Reduza gastos e obtenha maior segurança com a ajuda de um certificado digital. Entenda aqui como. 

Embora esse dispositivo tenha alguns anos no mercado nacional, boa parte das empresas ainda não entenderam todo o seu potencial, e acabaram adquirindo a pedido do contador, sem saber para que serve, afinal. O Certificado Digital é como uma assinatura eletrônica ou identidade virtual.

A ideia é desburocratizar algumas rotinas, retirando a necessidade de pessoas ou responsáveis legais de empresas terem que enfrentar filas em processos, que, com alguns cliques poderiam ser resolvidos de forma muito mais rápida e dinâmica.

Ou seja, o certificado digital é um arquivo eletrônico ou token, que funciona como uma assinatura eletrônica, com validade jurídica, prazo de expiração e autenticado por uma certificadora, que garante proteção às transações eletrônicas e outras demandas efetuadas via internet.

Como emitir o certificado digital

O primeiro passo após decidir emitir o certificado digital é definir onde fazer o seu primeiro cadastro. Para isso, basta escolher a AC (Autoridade certificadora) que mais lhe agrada, pois essas empresas são como cartórios digitais e atualmente temos várias empresas credenciadas, todas vinculadas ao ICP-Brasil, órgão responsável por monitorar a emissão de certificados no Brasil.

Veja alguns dos serviços que podem ser efetuados com o uso do certificado digital:

• Emissão de notas fiscais de venda de mercadoria;
• Emissão de CTe;
• Emissão de manifestação do destinatário;
• Envio de declarações empresariais ao Governo;
• Realização de transações bancárias;
• Login em ambientes virtuais seguros;
• Dar garantia jurídica a documentos eletrônicos, etc.

Esses são apenas alguns dos inúmeros serviços que podem ser efetuados eletronicamente pelo simples fato de termos um certificado digital, eliminando assim a necessidade de presença dos responsáveis legais e, com isso, evitando filas e estresse desnecessários.

Quais tipos de certificados Digitais existem?

NF-e

É destinado à emissão de notas fiscais eletrônicas e pode ser atribuído ao funcionário. Isso significa muito mais segurança e controle no processo, porque o empresário pode nomear o responsável por emitir as notas fiscais, sem ter que compartilhar o e-CNPJ da empresa e sua senha.

E-CNPJ

É a identidade eletrônica da Pessoa Jurídica, a qual servirá para dar validade a documentos, acessar o site da Receita Federal, emitir notas fiscais de serviços e produtos, acessar ao programa do e-Social, dentre outras funções relevantes.

E-CPF 

É destinado à pessoa física, em muitos casos conhecido como CPF digital. Esse certificado pode ser utilizado na assinatura de documentos, comunicação com a Receita Federal, acessar a Conectividade Social, dentre outros serviços importantes.

Temos ainda certificados menos convencionais, para segmentos específicos do mercado. Veja alguns exemplos:

• Certificado Tipo S

Utilizado para garantir sigilo de transações, ideal para que pretende proteger digitalmente informações de calor.

• Certificado tipo T

Muito conhecido como “carimbo de tempo”, ideal para garantia de temporalidade e veracidade de informações.

• Certificado tipo A CF-e-SAT

Específico para equipamentos SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de cupons fiscais eletrônicos).

O Foco deste artigo serão os certificados do tipo A, que tem como objetivo principal a assinatura digital e garantia de validade jurídica de documentos.

O foco deste artigo serão os certificados do tipo A, que tem como objetivo principal a assinatura digital e garantia de validade jurídica de documentos.

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Onde devo armazenar o meu certificado digital?

Uma vez definido qual o padrão do certificado ideal para você, agora é a hora de escolher o método de comunicação. Nesse parte, deve-se analisar pontos como a mobilidade necessárias, custos e prazos de validade.

Você encontrará dois modelos de certificado, um é o A1, o qual pode emitido e armazenado no seu computador ou dispositivo móvel, dando muita mobilidade para operador, pois permite que sejam feitas cópias de segurança e instalação em outros equipamentos. O fator negativo é a validade curta, de apenas um ano.

A segunda opção é o certificado A3, que possui um prazo mais elástico, podendo ter a expiração em até 5 anos, porém, precisa ser armazenado em um dispositivo criptográfico como token ou cartão inteligente (requer uma leitora).

Listamos aqui, algumas das principais vantagens de utilizar o certificado digital

Redução de gastos

Pode parecer incoerente falar de economia em se comprar algo, mas o certificado digital auxilia as empresas a reduzirem diversos gastos, principalmente devido a assinatura digital de documentos que eliminará gastos de impressão, papelaria e de correspondência como Correios e motoboy.

Outro ponto de economia é com a mão de obra, pois libera a equipe responsável por toda essa tarefa de impressão, coleta de assinaturas e entrega para fazerem outras tarefas.

Mobilidade

Assinar documentos digitalmente permite aos responsáveis legais das empresas a possibilidade de assinar documentos de qualquer local, seja no aeroporto, táxi ou em viagem. Dessa forma, abre-se possibilidades de se concretizar negócios de forma desburocratizada, por celular, tablet ou computador.

Segurança

Conforme mencionado anteriormente, o certificado dará a garantia jurídica que sua empresa precisa, pois permite a assinatura digital com o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, garantindo a integridade de autenticidade.

