Para quem não entende muito bem do assunto, quando se fala em redução dos custos com suprimentos, logo se pensa que toda a responsabilidade é do setor de compras, não é verdade? Porém, melhorar a gestão de suprimentos e reduzir custos não depende somente do departamento de compras, porque não se trata apenas em melhorar o processo de compras.

Se dependesse apenas em melhorar esse processo, que se inicia com a solicitação e finaliza com a entrega do material, seria uma tarefa relativamente fácil de resolver.

Para poder melhorar a gestão de suprimentos e reduzir custos é preciso comprar o item certo, na hora certa, na quantidade certa, com qualidade e menor preço possível, prazo de entrega que supre a demanda com segurança para não deixar faltar e com as formas e prazos de pagamentos aderentes ao fluxo financeiro da empresa. 

Portanto, não se trata apenas de otimizar a área de compras. Há a dependência das informações oriundas de outros departamentos. Isto, requer a integração entre diferentes áreas da empresa, sendo que os principais departamentos envolvidos na gestão de compras e suprimentos são: Vendas, Produção, Controle de Estoques, Financeiro e Compras.

Mas como colocar isso em prática na sua empresa?

Tornar essa integração de diferentes áreas, pessoas e processos pode parecer muito complicado e difícil de ser colocado em prática. Porém, para resolver essa questão é que o uso de um Sistema ERP faz toda a diferença. Nele, o fluxo de informações se torna automatizado e centralizado, o que é fundamental para a gestão de suprimentos eficiente e com base em informações assertivas, que dão base para o gestor de compras tomar decisões corretas e atingir a meta de redução de custos. 

Por isso, neste artigo vamos abordar de forma mais aprofundada os principais pontos que um Sistema ERP pode colaborar para otimizar a gestão da cadeia de suprimentos da sua empresa e te ajudar a economizar e nunca mais perder vendas por falta de estoque. Continue lendo e saiba como!  

1. Permite a decisão de compras baseadas em métodos analíticos 

O que comprar, quanto comprar e quando comprar, não podem ser decididas baseadas em critérios pessoais. Por exemplo, para um gestor financeiro o valor da compra seria sempre o menor possível. Por outro lado, para um gestor comercial ou da produção, as compras seriam realizadas de forma a manter sempre grande quantidade de itens em estoque. 

No primeiro caso, a opção por um estoque reduzido, significa menor capital de giro imobilizado, menor espaço de armazenamento. Mas, aumenta o número de compras devido ao menor espaçamento entre compras, maior risco da perda de venda por falta de estoque e maior o risco de não cumprir o prazo de entrega pela produção, devido a ocorrência de qualquer imprevisto.

No segundo caso, a opção por um estoque elevado, significa reduzir o risco de perder venda por falta ou atrasar e perder o prazo de entrega. Mas, aumentaria a necessidade de capital de giro da empresa, mais espaço físico para estocar, dificuldade logística para encontrar o item no estoque e aumenta o risco de contrair empréstimos e pagar juros caros. 

Os critérios utilizados para decidir as compras devem ser pragmáticos, não podem ser baseados em critérios pessoais como nos exemplos citados. Obviamente existem itens que se adequam ao primeiro caso e outras que se adequam ao segundo caso. 

Portanto, os critérios devem ser individualizados para cada item, baseados em métodos analíticos, considerando a importância comercial, importância produtiva, importância estratégica, capital investido, custo do dinheiro, custo do transporte, custo da estocagem, custo financeiro da compra, prazo de entrega, etc. 

Para facilitar essas decisões, o Sistema ERP colabora ao permitir que todos os dados sobre vendas, estoque e finanças estejam unificados em uma única ferramenta. 

Com um ERP se torna muito mais fácil tomar decisões de compras baseadas em métodos análicos e não apenas com base em critérios pessoais ou métodos que não levam em consideração todos os fatores que envolvem essa decisão.

2. Oferece total suporte para aplicação das metodologias 

Todas as metodologias baseiam-se em dados históricos difíceis de serem obtidos e atualizadas a todo instante. Portanto, O primeiro passo, antes de pensar em aplicar uma metodologia complexa é implantar controle integrado, por meio de um ERP para a obtenção de dados atualizados em tempo real, confiáveis, analíticos e acumulativos.

Assim sendo, fica evidente a necessidade de uma ferramenta de gestão para centralizar todas estas informações em um único banco de dados. Os dados referentes a vendas, produção, controle de estoques, financeiro e compras precisam estar totalmente integrados de forma a permitir uma análise detalhada, item a item ao longo do tempo, para serem reais.
Mas não para por aqui…

Não basta só armazenar as informações e disponibilizar para o gestor de compras. Elas precisam ser transformadas em uma metodologia, em uma ferramenta de gestão para que possa ajudar a tomar a decisão de compra mais racional, inteligente e adequado a cada situação, a cada item, de acordo com a estratégia do mercado de atuação.

O ERP permite transformar os dados em indicadores que podem ser utilizados por meio de metodologias existentes e utilizados no mundo profissional, para ajudar na gestão de compras e estoques e reduzir custos. As principais metodologias são: estoque mínimo (ponto de reposição), estoque máximo, lote econômico de compras, curva ABC e curva XYZ.

3. Permite a integração entre compras ao controle de estoques

As metodologias citadas são frutos dos dados obtidos por meio de integrações de sistemas, principalmente com o sistema de controle de estoque. Não há como realizar gestão de compras eficiente sem a integração com o sistema de controle de estoque.

