A primeira pergunta e que, aparentemente, parece ser de maior importância é o item “Qual é o melhor sistema e qual é o seu preço?”, porém, é preciso atentar a outros dois itens que são tão importantes quanto a escolha do sistema e o seu preço. 

Dando continuidade ao artigo “Implantação de um Sistema ERP: Quando e Porque Implantar”, agora vamos levantar e analisar os principais critérios que devem ser levados em conta para saber como escolher um sistema ERP para a sua empresa.

Principais critérios de escolha de um ERP

Desta forma, podemos resumir todo o processo em quatro tópicos:

1. Sistema

Qual sistema escolher e como selecionar a melhor opção. Neste critério, é importante avaliar os recursos oferecidos pelo sistema e entender o que será prioridade para seu negócio.

2. Investimento

Tudo sobre o preço do sistema, como mensalidades em sistemas SaaS, preço de implantação, treinamentos, etc. 

3. Fornecedor do Sistema

Este critério é a análise e escolha de um fornecedor confiável, com boa metodologia de implantação, experiência e qualidade no suporte técnico, além da presença de profissionais de Customer Success que auxiliam o pós-vendas e o suporte.  

Esta escolha do fornecedor  é ainda mais importante do que o sistema em si.

4. Processo de Implantação do Sistema

Planejar cuidadosamente o processo de implantação, que é um item tão importante tanto quanto a escolha do sistema e do fornecedor.

Neste critério, destacamos a importância de avaliar a metodologia do fornecedor, a atenção prestada durante o processo e o prazo de duração. 

Estratégias que priorizam o fator preço a qualquer custo e que não consideram o fornecedor e o processo de implantação do sistema se provaram ineficazes.

A complexidade da seleção e implantação de um sistema de gestão empresarial deve levar em conta diversos outros fatores que precisam ser pesquisados e analisados antes que seja determinado um orçamento ou prazo para implantação do projeto. Assim, surgem as dúvidas: Como escolher um ERP? Por onde começar essa análise?

10 Principais Critérios a Serem Levados em Conta na Escolha do ERP

Um bom ponto de partida para a solução dessas dúvidas é o levantamento dos critérios a serem analisados.

Abaixo, segue uma pesquisa realizada com várias empresas que passaram pela experiência de selecionar e implantar um Sistema ERP e que revela fatos muito interessantes e que são uma excelente base para quem está pensando em adotar o Sistema de Gestão Empresarial.

Algo que é único nesta pesquisa é que ela separa os usuários que estão implantando o ERP pela primeira vez daqueles que aqueles já estão numa segunda tentativa, o que ajuda a mostrar se a importância dada a cada critério se modificou após a primeira experiência.

Confira o quadro comparativo a seguir:

Fonte: “Choosing an ERP System – So Many Things to Think About!”

Análise da pesquisa sobre os critérios de escolha do ERP

A pesquisa revela claramente a importância do Fornecedor do Sistema para usuários já experientes, enquanto que os novatos não têm consciência ainda quão crítico e importante é o papel do fornecedor do sistema.

De acordo com os dados da pesquisa, para os novatos, ou seja, para empresas que estavam implantando um sistema pela 1ª vez, os quesitos mais importante eram: Preço (1º) e os atributos ligados ao sistema (2º e 3º), sendo que itens relacionados ao Fornecedor foram os considerados menos importantes (8º e 10º).

Observe que para os tomadores de decisão com maior experiência, fatores ligados ao Fornecedor do Sistema, como confiabilidade do fornecedor e a qualidade do suporte técnico aos usuários passaram a ser os critérios mais importantes (1º, 2º e 4º), enquanto esses itens estavam no fim das prioridades na classificação para empresas que estão implantando o sistema pela primeira vez (8º, 10º e 7º).

Como escolher um ERP adequado para sua empresa

Nesta parte, unimos dicas para a escolha do melhor sistema ERP, de acordo com o segmento ou tamanho da sua empresa.

1. Analise as principais necessidades da empresa

Para começar a escolher um ERP, primeiro olhe para sua empresa e perceba quais são as principais necessidades. Isso significa que é importante destacar os setores que mais precisam de automatização e integração. 

Na prática, é essencial que cada setor documente como é sua rotina atual e quais funções poderiam ser melhoradas com um sistema. 

