A automatização de processos é um dos recursos que mais estão sendo realizados nas organizações, uma vez que o momento presente da sociedade e da era tecnológica apresenta muitas informações, o que pode gerar certa instabilidade da organização e gestão desses dados, tanto nos aspectos sociais, econômicos, políticos ou mesmo de saúde.

Dessa forma, diante de um mercado competitivo, as estratégias pensadas sobre como organizar essas informações é essencial para que o setor consiga se manter organizado e que possa transformar as etapas da produção em operações mais rápidas, seguras e eficazes.

Neste conteúdo, vamos apresentar quais os benefícios do uso da automatização de processos e tudo que você precisa saber para melhorar a gestão do seu negócio. Confira!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos, como o próprio nome sugere, é uma ferramenta que busca automatizar um processo, ou seja, tornar algo de forma operacional que anteriormente era realizado manualmente.

Logo, ao suceder a atividade manual pela automatizada, a empresa acaba por obter melhorias, como o aumento da produtividade, otimização do tempo, redução de custos e desperdícios, minimização de falhas, o aprimoramento na comunicação que diz respeito às relações internas e externas da firma, a organização de informações e a garantia da concorrência no mercado.

Assim, os profissionais podem ser direcionados às funções relacionadas à criação e execução de estratégias que sejam pertinentes à gestão da organização.

Como saber se minha empresa precisa?

Para saber se a sua empresa precisa implementar este sistema de automação, é necessário ficar atento a alguns detalhes que dizem respeito ao seu desempenho. Confira abaixo os principais passos para avaliar e ver a real necessidade da automatização de processos para sua empresa:

• Organização e alinhamento estratégico: Verificar se a sua organização possui um bom alinhamento estratégico é o primeiro passo. É a partir dele que a ‘’direção’’ é apontada, assegurando que todos cooperem em razão do mesmo objetivo. Se o seu negócio não estiver alinhado, ou seja, com ações não condizentes com o modelo proposto, você deve optar pela automatização.

• Dificuldades na comunicação entre os setores: Outro indicador é a falha na comunicação, já que o sucesso de seu negócio depende essencialmente da interação entre os setores, o que diz respeito também ao trabalho em equipe. Este problema ocorre devido ao trabalho manual, por englobar problemas físicos (ruídos oriundos do próprio ambiente de trabalho), fisiológicos (cansaço ou fadiga), psicológicos (dificuldade de socialização ou de permanecer concentrado) e técnicos (falhas no próprio sistema de comunicação).

• Ausência de padrões nos processos realizados: Outra problemática é a ausência de um padrão ou modelo nos processos realizados pela sua companhia, o que extingue a uniformidade e leva a perda da qualidade dos produtos, diminuindo a produtividade, o desempenho, os resultados e expandindo os custos e desperdícios.

• Tomadas de decisão:  Além disso, você também deve dedicar o seu tempo às tomadas de decisão de sua empresa.

• Análise das estratégias utilizadas: Analisar se as estratégias aplicadas estão dando certo é fundamental, pois é através disso que o seu negócio alcançará os seus objetivos e resultados, além de tornar-se adaptável com o surgimento de futuros riscos ou falhas. Assim, caso não haja eficiência neste setor, você deve investir na automação, já que com essa ferramenta você poderá obter dados mais concisos, que poderão embasar as ações da firma a longo prazo.

Por fim, caso nenhum dos tópicos acima possam ser identificados em sua organização, porém sua lucratividade e desempenho estão exaurindo, você também deve procurar pela automatização de processos, para saber exatamente qual é o problema e como solucioná-lo.

Benefícios

A principal vantagem gerada ao implantar esta ferramenta, seria a supressão da falha humana, que acaba por reduzir o tempo e aumentar a produtividade, pois fatores fisiológicos e psicológicos que levam a falta de eficiência não iriam mais intervir.

Outro benefício seria a melhora na comunicação interna e externa da empresa, pois todos os seus setores devem interagir para trabalharem como um todo, sem interferências físicas ou técnicas, resultando numa troca de informações favorável entre o emissor e o receptor.

Além desses, também há a minimização de custos, já que os erros de um trabalho manual não são cometidos. Não só isso, como também a própria inovação tecnológica de sua firma, um grande fator positivo, pois tende a torná-la superior a outros competidores no mercado.

Assim, optar pela automatização, nada mais seria do que assegurar uma boa gestão empresarial, com um alinhamento estratégico de qualidade, assim como um próprio fluxo de trabalho padronizado que garante melhores resultados e propõe uma organização otimizada e produtiva.

Como o sistema de controle de estoque pode auxiliar na automatização de processos do seu negócio

O OTK Web é um sistema online que permite a automatização de tarefas, integração dos departamentos e torna mais rápido e fácil todos os processos de compras e gerenciamento do almoxarifado da sua empresa.

Algumas das suas funcionalidades estão relacionadas ao controle de estoque, fornecendo uma visão geral das mercadorias e das movimentações, e também da gestão de compras, englobando as necessidades relacionadas à gestão de compras, desde a solicitação, aprovação e recebimento das compras, como também a gestão dos fornecedores. Nesse sentido, o nosso sistema facilita a organização da gestão empresarial e a efetivação da automatização de processos na organização, através da administração desses recursos utilizando nosso software.

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