Controle de Bens do Patrimônio Público

Com as publicações das Portarias STN 406 e STN 828, o Setor de Patrimônio encarregado do controle de bens do patrimônio público deverá ser responsável por muito mais tarefas do que o simples controle físico dos bens e sua localização. O Patrimônio Público (ativo imobilizado) deverá ser controlado e mensurado pelo seu valor contábil e valor reconhecido (valor justo, valor de mercado) e depreciados mensalmente.

Na prática significa dizer que o sistema de controle patrimonial público deverá controlar as contas patrimoniais do imobilizado pelo seu valor de custo (aquisição) e as contas de ajuste de variação patrimonial (valor justo, valor de mercado), efetuar o cálculo de depreciação fiscal (pela taxa de depreciação conforme a IN 162) e o cálculo da depreciação econômica (vida útil econômica dos bens) e emitir os relatórios demonstrativos em atendimento a Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público.

OTK-Pat – Sistema de Controle Patrimonial para Prefeituras, Câmaras Municipais e Órgãos Públicos

A OTK Sistemas empresa que faz parte do Grupo AfixCode que se especializou na prestação de serviços de avaliação e controle patrimonial, customizou um sistema de controle patrimonial para Prefeitura Muncipal, Câmara Municipal e demais órgãos públicos, de forma a atender todas as necessidades da Administração Patrimonial Publica.

Controle físico e contábil dos bens

• Controle contábil: plano de conta conforme PCASP – Plano De Contas Aplicadas ao Setor Público;
• Controle da verba por projeto.
• Controle físico dos bens: Secretaria (Unidade), Setor, Departamento, Seção
• Controle de bens inservíveis: situação funcional do bem, bens fora de uso (ociosos) e irrecuperáveis.
• Controle da localização física: Endereço da Unidade, Prédio estruturado por andar, sala, etc
• Controle quantitativo de bens e movimentações parciais por quantidade de bens movimentados.
• Controle de bens em poder de terceiros e controle bens de terceiros.
• Controle físico de bens de pequeno valor (sem necessidade de registro de valor)
• Controle de bens em poder de funcionários;
• Controle de bens intangíveis;
• Controle de imóveis: terrenos, edificações, parques, etc.
• Fotos do bem e Imagem de documentos;

Atualização diária das movimentações dos bens

- Inclusão de bens: Registro das entradas por meio de compras, doações, transferências de outros Órgãos, fabricação própria, etc, número do bem do patrimônio com código de barras, descrição padrão, descrição detalhada, Marca, Modelo, Número de Série, Número do documento de compra, Imagem do documento: NF, Contrato, Catálogo, data da aquisição, valor de custo, classificação contábil e localização do bem.

- Baixa de bens: por obsolescência, roubo, quebra, venda, doação, inexistência, etc.

- Transferências de bens: todas as movimentações dos bens, sejam internas ou externas: conserto, manutenção, empréstimo, em poder de funcionários, em poder de terceiros.

- Registro dos históricos: Das movimentações com apontamento dos históricos das movimentações diárias, acompanhamento das movimentações por meio de agendas, etc.

- Cálculo da depreciação: Base valor de custo (aquisição) e valor avaliado (ajuste de variação patrimonial) e taxas depreciação fiscal e vida útil econômica.

Relatórios

• 
Relatórios demonstrativos de cálculos das depreciações para auditoria;
• Relatórios das movimentações mensais: aquisições, baixas e transferências;
• Relação de bens do imobilizado com termo de responsabilidade.
• Relatórios especiais para auditoria.
• Relação de inventário dos bens por conta, secretaria, departamento, setor, etc
• Razão auxiliar.

AfixInv – Sistema de Inventário Físico do Imobilizado

Software de Inventário Patrimonial com leitora de etiqueta de patrimonio com código de barras ou captura etiqueta de patrimonio RFID. É totalmente integrada ao AfixPat – Sistema de Controle de Patrimonio Público com atualização automática dos dados coletados no inventário físico e da nova localização dos bens que vieram transferidos de outros departamentos. No processo de auditoria do imobilizado, identifica e emite relatório de bens não encontrados, relação de bens transferidos, emissão de relatório com termo de responsabilidade e exportação para planilha Excel.