Caso seja uma pequena empresa, tenha uma visão mais abrangente e converse com os colaboradores que tem atualmente, para entender o que poderia otimizar o dia a dia de trabalho deles. 

2. Planeje implementação: prazo e budget 

Antes de ir para o mercado buscar as opções que atendam as necessidades listadas acima, organize o budget e as despesas atuais da empresa e avalie qual é o investimento possível que vai atender a empresa e que não atrapalhará as finanças. Lembre-se: contratar um sistema é um investimento que traz resultados positivos a curto, médio e longo prazo. 

Além disso, avalie se as necessidades listadas precisam ser atendidas urgentemente ou se podem ser implementadas gradualmente, pois o fator prazo pode pesar em alguns sistemas mais complexos. 

3. Experimente e avalie opções de fornecedores no mercado

Agora sim é a hora de escolher um ERP no mercado. Para isso, vale uma pesquisa aprofundada: faça pesquisas de fornecedores no Google, leia blogs de tecnologia, converse com amigos, peça indicações, leia comentários na internet e compare recursos entre sistemas.

Muitos fornecedores de sistemas oferecem hoje períodos de testes, então não perca a oportunidade e cadastre-se para experimentar quantas soluções puder. Ao fazer um teste na prática, é possível entender qual ERP é realmente ideal para seu negócio. 

Se possível, marque reuniões demonstrativas com especialistas no sistema e tire todas as dúvidas que tiver, abrangendo todos os critérios já citados aqui, como funcionalidades do sistema, investimento, qualidade do fornecedor e processo de implementação. 

4. Priorize sistemas de gestão online 

Como dica final, recomendamos que você contrate um sistema de gestão ERP que seja online. Devido à pandemia mundial, muitas empresas mudaram seus formatos de trabalho para home office, por isso, quanto mais prático e acessível o sistema ERP for, melhor será para sua empresa.

Com um sistema ERP online e SaaS é possível trabalhar de qualquer lugar do mundo com muita segurança, que é garantida pelos melhores data center do mercado, como o Azure, da Microsoft ou ainda o AWS da Amazon. 

Conclusão: Como escolher um ERP?

A conclusão que se chega após analisar o resultado da pesquisa é a seguinte: Procure escolher fornecedores que tenham estrutura e qualidade no suporte técnico aos usuários, aliados à experiência no mercado. Desta forma, você irá selecionar também o sistema que proporciona melhor custo-benefício ao longo do tempo. Abaixo reunimos mais algumas dicas que irão nortear a sua pesquisa de qualidade de fornecedores: 

• Confira se a empresa possui pesquisas de satisfação dos clientes, como NPS;
• Veja a reputação da empresa fornecedora em sites de avaliação de softwares ou reclamação;
• Pergunte como funciona o suporte técnico: é apenas por e-mail? tem alguma limitação de chamados? Possui uma central de ajuda com informações completas? Tem chat online? 
• Questione também se ao contratar sua empresa tem direito a obter um treinamento sobre o sistema;
• Por fim, verifique se há acompanhamento de especialistas durante a implantação; 

Outro aspecto pouco lembrado pelas empresas que estão passando pelo processo pela primeira vez, é a boa estabilidade financeira do fornecedor do sistema.

Porém, este é um fator importante, pois está diretamente ligado ao potencial de crescimento e desenvolvimento e melhoria contínua do sistema, ou seja, significa a garantia de poder utilizar o sistema por muito tempo e de obter o melhor retorno do capital investido no longo prazo.

Essa preocupação se deve a rápida evolução do mundo da tecnologia, que obriga que os sistemas sejam adaptados às novidades tecnológicas e melhorados continuamente para que o investimento na aquisição e implantação de um sistema ERP não seja perdido por obsolescência tecnológica em curto espaço de tempo.

Como escolher um sistema ERP através do período de teste

Como comentamos, é possível fazer testes antes de contratar e escolher, de fato, um sistema ERP. 

A OTK conta com um sistema de gestão ERP que é online e muito eficaz para pequenas, médias e grandes empresas. Com ele, é possível integrar diversas áreas do seu negócio, como gestão de compras, controle de estoque, controle financeiro, vendas e faturamento. 

Faça hoje um teste por 10 dias gratuitos e facilite sua escolha de ERP!  

Gostou do conteúdo? Então não deixe passar a oportunidade de entrar em contato com nossa equipe para tirar suas dúvidas e também testar nosso software de controle de estoque, o OTK Web. 

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