em penalidades para a empresa. Segundo matéria do site Computerworld, num primeiro momento as empresas serão apenas notificadas, e em um segundo momento serão atuadas.

Em 2010, já foram inclusos novos grupos de contribuintes obrigatórios a partir de 01/04 e outro grupo a partir de 01/10. O objetivo do Fisco é que a partir de 2011 todas as empresas já estejam incluídas no sistema.

Quem é obrigado?

A OTK Sistemas preparou uma lista com todos os segmentos que são obrigadas a emitir a NF-e. Faça o download e visualize se a sua empresa precisa se adequar.

Solução OTK-Fat para a NF-e

Para a sua empresa se adequar a essa legislação, a OTK Sistemas disponibiliza a solução que engloba o módulo de Vendas e Faturamento (NF-e), que proporciona mais flexibilidade e segurança no envio de dados da NF, simplificando as tarefas envolvidas e ainda permitindo um acompanhamento constante das notas enviadas e emitidas.
Conheça mais sobre o módulo aqui.

A Nota Fiscal Eletrônica atualmente já usada por mais de 300.000 empresas possui uma nova versão, a chamada de segunda geração da NF-e, ou Layout 2.0. As empresas obrigadas a utilizar a NF-e tem até 01/04/2011 (prazo prorrogado pelo Ministério da Fazenda) o para se adaptar a nova versão do sistema, que traz algumas modificações para atender as exigências da Secretaria da Fazenda Federal.

As mudanças foram feitas para aumentar a segurança nas operações de emissão da NF-e e incluem:

• Alteração no envio dos dados: A SEFAZ passa a exigir a emissão de um maior número de dados à Secretaria da Fazenda e alteração de alguns dos campos já existentes, visando o aperfeiçoamento dos processos e a diminuição dos erros;
• Exigência de emissão de documentos fiscais: A nova legislação passa a exigir que o contribuinte emissor envie ou disponibilize ao cliente o download do arquivo da NF-e imediatamente após a autorização da Secretaria da Fazenda. (Anteriormente, a legislação não previa um prazo limite para o envio do comprovante.)

Como se adaptar as novas exigências do Layout 2.0?

A Solução da OTK para a NF-e já se adiantou a todas essas exigências e oferece um sistema de NF-e que atende plenamente a legislação do Sefaz, adaptado ao layout 2.0 e com a opção de envio automático via e-mail ao cliente com o arquivo XML da NF-e, possibilitando assim que eventuais erros sejam verificados pelo destinatário e possam ser corrigidos rapidamente e antes da entrega dos produtos ou serviços. Além disso, o módulo de NF-e está totalmente integrado com o ERP OTK Solution, facilitando todas as operações relacionadas ao controle de faturamento da sua empresa. Conheça todas as vantagens da nossa solução.

NF-e: Empresas obrigadas a emitir a NF-e precisam ter o Certificado Digital

Atualmente no Brasil já são mais de 300.000 empresas que aderiram ao programa, emitindo um total de mais de 1,5 bilhão de documentos e transações autorizadas, conforme dados do Ministério da Fazenda em 22/09/1010. E a ampliação do projeto da Nota fiscal eletrônica está incluindo cada vez mais empresas na lista de segmentos que obrigatoriamente devem emitir a NF-e, com previsão de em 2011 todos as setores já tenham aderido ao sistema.

Como funciona o Certificado Digital?

Porém, antes de começar a emitir a NF-e as empresas que precisam se adaptar devem ter o Certificado Digital, que é a garantia da validade jurídica da nota fiscal eletrônica. Ele funciona como uma carteira de identidade virtual, que permite a identificação de uma pessoa em transações realizadas por meio digital que necessitem validade legal. Assim, essa tecnologia confere a mesma validade jurídica ao documento assinado digitalmente do que um documento assinado em papel.

Como obter o Certificado Digital?

Para obter o Certificado Digital, a empresa deve escolher entre um das Autoridades Certificadoras (AC) da ICP-Brasil e solicitar a emissão do certificado digital de pessoa física ou pessoa jurídica e depois seguir os procedimentos solicitados pela AC. Para maiores informações sobre como obter o Certificado Digital, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).