Gestão Patrimonial na Administração Pública – Portaria Nº 406

A Portaria STN 406 de 22 de junho de 2011, em atendimento a Lei 4320/64 e lei Complementar 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal, fixou os prazos para a implantação do controle patrimonial dos bens pertencentes ao Governo: União, Estados e Município.

A implantação dos procedimentos contábeis do Volumes II – Procedimentos Contábeis Patrimoniais, Volume III – procedimentos Contábeis Específicos deverão ser adotados de forma obrigatória em 2012.

Novo prazo de adoção:
O Artigo. 6º determina que os procedimentos contábeis patrimoniais e os procedimentos contábeis específicos deverão ser adotadas de forma obrigatória em 2012.

De acordo com o artigo. 7º o plano de contas aplicado ao setor público e as demonstrações contábeis aplicadas ao setor público deverão ser adotadas de forma obrigatória:

1) a partir de 2012, pela União, Estados e Distrito Federal,
2) a partir de 2013, pelas Prefeituras Municipais.

Controle dos Bens Patrimoniais das Prefeituras

O Artigo 2º da STN 406/11 determina que as variações patrimoniais devem ser reconhecidas pelo regime de competência patrimonial. Isto significa dizer que a tarefa do setor de patrimônio da Prefeitura, que se era voltada somente ao controle quantitativo dos bens patrimoniais (controle físico), terá que a partir de 2012, registrar as variações patrimoniais, ou seja, os bens patrimoniais da Prefeitura passam ser mensurados pelo seu valor.

A atividade do setor de patrimônio Municipal ganha maior amplitude e responsabilidade: passa a ser de Gestão Patrimonial, por exemplo, como proceder a contabilização de um imóvel recebido em doação ou como permuta? Entra em cena, neste caso em particular a mensuração do custo pelo seu valor justo (avaliação patrimonial) na data da entrada do bem. Isto leva a indagação de como atribuir o valor justo ou quem pode atribuir o valor justo?

Passos para a Implantação da Gestão Patrimonial na Administração Pública (Prefeituras)

1. Planejamento inicial: antes de iniciar qualquer processo, o primeiro passo é conhecer o problema, ou seja, dimensionar e quantificar os tipos de bens, quantidade de itens por tipo de bem (pode ser por conta patrimonial), quantificar os locais e quantidade de item por local. Sem esse levantamento inicial não há como estimar os custos nem o prazo necessário para a implantação do controle patrimonial na Prefeitura;
2. Padronização de nomenclaturas: descrição padronizada do item, Unidades (Secretarias), Departamentos, Setores;
3. Etiquetas patrimoniais: ou etiquetas de bens patrimoniais (placas de bens patrimoniais): tamanho da etiqueta, tipo de material (alumínio, aço inox), código de barras, tag de patrimônio RFID, etc;
4. Inventário físico do imobilizado da Prefeitura: tombamento de todos os bens, identificando-os com etiqueta de BP (placa de bem patrimonial), classificando pela localização, responsável, etc.
5. Relatório com termo de responsabilidade;
6. Identificar os bens que não foram encontrados ou bens que não tem um registro contábil (entrada registrada), etc;
7. Determinar Valor de aquisição, valor justo (valor reavaliado), valor depreciado pelo tempo de uso ou vida útil do bem, etc.
8. Normas e Procedimentos para a manutenção dos controles e inventários anuais, semestrais, periódicos ou rotativos, etc).
9. Implantação de um Sistema de Controle Patrimonial.

NFe: DANFE e XML – O que fazer com eles?

Introdução: Entenda a NFe
Muitas empresas ainda não estão familiarizadas com as novas normas implantadas para a Emissão das NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas). A confusão vai desde a emissão até o recebimento dos documentos e o arquivamento dos arquivos XML.

