Ainda não sabe como funciona o departamento financeiro de uma empresa? Entenda cada uma das principais rotinas indispensáveis e saiba como estruturar o setor financeiro de sua empresa.

Você sabe como estruturar o setor financeiro da sua empresa? Sem dúvida, trata-se de um dos departamentos mais importantes por parte das organizações. Isso porque, caso a situação não esteja caminhando da melhor maneira nesse segmento e, consequentemente, a companhia esteja dando prejuízos constantemente, será difícil garantir a continuidade dos negócios futuramente.

Além disso, o setor financeiro ajuda as companhias a direcionarem os recursos da melhor forma. Essa prática visa atingir os objetivos da empresa, promover o crescimento da organização no mercado e maximizar os lucros.

Está interessado em saber mais sobre esse assunto? Neste post explicaremos detalhadamente como funciona o departamento financeiro, quais são as principais funções desse setor e quais são as principais ferramentas que podem ser utilizadas com a intenção de garantir um melhor desempenho nesse setor. Acompanhe a seguir.

Como funciona o departamento financeiro?

Antes de explicar sobre o funcionamento e as funções do setor é importante explicarmos sobre o conceito de departamento financeiro. Não há muitos segredos em relação a ele. O segmento é encarregado por administrar os recursos de uma organização. Há várias atribuições que são voltadas ao setor. Entre eles estão o controle das contas a pagar, a gestão tributária, tesouraria etc.

O principal objetivo do setor financeiro é garantir recursos para que as companhias possam alcançar os objetivos, mantendo-se ativa e competitiva no mercado. Além disso, o departamento ajuda as empresas a darem lucros constantes e a longo prazo e, não apenas, em curto prazo.

É muito importante destacar que a estrutura e o funcionamento do setor financeiro varia conforme cada empresa. Essa variação ocorre principalmente devido ao porte da organização e por causa das características de cada empreendimento.

Em uma microempresa, por exemplo, todas as funções financeiras, na maioria das vezes, costumam ser exercidas diretamente pelo dono. Por outro lado, em uma companhia de grande porte há um setor financeiro montado e que conta com profissionais especializados na área com o intuito de garantir os melhores resultados possíveis para as organizações.

Quais são as principais funções do setor?

O departamento financeiro é encarregado em cuidar de todas as questões referentes às finanças empresariais, objetivando o alcance dos objetivos da companhia. O departamento ajuda os empresários a tomarem decisões importantes. Entre elas estão a definição do momento ideal para fazer novos investimentos, expandir o negócio abrindo novas filiais, vendendo novos produtos, contratando novos profissionais etc.

Não esqueça que o formato do setor financeiro e a organização dele podem variar conforme as necessidades de cada empresa. No entanto, há algumas funções básicas e que são desempenhadas na maioria das empresas.

Agora, você deve estar se perguntando: quais são essas funções? Existem várias. Entre as principais estão a parte de contabilidade, gestão tributária, administração de riscos, tesouraria e gestão de contas. Abordaremos sobre essas questões detalhadamente na sequência do artigo. Continue lendo!

Contabilidade

O setor contábil se encarrega por fazer o controle patrimonial das organizações. Vale destacar que o patrimônio de uma empresa é formado pelos ativos (conjunto de bens e direitos, como dinheiro disponível em caixa, investimentos, imóveis, estoques, entre outros) e passivos (conjunto de obrigações, como salário de funcionários, pagamento de impostos, fornecedores etc.).

É por meio das fontes de receita e das despesas que se calcula se uma empresa deu lucro ou prejuízo. Por isso que as demonstrações contábeis (como o Balanço Patrimonial — apresenta a composição de ativos e passivos — e a Demonstração do Resultado do Exercício — mostra a relação das receitas e despesas e, consequentemente, se a empresa lucrou em um ano ou não) são importantes, pois fornecem informações relevantes que ajudam os gestores a tomarem decisões fundamentais.

Gestão tributária

Não é segredo para ninguém que a legislação tributária é extensa e complexa. Por isso, é um desafio para muitas empresas estarem ligadas com as obrigações e questões burocráticas perante o fisco. Por isso, a maioria das organizações contam com profissionais especializados no assunto e, portanto, contam com um departamento fiscal próprio.

Esse setor é encarregado em fazer o cálculo de impostos a pagar e o cumprimento das exigências tributárias. Este segmento é mais do que um mero pagador de tributos. Isso porque, o setor financeiro tem a atribuição de identificar o regime tributário mais favorável para cada empresa com a intenção de evitar que a companhia gaste mais do que poderia com impostos ou pague menos tributos de forma lícita.