Sem o controle de estoque confiável, fica impossível estabelecer uma classificação do item segundo a importância (curva ABC), política de estoque mínimo e estoque máximo que é a base fundamental para a metodologia funcionar, tomar a decisão certa e trazer resultado positivo.

Nesse ponto, o ERP também colabora com a gestão de suprimentos, integrando a área de compras com o controle de estoques. No sistema, é possível visualizar facilmente todos os dados históricos e detalhes sobre os itens que fazem parte do estoque da empresa. 

4. Permite implantar política de centralização de compras

Com a integração de compras com o controle de estoque torna-se possível implantar a política de centralização de compras. O principal benefício é a possibilidade de comprar quantidades maiores e obtenção de preços menores. Além disso, no caso de empresas que possuem várias filiais, é possível reduzir os estoques com a possibilidade de compartilhar os materiais que faltam numa unidade e tem em outras unidades.

Outro benefício da centralização de compras é redução da estrutura administrativa de compras, diminuição dos custos administrativos com o processamento da ordem de compras, acompanhamento do processo até a finalização com a entrega do material. Torna-se mais fácil aplicar política de compras, padronizar processos, contratos e procedimentos gerais.

Além disso, o próprio Sistema de Gestão Compras, que é um dos módulos do ERP, também contribui para melhorar processos, promove segurança operacional, automação de processos que agilizam, facilitam, reduzem o custo de compras e implantar uma política de centralização de compras. 

5. Possibilita comprar na hora certa

Com um sistema ERP, vendas, produção, controle de estoques e compras ficam integrados, de forma que ao realizar uma venda, o saldo do produto em estoque é atualizado. Neste momento o sistema pode detectar a necessidade de reposição e iniciar o processo de compras, utilizando a metodologia do estoque mínimo.

Por que isso é importante?

O estoque mínimo torna possível a detecção do ponto de reposição, ou seja, o momento exato para iniciar o processo de compras. O que garante a definição do estoque mínimo de forma segura são as informações armazenadas no ERP:  média de venda do item, quantidade usada na produção, prazo de entrega do produto ou de produção.

Com a utilização do Sistema Integrado de Gestão, o ERP, o processo da compra de um produto pode ser iniciado sempre na hora certa, de forma automática e segura. Comprar na hora certa, significa evitar que aconteça a indisponibilidade e não perder as vendas. Para tornar o processo seguro, é preciso considerar todos os fatores, inclusive um fator de margem de segurança para evitar surpresas desagradáveis.  

Da mesma forma, o processo de reposição do estoque de uma matéria-prima também pode ser iniciado de forma automática, com segurança e na hora certa. Isto evita o risco de ficar sem a matéria-prima e atrasar o processo produtivo.

E como isso vai ajudar o seu negócio?

Comprar na hora certa contribui para aumentar as vendas, cumprir os prazos de entrega, aumentar a satisfação do cliente e melhorar o equilíbrio do fluxo de caixa, de forma a reduzir custos financeiros com pagamento de juros de empréstimos. 

Além disso, contribui também para redução do capital de giro devido a melhor utilização do dinheiro que fica menor tempo imobilizado com a compra no momento exato. 

6. Permite comprar na quantidade certa

Uma vez detectado a melhor data da reposição, a segunda questão é determinar a quantidade certa de compras para suprir a demanda, o estoque mínimo e estoque o máximo, de forma a evitar a falta do produto ou matéria prima, com menor custo possível de aquisição. 

Portanto, há a necessidade de utilizar uma metodologia que possa calcular a quantidade exata a comprar, de forma automática e confiável baseada em dados históricos, vinculados com a necessidade do requisitante, prazo, custo e importância para cada item. A metodologia mais utilizada é o lote econômico de compras.

O lote econômico de compras é a quantidade ideal para comprar um produto ou matéria prima, de forma que o custo do processo de compras, custo de transporte, custo do dinheiro investido, custo do espaço físico para estoque, custo da movimentação interna, custo do seguro, etc, sejam balanceados de forma a obter o melhor lote de compras.

Todos os dados necessários para que o lote econômico de compras seja calculado são facilmente acessíveis através de um Sistema ERP, já que ele armazena todos esses históricos de compras sobre o item, bem como as informações a respeito do estoque da empresa.

Gestão de Suprimentos vai muito além 

Não há como usar métodos empíricos baseados em suposições para melhorar a gestão de suprimentos e reduzir custos. Há a necessidade de implantar uma metodologia que calcule a quantidade necessária de compras para cada item, um sistema que aponte a hora certa para reposição do estoque e iniciar o processo de compras, para evitar o desabastecimento. 

Tudo deve estar obrigatoriamente vinculado aos usuários do estoque, respeitando o prazo de atendimento da necessidade, prazo de entrega ao cliente, prazo de entrega do fornecedor, prazo de produção, disponibilidade financeira, estratégia comercial da empresa e situação do mercado.

Os passos necessários para a obtenção dos resultados efetivos  se inicia com a implantação de um Sistema ERP. No primeiro momento, para estabelecer controles e obter dados confiáveis. Após isso, baseados em conhecimentos do negócio, mercado e peculiaridades específicas classificar os itens por ordem de importância e utilizar  uma metodologia que seja a mais adequada a cada empresa e a cada item.

Porém, a metodologia e o sistema ERP  por si só não fazem milagres acontecerem.  Será necessário também implantar políticas de compras, contratos, relacionamento com fornecedores, cotações de preços, racionalização de estoques, processos de compras otimizadas e ágeis, para que tudo se consolide numa gestão de suprimentos harmoniosa com todas as partes envolvidas e de fato reduza custos.

Agora é com você!

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