Antigamente o processo de venda era mais simples, o fornecedor emitia a Nota Fiscal, encaminhava a via do cliente e uma cópia para o contador fazer os registros contábeis e fiscais. Após esse procedimento, o cliente apenas guardava uma via da Nota Fiscal, e isso era o suficiente para finalizar o processo. Com a implantação do sistema de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica- novos itens surgiram, porém, sem a devida divulgação de todas etapas a serem seguidas.

DANFE, XML, Protocolo, etc., afinal, o que muda? Qual é o procedimento a ser executado? O que passa a ser obrigatório? O que devo fazer com essas novas variáveis? Essas e outras dúvidas pairam na mente dos contribuintes. Nos sites do Sefaz tudo está bem explicado, inclusive com menus de dúvidas mais frequentes; O que falta é a divulgação desses mecanismos de ajuda.

DANFE

O que é o DANFE?
DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) trata-se de um documento auxiliar, sem valor fiscal, uma forma simplificada de representar a NF no momento do transporte das mercadorias. A sua principal função é facilitar o transporte das mercadorias, devendo ser impresso pelo vendedor antes do translado. Não possui valor fiscal e não precisa ser arquivado. A informação mais relevante inserida no documento é a chave da nota, o que permite a consulta do arquivo XML.

Funções do DANFE
Há outras funções pertinentes ao DANFE, como por exemplo, representar a NF-e em casos de contingência: o arquivo deve ser impresso em um formulário de segurança, como no caso do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) ou ainda, no DPEC, onde o documento é impresso em papel comum. Relembrando que o DANFE não substitui a NF e não se deve confundir com a NF-e, salvo casos em que destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e. O destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Em resumo, o DANFE é mera representação gráfica da NF-e, e não é a NF-e (documento fiscal). Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e são facultados proceder à escrituração com base nas informações contidas no DANFE e mantê-lo em arquivo em substituição ao documento fiscal. Porém, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade e a existência de autorização de uso da NF-e aplicam-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

Arquivo XML

O que é o arquivo XML?
O XML é o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O layout utilizado será aplicado em todo o território nacional, respeitando os conceitos antigos de escrituração fiscal e adicionando melhorias visando maior controle de tais transações. O que muitas empresas ainda não entenderam é que o XML é a própria Nota fiscal, e a leitura desse arquivo deve ser feita diretamente nos sítios da Sefaz ou com programas específicos.

Muitos sistemas podem validar os dados da nota fiscal (XML), porém, isso não significa que estas foram transmitidas ao posto. Mesmo que a emissão tenha sido autorizada, sem a comunicação/envio desta, o processo fica invalidado. O ideal é que o próprio sistema efetue o lançamento da nota fiscal e o envio automático do arquivo XML ao cliente. A legislação obriga o emitente a enviar o arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização.

O que muitas empresas não estão informadas, é que o consumidor também deve guardar os Arquivos XML, pois como mencionamos acima, eles são os substitutos das Notas fiscais impressas. O que muitos estão utilizando para arquivamento e escrituração é o DANFE, cuja finalidade é apenas auxiliar, úteis apenas para o transporte de mercadorias, inclusive para outros Estados. Cabe tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.

Observação: A consulta eletrônica das notas fiscais com visualização completa ficam disponíveis por um prazo de 180 dias, findo esse prazo ficará disponível apenas a consulta resumida.

Obrigatoriedade NFTS: Nota Fiscal do Tomador de Serviços

Regulamento
A Prefeitura da cidade São Paulo / SP, regulamentou através do Decreto 52.610 de 31/08/2011 (DOC 01/09/2011), a NFTS – Nota Fiscal do Tomador ou Intermediário de Serviços.

