O cadastro de fornecedores de sua empresa está atualizado? Você pode contar com as informações necessárias para o gerenciamento e com o armazenamento adequado para efetuar cotações em todos os processos?

Apesar da relevância desse assunto, inúmeros gestores ignoram a importância de manter um cadastro sólido. Alguns fazem, mas operam o trabalho de maneira incompleta, deixando informações sem preencher.

Por isso, neste artigo, mostraremos como realizar um bom cadastro de fornecedores de maneira eficaz.

Veja o que você encontrará neste artigo:

• O que é o cadastro de fornecedores?
• Qual a importância do cadastro de fornecedores?
• Como fazer cadastro de fornecedores: os 2 principais meios
• Quais são as informações indispensáveis em um cadastro de fornecedores?
• Modelo de planilha de cadastro de fornecedores gratuita
• Como utilizar a planilha de cadastro de fornecedores da OTK: Passo a Passo completo

O que é o cadastro de fornecedores?

Sobretudo, refere-se ao controle em que são firmadas todas as pessoas jurídicas ou físicas que ofertam algum produto ou tipo de serviço para a sua instituição. Para agilizar a gestão da empresa, o fornecedor precisa ter um cadastro unificado.

Por meio desse cadastro, será possível saber qual é o vínculo com seus fornecedores e isso contribui no processo de negociação com eles. 

Esse cadastro pode conter diversas empresas e profissionais, inclusive aqueles com os quais você ainda não fez negócio, pois eles são imprescindíveis para criar as cotações e atingir bons preços.

Qual a importância do cadastro de fornecedores?

É um controle decisivo para se destacar dentro do mercado: a gestão de fornecedores é um método focado para contenção e análise de todas as tarefas administrativas ou operacionais que englobam o vínculo com parceiros de mercado.

Além do mais, ao contar com um cadastro unificado, você economiza tempo na execução processual de várias rotinas, por exemplo, a cotação de preços. A empresa que depende de muitos itens de fornecedores e não têm uma gestão organizada perde bastante tempo ao pesquisar por parceiros de negócio que prestam tipos de serviços ou subsidiam produtos.

Aliás, os gestores também sentem dificuldade em encontrar um número suficiente de orçamentos para equiparar e fechar ótimos negócios, por este motivo existem diversos sistemas avançados que ajudam no gerenciamento destes dados, pois dessa forma, o responsável pelas compras pode acessar os cadastros de modo mais avançado e otimizar tempo em sua rotina.

Confira também:
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Como fazer cadastro de fornecedores: os 2 principais meios

Muitos gestores ficam confusos sobre como realizar o cadastro de fornecedores, afinal, fazer a gestão destas informações pode levar algum tempo dos colaboradores. Por isso, recomendamos os 2 principais meios para criar seu primeiro cadastro: planilhas ou softwares.

Lembre-se que independente do meio que você escolher, o objetivo deve ser sempre o mesmo: unificar as informações e facilitar o trabalho da equipe de compras. veja abaixo mais explicações sobre cada um dos meios:

1. Planilhas

Primeiramente, indicamos que o profissional unifique os dados dos fornecedores com uma planilha de cadastro de fornecedores. 

Com uma planilha, os colaboradores poderão se adaptar com o processo de registrar as informações necessárias dos parceiros de negócios e assim obter um controle simples, mas prático e eficaz. 

2. Softwares

Além de planilhas, existem softwares avançados que têm a capacidade de auxiliar seu negócio por meio de cadastros mais inteligentes e otimizados. 

Por isso, indicamos que quando você puder, invista e conte com o auxílio desse tipo de tecnologia, pois este tipo de ferramenta têm ganhado espaço em todos os meios empresariais e não existe mais como negá-las.

Alguns sistemas são tão intuitivos e práticos que buscam as informações de fornecedores que estão cadastrados na Receita Federal somente inserindo o número do CNPJ, como o OTK Web

Quais são as informações indispensáveis em um cadastro de fornecedores?

Agora que você conheceu qual a função do cadastro de fornecedores, a relevância em estar devidamente atualizado com as informações e também os principais meios para criá-lo, vamos explicar quais são os dados necessários para desenvolver um cadastro de fornecedores completo e eficaz para a gestão de fornecedores e compras. 

Se optar por usar uma planilha do Excel ou do Google para trabalhar os dados, você pode montá-la com os dados citados abaixo. Caso prefira buscar por um sistema, não esqueça de verificar se ele conta com todas as informações abaixo de cadastro. Confira:

1. Dados básicos

A princípio, é preciso agrupar as informações principais de seus fornecedores. Eles formam o cabeçalho do cadastro e são elaborados por Nome Civil ou Razão Social, CPF ou CNPJ, conta bancária, endereço, formas de pagamento, entre outras informações indispensáveis.

Caso sua empresa trabalhe com uma planilha de cadastro de fornecedores e necessite dar entrada em notas fiscais, é primordial ter muita atenção com essa rotina. Afinal, caso ocorra um erro cadastral, os setores terão em mãos dados desatualizados.

Por esse motivo, é essencial ter muito cuidado no momento do preenchimento das informações com intuito de safar-se de falhas. Para evitar ter esse tipo de desafio, aconselhamos que você revise-as periodicamente.

2. Informações adicionais

Na planilha, é possível cadastrar informações adicionais relacionadas a cada um de seus parceiros. Nesse campo, normalmente é o acesso mais proveitoso para o setor de compras. 

Aqui, podem conter registros sobre formas de pagamento, transações anteriores, contas bancárias para depósito, cotações e até mesmo particularidades sobre o tipo de negociação que poderia ter sido realizada.