Gestão de riscos

O departamento financeiro também pode ser responsável por fazer a avaliação dos riscos de mercado, crédito, câmbio, operações da própria empresa, entre outros. A gestão dos riscos é responsável por antecipá-las e, dessa forma, é possível estar preparado para enfrentá-los. Além disso, esse segmento possibilita que as empresas tomem as medidas necessárias em tempo hábil para evitar problemas ou diminuir o impacto.

Tesouraria

Essa área do departamento financeiro é encarregada por fazer o fluxo de caixa das empresas, ou seja, faz o controle diárias de todas as entradas e saídas de recursos financeiros. Como parte dessa movimentação é realizada de forma eletrônica, a tesouraria também é responsável por fazer a gestão das contas bancárias das companhias.

Gestão de contas

A gestão de contas a pagar é responsável por fazer o controle dos vencimentos das empresas. Entre eles estão as contas de consumo e pagamento de fornecedores, por exemplo, com a intenção de evitar atrasos nos pagamentos e os consequentes juros e multas.

Vale destacar também que esse setor também é encarregado por fazer o controle de recebimentos. Isso inclui, por exemplo, verificar se os clientes estão em dia com as obrigações, se os boletos emitidos pela empresa foram pagos no prazo adequado. Caso seja necessário, é possível acionar mecanismos de cobrança.

Como estruturar o setor financeiro de uma empresa?

Cobrança e inadimplência

A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados pelas empresas. Essa questão se acentua ainda mais em momentos de crise econômica, igual o país passa atualmente. Com as altas taxas de desemprego, muitas pessoas estão perdendo poder de compra e, consequentemente, estão com mais dificuldades de pagar todas as contas. 

Além disso, imprevistos podem causar problemas financeiros por parte das famílias (acidentes, problemas de saúde etc.). Devido a soma desses fatores, a inadimplência do consumidor aumentou no primeiro semestre deste ano.

Nesse momento surge um dos principais desafios enfrentados pelas organizações: a cobrança dos clientes inadimplentes. Importante: ela não pode ser feita de qualquer forma. De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, as empresas não podem fazer xingamentos, constranger e nem expor o cliente a situações desagradáveis na cobrança de dívidas.

Investir em automação

Trata-se de um dos principais desafios enfrentados pelo departamento financeiro. Essa questão é muito importante, pois com a redução do número de erros, as empresas também reduzirão os gastos. Isso porque, não será necessário, por exemplo, lidar com o pagamento de juros, multas e processos judiciais. Em algumas situações pode ser que essas despesas não sejam eliminadas totalmente, mas elas serão reduzidas.

A melhor forma de reduzir o número de erros é investindo em automação e novos recursos tecnológicos. Quando pensamos em automação, podemos contar com ferramentas importantíssimas como as famosas planilhas do Excel, que podem ser usadas para a organização de dados e automatização de fórmulas e cálculos. 

Mais uma ferramenta indispensável seria um sistema de controle financeiro, pois ele pode ir além e automatizar não somente os cálculos mas também processos de cobrança, recebimentos, emissão de boletos e disparar lembretes de rotinas importantes ou vencimentos.  

Podemos citar também tecnologias mais avançadas como Big Data, a Inteligência Artificial e Business Intelligence são muito úteis. Isso porque, elas facilitam o trabalho dos gestores encontrarem informações relevantes dos negócios, otimiza a mineração de dados e elas podem ser utilizadas de forma estratégica com a intenção de otimizar os resultados das companhias.

Agora é hora de estruturar seu setor financeiro! 

Como você pode ter notado, este setor apresenta uma importância vital para o desenvolvimento dos negócios, pois possibilita a manutenção das atividades empresariais. 

Inicie sua estruturação com a separação do setor, passando por responsáveis fiscais, gestores de riscos e gestores das contas. Após esta organização, defina as principais rotinas, estabelecendo um controle completo de cobranças e inadimplências e também inserindo na cultura da empresa o uso de ferramentas tecnológicas como planilhas, softwares e inteligência de dados. 

Considerando cada um destes pontos, vale muito a pena: 

• Se ainda não tem uma estrutura, inicie seguindo estes passos;
• Se você já tem uma estrutura, vale a pena revisar cada detalhe dela;
• Levantar e desenvolver melhorias para cada processo;
• investir no aprimoramento do mesmo, com ferramentas e tecnologia;
• Acompanhar as mudanças e revisar constantemente. 

Todo negócio necessita do setor financeiro e é com a ajuda desta área e dos colaboradores especialistas financeiros que você conseguirá tomar melhores decisões para sua empresa e assim atingir objetivos e resultados cada vez mais altos.

Agora, que você já sabe como estruturar o setor financeiro de uma empresa, conheça o nosso software de controle financeiro empresarial e veja como podemos ajudá-lo.

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