Síntese da NFTS
A partir de 01/09/2011, toda Pessoa Jurídia (PJ) estabelecidas em São Paulo que receber uma NF de prestador de serviço de outros Municípios fora de São Paulo, terá que registrar o documento fiscal (NF) no sistema da Prefeitura de São Paulo, no site da Secretaria de Finanças. A implantação da NFTS substitui a DES – Declaração Eletrônica de Serviço e elimina a consulta ao Cadastro de Empresas Fora do Município – CPOM pelos tomadores de serviços.

Quem deve emitir a NFTS
Pessoas Jurídicas, pelos condomínios, edifícios residenciais ou comerciais estabelecidos no Município de São Paulo, a partir de 01/09/2011:

• Que contratar serviços de prestadores de serviços estabelecidos fora do Município de São Paulo, ainda que não haja a obrigatoriedade de retenção na fonte do ISSQN.
• Que contratar serviços de empresas estabelecidas no Município de São Paulo que não emitir NFS-e, Cupom Fiscal Eletrônico ou outro documento fiscal cuja obrigatoriedade esteja prevista na legislação.

Como emitir a NFTS
Emitida pela Internet no site: http://nfpaulistana.prefeitura.sp.gov.br. Será necessário uma Senha Web ou Certificado Digital. O acesso ao sistema da Prefeitura de São Paulo para a emissão da NFTS poderá ser realizado de 2 maneiras:

• Certificado Digital do tipo A1, A3 ou A4 – Todos Tomadores ou Intermediários de serviço emitentes de NFS-e, exceto optantes pelo Simples Nacional.
• Senha Web – Empresas que sejam exclusivamente tomadores de serviço e pelos tomadores de serviço emitentes de NFS-e inscritos no Simples Nacional.

Penalidades para quem não emitir a NFTS

• A não emissão da NFTS ou emissão da NFTS com valor diferente do valor dos serviços ou dados errados pelos Tomadores de serviços responsáveis pelo pagamento do imposto: multa de 50% do valor do imposto devido, com valor mínimo de R$ 1.075,08.
• A não emissão da NFTS ou emissão da NFTS com valor diferente do valor dos serviços ou dados errados pelos tomadores de serviços não obrigados à retenção e recolhimento do imposto: multa de R$ 74,11 (setenta quatro reais e onze centavos), por documento.

Parecer Normativo RFB Nº01/11 e o Cálculo de Depreciação do Ativo Imobilizado

Foi publicado no dia 09/08/2011 no Diário Oficial da União o Parecer Normativo RFB 01/11, instrução normativa esclarecendo a diferença de cálculo  da depreciação de bens do ativo imobilizado para fins tributário e para a apuração dos lucros.

O Parecer Normativo RFB 01/11 esclarece as diferenças entre a legislação fiscal (tributária) e legislação societária com relação ao cálculo da depreciação de ativo imobilizado.

Segundo o Parecer Normativo RFB Nº 01/11, será necessário:

• Fazer o cálculo da depreciação de bens do ativo imobilizado para fins societários, conforme a determina § 3º do art. 183 Lei 6.404/1976 e atualizações introduzidas pela Lei 11.638/2007 e Lei 11.941/2009. (*)
• Efetuar o cálculo da depreciação de bens do ativo fixo, para fins tributários segundo as regras contábeis vigentes em 31/12/2007.

(*) § 3º do art. 183 Lei 6.404/1976, estabeleceu o cálculo da depreciação base “vida útil econômica estimada”. Os valores  de encargos da depreciação calculados segundo estes critérios, não terão efeitos para fins de apuração do lucro real e da base de cálculo da CSLL da pessoa jurídica sujeita ao RTT.

Finalizando, PN RFB 01/11 no seu artigo 32.2, conclui da seguinte forma:

O contribuinte deverá efetuar o ajuste dessas diferenças  de cálculo societário e fiscal  no Fcont. Fazer devido ajuste no LALUR considerando o encargo de depreciação correspondente à diferença entre o encargo de depreciação apurado considerando a legislação tributária e o valor do encargo de depreciação registrado em sua contabilidade comercial.