Quanto mais completas as informações, maiores serão as chances de sucesso ao negociar, sobretudo se você remover alguns detalhes que fazem os fornecedores oferecerem melhores condições de pagamentos e descontos.

3. Contatos

Muitos gestores se esquecem de inserir esse detalhe tão óbvio e simples e, no momento de efetuar as cotações, precisam buscar os dados em históricos de e-mails ou na internet. Isso cria uma demanda de tempo absurda que deveria ser naturalmente sanada se o cadastro estivesse corretamente preenchido.

Aqui, devem constar todos os números de telefone do pessoal responsável que geralmente é um representante comercial ou vendedor, bem como endereço de e-mail para envio de convite de cotações e os números de WhatsApp e fixo do escritório.

4. Tipos de produtos ou serviços

É primordial que você insira os tipos de serviços ou produtos que cada um dos fornecedores oferece para sua empresa. 

Dessa forma, fica mais simples distinguir quem você deve procurar no momento adequado que surgirem novas demandas por produtos e serviços fundamentais para a continuidade dos negócios.

5. Preços de produtos

Por fim, também é necessário que você insira o preço dos itens que foram aplicados por uma parceira nas últimas transações. Isso ajudará a fechar novas compras e principalmente negociar preços distintos conforme a quantidade requisitada, bem como as condições de pagamento combinadas.

Existem diversos modelos de planilha de cadastro de fornecedores disponíveis na internet, tanto de forma gratuita e também modelos pagos. Para otimizar seu tempo, nós da OTK criamos nosso próprio modelo de planilha gratuita, que conta com os principais campos citados neste artigo.

A planilha de cadastro de fornecedores da OTK tem download gratuito e vai te ajudar a unificar as informações dos seus parceiros de negócio, otimizando assim sua gestão de compras e garantindo maior economia e produtividade. 

Para acessar, preencha o formulário abaixo e receba a planilha no seu e-mail gratuitamente. Mais de 100 pessoas já baixaram e melhoraram seus cadastros ?

Como utilizar a planilha de cadastro de fornecedores da OTK: Passo a Passo completo

Se você baixou a nossa planilha de cadastro de fornecedores compartilhada acima, agora é a hora de preenchê-la e iniciar sua organização. Veja os passos abaixo: 

1. Organização das informações antigas de fornecedores

Antes de passar todas as informações para a planilha, é importante coletar todos os dados que você possui de forma descentralizada.

Isso quer dizer que é necessário pesquisar informações no seu e-mail, em documentos antigos, em registros da empresa, em cadastros obsoletos e até mesmo planilhas que não são mais usadas. 

Deixe estes dados fáceis de coletar: você pode criar uma pasta no computador ou no seu e-mail.

2. Faça uma limpa e selecione os fornecedores que irão para a planilha

Quando você pesquisar as informações dos fornecedores que já possui, pode perceber que você não tem mais contato com alguns ou até mesmo podem ter empresas nos registros que nem estão mais ativas e já fecharam. 

Por isso, após encontrar as informações necessárias dos fornecedores, faça uma limpa e anote com quais deles você continuará negociando. Estes últimos irão para a nova planilha de cadastro de fornecedores. 

3. Hora de registrar tudo na planilha

Tipo de fornecedor

Indicamos que você comece pela aba de “Tipos de Fornecedor” e alimente com todos os segmentos de fornecimento que você usa na sua empresa, desde produtos à serviços prestados.

Dados cadastrais

Após preencher a aba da “Tipos de Fornecedores” da planilha de cadastro de fornecedores da OTK, é hora de completar as informações dos parceiros de negócio. 

Comece pelos dados cadastrais de cada fornecedor. Copie e cole na planilha, em sua respectiva coluna, o Nome, Razão Social, CNPJ de cada um. Em seguida, adicione o tipo de fornecimento de cada, de acordo com as informações que você alimentou anteriormente. 

Por fim, alimente as colunas de contato como Nome, E-mail e Telefone dos representantes de cada fornecedor. Verifique se as informações estão corretas e atualizadas.

4. Revisão dos dados

Ao finalizar o preenchimento das informações, que tal revisar tudo? Confira se os dados estão nas linhas e colunas corretas e se está tudo bem completo. Quanto mais completo, melhor será seu controle de fornecedores.

5. Atualização frequente 

Estas situações mostram que você precisa atualizar a planilha: 

• Fez uma nova compra? 
• Está em busca de novos fornecedores? 
• Está negociado com um novo parceiro? 
• Precisará de um novo serviço ou produto para seguir com as atividades do negócio?
• Você ligou para um fornecedor e parece que o telefone não está mais funcionando? 
• Você convidou alguém para mandar uma cotação mas ninguém retornou o email?  

A planilha não será eficaz se não for constantemente atualizada pela equipe, seja com novas informações ou com a revisão dos dados já existentes. Dedique-se com frequência a esta atualização!

Baixe já a planilha de cadastro de fornecedores!

Uma planilha de cadastro de fornecedores é uma das ferramentas versáteis e valiosas que seu programa de diversidade de fornecedores deve usar. Assim, ela  economiza tempo e dinheiro reduzindo a carga de trabalho administrativa para que você possa se concentrar no crescimento e no fortalecimento de sua base de suprimentos diversificada. Por isso, aproveite e baixe já sua planilha!

Por fim, a planilha de cadastro de fornecedores promove a adesão de sua equipe de compras com conexões automatizadas para parceiros diversos em potencial, agiliza a comunicação e torna mais fácil para os fornecedores manterem informações atualizadas.

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