Tudo isso porque ele é composto por uma chave pública, a assinatura de uma autoridade certificadora confiável e homologada e informações da empresa contratante.

Sustentabilidade

Essa talvez seja uma das principais preocupações atuais das organizações, pois a sustentabilidade causa impactos comerciais, financeiros e principalmente sociais. Com a assinatura digital de documentos, o certificado digital é um forte aliado dessa área.

Um dos melhores exemplos de como o Certificado age a favor da sustentabilidade é a nota fiscal eletrônica. Só para relembrar, para cada nota gerada, eram necessárias quatro vias do mesmo documento, e até julho de 2019 tínhamos 22,221 bilhões de notas emitidas. Dessa forma podemos imaginar o número incontável de árvores poupadas desde essa invenção, que só foi possível com o auxílio do certificado digital.

Certificado digital e empresas do Simples Nacional

Muitas empresas de pequeno porte enquadradas no regime Simples Nacional adquiriram o certificado digital por recomendação dos seus contadores, acreditando ser algo obrigatório, e que não haveria a possibilidade de emissões de notas fiscais sem esse dispositivo. É claro que em boa parte isso é verdade, porém, um pequeno grupo de empresas não têm essa necessidade.

Algumas prefeituras liberam o recurso de emissão de notas fiscais sem a obrigatoriedade do certificado digital, concedendo um caminho para as empresas utilizarem um login e senha para as suas emissões de notas de serviços.

É claro que aproveitando esse dispositivo, algumas empresas do segmento de desenvolvimento de sistema implementaram rotinas que permitem aos seus clientes tal emissão, utilizando um login e senha concedido pela prefeitura.

Veja abaixo algumas praças que permitem a emissão de notas fiscais sem a necessidade de utilização do certificado digital:

• Alagoas (AL): Arapiraca.
• Bahia (BA): Barreiras e Ilhéus.
• Ceará (CE): Barbalha.
• Pernambuco (PE): João Pessoa.
• Piauí (PI): Parnaíba.
• Paraná (PR): Arapongas, Campo Largo, Castro, Campo Mourão, Colombo, Maringá, Palmeira, Paranaguá, Umuarama.
• Rio de Janeiro (RJ): Armação de Búzios, Belford Roxo, Campo dos Goytacazes, Cabo Frio, Itaboraí, Itaguaí, Maricá, Nova Friburgo, Petrópolis, Rio Bonito, São Gonçalo, Valença, Volta Redonda.
• Rondônia (RO): Ji-Paraná.
• Rio Grande do Sul (RS): Gravataí, Guaíba, Nova Prata, Pelotas, Portão, Teutônia, Três Passos, São Gabriel, São Sebastião do Caí.
• Santa Catarina (SC): Balneário Camboriú, Biguaçu, Florianópolis, Garuva, Indaial, Itapoá, Joaçaba, Joinville, Palhoça, Rio do Sul, São Bento do Sul, Tubarão.
• Sergipe (SE): Lagarto.
• São Paulo (SP): Amparo, Araraquara, Artur Nogueira, Atibaia, Barueri, Bauru, Bebedouro, Bragança Paulista, Cajati, Capivari, Carapicuíba Cedral, Cerquilho, Colina, Cotia, Diadema, Embu das Artes, Franca, Fernandópolis, Guaratinguetá, Guararema, Guarujá, Guarulhos, Iguape, Ilhabela, Itapecerica da Serra, Itanhém, Itapetininga, Itu Jaboticabal, Jaguariúna, Laranjal Paulista, Lins, Lorena, Marília, Matão, Mauá, Mococa, Morro, Agudo, Olímpia, Osasco, Paulínia, Pindamonhangaba, Pirapora do Bom Jesus, Porto Feliz, Porto Ferreira, Potirendaba, Presidente Prudente, Registro, Ribeirão Pires, Ribeirão Preto, Rio Claro, Santa Cruz da Conceição, Santa Rita do Passa Quatro, Santana de Parnaíba, Santo André, São Caetano do Sul, São Carlos, São Bernardo do Campo, São Joaquim da Barra, São João da Boa Vista, São José do Rio Preto, São José dos Campos, São Sebastião, Serrana, Suzano, Taquaritinga, Tatuí, Tupã, Ubatuba, Valinhos, Vinhedo.

O certificado digital é um grande aliado para seu negócio

Listamos aqui diversos benefícios sobre o certificado digital, uma importantíssima ferramenta que pode solucionar diversos problemas dos gestores de empresas de médio a grande porte. É é claro que para o microempresário, que ainda tem boa parte de seus processos vinculados ao contador, esse recurso não teria tanta aderência. Para esse grupo, desde que estejam enquadrados no regime Simples Nacional, o ideal é buscar soluções que permitam ter todas as suas operações desvinculadas da necessidade do certificado digital, economizando o valor desta contratação.

Com o objetivo de oferecer uma solução completa e inovadora, a OTK desenvolveu seus sistemas para atender a todas as demandas de sua empresa, seja para faturamento de notas apenas, ou para uma gestão completa, permitindo emissão de notas de serviços com ou sem certificado, acompanhando ordens de serviços e, também, oferecendo a gestão de compras mais completa do mercado. Com o OTK Web você controlará suas despesas e receitas de forma eficiente e simples.

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