Programa Nota Fiscal Paulistana

Obrigatoriedade
Foi regulamentada o Programa Nota Fiscal Paulistana, em substituição a NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, e ele passa a valer a partir deste mês (Agosto / 2011) na cidade de São Paulo. A finalidade  do programa é combater a sonegação de imposto, incentivando as pessoas que contratam os serviços a exigir do Prestador de Serviços a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e.

Quais são os incentivos do Programa Nota Fiscal Paulistana?
Para incentivar as pessoas tomadoras de serviços, farão jus a um crédito através de percentuais aplicados sobre o valor do ISS da NFS-e, após o recolhimento do imposto:

• 30% (trinta por cento) para pessoas físicas;
• 10% (dez por cento) para ME ou EPP optante pelo Simples Nacional;
• 10% (dez por cento) para condomínios edilícios residenciais ou comerciais localizados no Município de São Paulo;
• 5% (cinco por cento) para as pessoas jurídicas responsáveis pelo pagamento do ISS, nos termos do artigo 9º da Lei nº 13.701, de 24 de dezembro de 2003.

Benefícios do Crédito:
O crédito poderá ser utilizado para abatimento do valor do IPTU a pagar de exercícios subseqüentes, sendo que o imóvel deverá estar localizado no Município de São Paulo, indicado pelo tomador. Para saber mais informações sobre o Programa e os benefícios, visite o siste da Nota Fiscal Paulistana: http://nfpaulistana.prefeitura.sp.gov.br.

Código de Barras GTIN – Obrigatoriedade na NF-e

Obrigatoriedade:
A partir de 01 de julho de 2011, se o item comercializado tiver o código de barras do produto com o GTIN – Global Trade Item Number, ou Numeração Global de Item Comercial. Como a legislação não estabeleceu ainda à obrigatoriedade do uso de código de barras dos produtos esta obrigatoriedade vale somente se o item comercializado o tiver o código de barras.

Preenchimento
Campo cEANTrib (EAN Unid. Tributável), o código de barras do item individual de produto. Exemplo: o código de produto da lata de refrigerante que pode ser comercializada em caixa contendo 6 latas de refrigerantes.
Campo cEAN (EAN) código de barras do produto agrupado. Exemplo: código de produto da caixa com 6 latas de refrigerantes.

O que é GTIN – código de barras dos produtos
GTIN (Global Trade Item Number) é código de barras do produto. O código é atribuído para qualquer item (produto ou serviço) pela GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação – antiga EAN Brasil), entidade que representa a GS1 Global.

Os códigos de barras podem ser construídos utilizando qualquer uma das quatro estruturas de numeração determinadas pela GS1 Brasil, dependendo da aplicação.

Tipos de Código de Barras – GS1 Brasil
- EAN/UPC, GS1 DataBar, GS 128, ITF 14, GS1 DataMatrix.

Estrutura do código de barras
Quantidade de dígitos: de 8, 12, 13 ou 14 dígitos

O código da empresa poderá ter de 7 a 11 dígitos, dada no momento da filiação da empresa na GS1 Brasil. Os dígitos subsequentes referem-se à codificação do produto. O último dígito do código de barras é o dígito verificador. Associada à GS1 Brasil, o código de barras será iniciado por “789” ou “790”.

Conecte-se a OTK Sistemas no LinkedIn

O sucesso do LinkedIn acaba de render a rede social o grande feito de ser um dos maiores IPOs (oferta inicial de ações) do setor da internet, somando uma captação total de $360 milhões de dólares e chegando a ter uma valorização em sua estreia de 130%. A rede social destaca-se por ser totalmente voltada para o público profissional, permitindo que os usuários mantenham uma lista dos seus contatos de pessoas e empresas que conheçam e confiem.

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Pensando em construir e manter uma relação diferenciada com nossos clientes, fornecedores e interessados em nossos serviços e produtos, a OTK Sistemas criou uma página de perfil de empresa no LinkedIn (www.linkedin.com/company/otk-sistemas) com todas informações, sempre atualizadas, sobre a empresa.

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