Sistema de Compras

Módulo OTK-Sup: Sistema de Compras

Sistema de Compras com requesição de compra via Web

O sistema de compras tem por objetivo facilitar a gestão de compras através da informatização e padronização dos processos de compras, desde a requisição de compras (Web/Win32), aprovação da compra, emissão do pedido de compra, controle de recebimento dos materiais e serviços, Entrada no Estoque (Almoxarifado) e lançamentos no sistema financeiro (contas a pagar).

Características do Sistema de Compras OTK-Sup:

• Número de cotações mínimas configuráveis de acordo com o tipo de compra.
• Criação de várias regras de aprovação configuráveis pelo usuário: número de aprovações necessárias, quem aprova (pessoa(s) que aprovam), etc.
• Criação de regras de valor de aprovação por usuário (pessoa/função).
• Criação de regras para Catálogo restrito, isto é, permissão de compra de certos matérias somente por pessoas de determinado departamento da empresa. (Exemplo: materiais de informática por pessoas de TI).
• Criação de regras para autorização eletrônica em todas as etapas do processo de compras. Até 2 níveis de autorização com limite de valor por usuário.
• Envio de e-mails para solicitação de autorização.

Funcionalidades que facilitam a Gestão do Almoxarifado:

• Análise financeira por: contas contábeis, centro de custo, projeto(ordem de serviço, unidade de negócio, produto) e atividade (custo ABC).
• Utilitário para comparação/escolha da melhor cotação automaticamente.
• Controle do recebimento de materiais e integração com o módulo de estoque.
• Integração automática com o sistema financeiro (Contas a pagar).
• Módulo de Exportação de dados (Excel, Texto, CVS).
• Formas de pagamento configuráveis.
• Relatórios gerenciais

Configuração de Nível de Privilégio de Compra

O módulo de Sistema de Compras do OTK-Sup permite a configuração do nível de privilégio de compra por usuário (usuário, operacional, supervisão, gerência e diretoria) e fixação dos limites de alçada.

• Regra de aprovação de Compra: Configuração das regras de aprovação para as etapas do processo (Requisição, ordem de compra e pedido de compra).
• Tipos de Aprovação: Não requer aprovação; 1 aprovação, 2 aprovações, 3 aprovações, etc.
• Nível do usuário para aprovação da etapa: (operacional, supervisão, gerência e diretoria)
• E-mails: configuração dos e-mails a serem notificados em cada etapa.
• Catálogo Restrito: Configuração das regras de permissão de compra de acordo com o tipo do material. Define o que cada Filial, Departamento ou Pessoa pode requisitar. Ex: Placas de memória, somente pode ser requisitado pelo Usuário cuja função é Suporte de TI ou somente do Departamento de TI.

Aprovação da Requisição de Compra via Web

Grid de visualização dividido em 2 guias: requisições em aberto e encerradas.

• Status de aprovação
• Visualizar o e-mial da solicitação de aprovação;
• Visualizar todas as cotações, justificativa de compras;
• Visualizar a aprovação ou reprovação;
• Processar a requisição após a aprovação/gerar ordem de compra;
• Enviar e-mail de solicitação de aprovação: envia e-mail solicitando a aprovação dos responsáveis conforme configuração do tipo de compra;

Compatibilidade e Integração

• Permite a geração de relatórios nos formatos HTML e PDF
• Exportação de informações para Excel, TXT ou DBF
• Pode operar integrado ao módulo de compras ou ao sistema financeiro OTK-Fin
• Realiza o inventário do estoque com exportação de dados para coletor

Usuários e Segurança

• Controle de acesso por usuário e por grupo de usuário
• Gravação de “log” das transações
• Permite a restrição de acesso, privilégios e parametrização de acesso.