Você está em busca de um software de gestão para sua empresa e se cadastrou para um período de testes? Então não deixe de verificar estas dicas para aproveitar o trial e saber como avaliar um software para não se arrepender depois da contratação!

Os processos de compras mudaram muito nos últimos anos. Isto aconteceu devido à mudança de pensamento dos próprios compradores, que hoje são muito mais dedicados à entender os produtos e seus respectivos funcionamentos, deixando cada vez mais de lado a função antiga dos vendedores, que era de explicar tudo.

Hoje os novos compradores gostam de saber cada detalhe do produto ou serviço que pretendem comprar, ou seja, buscam informações em todos os lugares possíveis, entram em período de testes, buscam amostras e opiniões de pessoas conhecidas, leem artigos, entre outros.

Pense nos últimos produtos que comprou: você simplesmente entrou no site e comprou? Ou antes de efetuar a compra, fez um longo processo de busca e pesquisa, e leu tudo que podia sobre o produto em questão? Você provavelmente seguiu a segunda opção, certo?

Se pararmos para analisar, muitas vezes optamos por nós mesmos conhecer cada detalhe do produto, ao invés de perguntar tudo à um vendedor. Não é verdade?

Em relação ao mercado de softwares, a cada dia que passa temos novas soluções disponíveis e a maioria das empresas disponibiliza um período de testes gratuito, o trial, que é a melhor forma do consumidor conhecer de verdade um sistema. Além de fazer a leitura de cada detalhe do sistema, as empresas possibilitam ainda que o usuário possa testar o sistema por alguns dias, conhecendo assim o produto em sua totalidade.

Geralmente, os períodos de testes são bem limitados em questão de tempo, o que pode atrapalhar nesta fase tão importante de escolha do produto. Por este motivo, a organização é muito importante na hora de realizar testes em sistema.

Por isso, neste artigo compilamos as melhores dicas de como aproveitar muito bem esta ótima oportunidade para avaliar se o software que você tem interesse realmente atende as necessidades da sua empresa. Confira a seguir!

Dicas de Como Avaliar um Software e Aproveitar Bem o Período de Testes 

1.Cadastro no dia oficial dos testes

Muitas vezes, quando estamos navegando na internet, abrimos abas e mais abas em nossos navegadores, cada um com um site diferente. E no meio de tantas ofertas de conteúdo, inscrições em newsletter ou promoções, não é raro você se cadastrar para testar algum sistema que chamou sua atenção, mesmo que você não vá ter tempo para conduzir esse teste no momento. Não é verdade?

O problema é que os testes sempre têm seu período limitado, então, se você realmente não testar no momento do cadastro, o período acaba e você não consegue aproveitar nada.

A dica então é se organizar, salvar o site nos seus favoritos por exemplo, e quando realmente for testar, realizar de fato o cadastro no site do sistema.

2. Estude a solução

Antes de entrar de cabeça em testes técnicos de um sistema, pesquise bem as informações que o site oferece da mesma, peça manuais para a equipe comercial ou de suporte técnico, veja vídeos e absorva o máximo de informações possíveis sobre o sistema, e então comece a realizar os testes.

3. Organize as funcionalidades que você busca

Quando pesquisamos por sistemas, geralmente já temos em mente as funcionalidades que nossa empresa precisa, ou que gostaríamos de agregar em nossa gestão atual.

Então, quando começar a avaliar um software, busque principalmente estas funcionalidades no sistema. Caso não encontre, peça ajuda ao suporte técnico, pois assim você centralizará a sua experimentação no que realmente é necessário.

4. Reúna mais usuários para o período de testes

Além da sua visão sobre uma solução do mercado, é muito importante que você chame outros colaboradores da equipe que também vão utilizar o software, pois cada um deles tem um visão própria sobre o processo a ser automatizado na ferramenta. Assim, cada um é capaz de acrescentar pontos de vista diferentes e apontar funcionalidades importantes e que devem ser incluídas na nova aquisição de um sistema de acordo com as suas necessidades.

Para fazer isso, basta pedir o acesso ou incluir mais usuários no teste do sistema que você está avaliando. Antes de inserir os novos usuários, dê uma breve explicação da solução a ser testada e mão na massa!

5. Defina a integração

Se a sua intenção é integrar a nova solução com uma já existente em sua empresa, você deve pensar então como será a dinâmica desta integração. Resumidamente, a dinâmica será um sistema enviando dados e o segundo sistema recebendo os dados, e encaixando-os nos campos certos.

Então, antes de começar os testes também, verifique se o fornecedor oferece este tipo de serviço, e antecipe ao máximo a sua ideia de integração, pois desta forma, os analistas de produto darão uma resposta e te auxiliarão da melhor forma possível a definir uma dinâmica de integração.

6. Peça ajuda à empresa fornecedora

Após ter estudado os materiais da solução e já saber exatamente o que você precisa, você já terá uma boa visão das funcionalidades do sistema. Mas, algumas vezes, quando começar a avaliar um software você se depara com detalhes que precisam ser esclarecidos por alguém com conhecimento da ferramenta. Então, não hesite em ligar para a empresa fornecedora do sistema, informe que você está em período de testes e precisa de suporte técnico.

7. Analise possíveis customizações

Se mesmo após você ter realizado diversos testes no sistema e ter esclarecido suas dúvidas em relação às funcionalidades da ferramenta, você verificar que ainda falta algo para que a gestão fique impecável e que atenda a todas as solicitações dos usuários da sua empresa, não deixe de levantar estes detalhes e também apresentar à um analista da empresa fornecedora. Ele será capaz de verificar se é possível desenvolver uma customização e assim que você consiga continuar os testes.

Geralmente, as empresas montam fluxogramas da gestão que planejam, já com todos os detalhes, para que desta forma o analista de produto estude o mesmo e veja a melhor forma de inserir no sistema as funcionalidades desejadas pelo cliente.

Conclusão

Resumidamente, se você está avaliando um software para a sua empresa e está utilizando o período de testes para conhecer a ferramenta na prática, é normal que você tenha dúvidas neste caminho. Antes de começar a testar uma nova ferramenta, não deixe de se organizar, unir as funcionalidades que você precisa conhecer e saber se a fornecedora disponibiliza tais itens listados por você, e por fim, não experimente um sistema sozinho, chame sua equipe e divida este momento, pois é muito importante que você tenha mais opiniões e ideias para o novo recurso de gestão que está entrando na sua empresa.

Afinal, adquirir um novo sistema faz a empresa passar por uma mudança cultural: não é apenas mais uma tecnologia, e sim uma nova rotina de trabalho e de organização, que sempre vem para ajudar, mas que demanda um alto grau de comprometimento para adaptação ao novo software.

Um período de testes nada mais é do que uma facilidade e um recurso que ajuda você a saber como avaliar um software de uma maneira completa e prática.

Então, se chegou até aqui, é porquê você está numa fase de tomada de decisão sobre a solução que pretende avaliar ou já está testando. Por isso, não deixe de seguir estas dicas e caso esteja testando o sistema OTK Web, não deixe de conversar com a gente e também de avaliar as opções de planos que oferecemos para que esse seu período de avaliação seja o mais proveitoso possível!

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