Como fazer a organização de uma empresa para iniciar o ano?
Hoje, existem tantas ferramentas e softwares diferentes disponíveis, cada um oferece de alguma forma agilizar sua vida e seus negócios em apenas alguns cliques. Mas como escolher a melhor metodologia e aplicá-la no dia a dia? Como fazer a organização de uma empresa da melhor forma possível?
É por isso que os gestores vêm tentando mesclar a tecnologia com um bom planejamento no início de ano para que o restante do exercício seja de bons frutos.
Assim, organizar seu negócio é fundamental não apenas para o sucesso, mas também para a sua sanidade e da sua equipe. Com apenas algumas etapas simples, você pode otimizar suas operações diárias de negócios e economizar tempo, reduzir custos, deixar os colaboradores mais felizes e ainda garantir um bom planejamento para o ano todo.
Neste artigo, estamos compartilhando algumas maneiras testadas e comprovadas de como fazer a organização de uma empresa. Confira!
Por que é importante fazer a organização empresarial no começo do ano?
Os empreendedores são conhecidos por capitalizar uma oportunidade de mercado. Quando a ideia surge, eles agem. Então, no início do ano, os empreendedores são recompensados com benefícios fiscais e contábeis adicionais.
Isso resulta em menos papelada, menor custo e menos dores de cabeça envolvidas na inicialização, e pode levar a vantagens no fluxo de caixa e menor tempo para garantir receita.
Por isso, formar uma empresa com data de início em janeiro fornece uma situação limpa. A empresa pode começar a auferir receitas e acompanhar despesas no ano novo sem a preocupação de fazer a contabilidade por algumas semanas ou meses no final do ano.
Ao mesmo tempo, as primeiras declarações de impostos federais geralmente não são devidas até o ano seguinte à formação. Isso significa que a empresa adia a preparação de impostos e as taxas de serviço e pagamentos resultantes por um ano inteiro.
Como organizar seu negócio no início do ano para garantir sucesso?
Antes de começar a fazer a organização de uma empresa, é melhor ter um plano de ataque.
1. Mapeie suas tarefas diárias e itens de ação
Que ações ou tarefas você faz com frequência? Como é o seu fluxo de trabalho?
Alguns exemplos podem ser:
- Como você agenda as reuniões?
- Como você envia documentos para diferentes membros da equipe?
- Como você organiza seus arquivos?
Mapear suas tarefas mais comuns ajuda a identificar o que está funcionando e o que não está. Por exemplo, você pode ver que há um problema com a comunicação entre as equipes ou os arquivos estão constantemente se perdendo no embaralhamento.
Isso fornece clareza sobre o que você deve reorganizar.
Você pode achar que precisa de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ou algo para acompanhar sua lista de tarefas todos os dias ao longo do ano. Ou, se você quiser ser esperto sobre o número de ferramentas que está usando, tente encontrar um aplicativo versátil que possa lidar com o gerenciamento de tarefas e também, digamos, com suas comunicações.
Por exemplo, existem aplicativos que permitem que você crie e atribua tarefas diretamente nos chats de sua equipe para que todos possam ver o que está sendo feito.
2. Crie sistemas que permitem que os colaboradores trabalhem de qualquer lugar
Uma empresa remota é uma empresa resiliente. Além disso, você não apenas poderá atrair os melhores talentos, mas também vai economizar dinheiro em espaço de escritório ou integração pessoal.
Mas como é uma força de trabalho amigável à distância ?
Para começar, a adoção de ferramentas de comunicação e um sistema de organização de arquivos que facilite a colaboração ajudará. Um aplicativo para desktop facilita a ponte entre mensagens, vídeo e telefone, tudo em um painel.
3. Automatize tarefas repetitivas sempre que possível
Ser proprietário de uma pequena empresa significa fazer malabarismos com várias tarefas, o que pode se tornar cansativo e até um processo esmagador.
A solução? Automação.
A automação é uma excelente maneira de fazer mais em menos tempo. Por exemplo, você pode agendar suas postagens de mídia social ou postagens de blog para serem publicadas com antecedência. Ou você pode configurar uma integração que salva automaticamente as gravações de suas videoconferências e enviar o link depois.
Outro exemplo também é fazer tarefas em grandes lotes, como lançar diversos pedidos de compras e de uma vez através de um sistema de gestão.
Como organizar seus processos de negócios?
Os processos internos são frequentemente considerados como um fator chave de sucesso para as empresas.
E a falta de processos normalmente resulta em itens importantes escapando das rachaduras, falta de comunicação… Enfim, você entendeu né?
Os processos são importantes porque tornam uma série de tarefas repetíveis para toda a equipe, desde a integração de novos contratados até a redação de novas postagens no blog. Aqui estão alguns processos a serem implementados, se você ainda não o fez.
1. Crie modelos de documentos e um sistema de pastas “em branco”
Existem documentos que você está recriando vez após vez? E o sistema de arquivos que você gastou tempo construindo?
A modelagem dos documentos e pastas que você usa com frequência é uma ótima maneira de economizar tempo e garantir que todos estejam seguindo o processo correto durante o ano.
Por exemplo, você pode criar modelos para materiais de marketing como webinars ou boletins informativos por e-mail, relatórios trimestrais ou conteúdo editorial.
Outra forma de economizar tempo e manter a organização é criar um sistema de pastas “em branco”. Quando você precisar criar uma nova pasta, simplesmente duplique o conjunto de pastas em branco!
2. Finalize pendências do ano anterior: projetos, e-mails, propostas
Nada melhor que começar o ano novo sem nenhuma pendência para resolver, mas sabemos que é praticamente impossível que isso aconteça, caso não tenhamos uma ótima organização empresarial.
Por isso, é importante buscar todos seus problemas do ano anterior e saná-los logo no início do exercício atual. Caso não tenha conseguido concluir um projeto, esse é o melhor momento para fazê-lo. Isso passará um sentimento de alívio e comprometimento a você e aos seus colaboradores.
Ao abrir seu e-mail, você vai se deparar com uma porção de mensagens que ainda não chegaram à uma conclusão. Faça de modo responsável a abertura de cada um e procure respondê-los. Isso trará confiabilidade ao seu negócio. E quem sabe mais parceiros de negócios?!
Todo seu programa de 2021 ainda pode refletir no ano de 2022 caso você não tenha respondido às suas propostas. Muitas vezes ficamos até com medo de aceitar ou recusar uma proposta que saia um pouco de nossos padrões. Mesmo assim, não deixe de lado, pois essa resposta pode ser uma porta a se abrir para sua empresa.
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3. Reavalie equipes e colaboradores: será necessário novas contratações?
Olhe para o ano que passou e veja se suas expectativas foram alcançadas. Muitas vezes não foram pela falta de um número maior de colaboradores ou pela falta de qualidade da sua equipe.
Sendo assim, é necessário que você faça uma reavaliação dos profissionais que estão à sua disposição. Pode ser que seu time precise ser mais proativo e conta com profissionais bem reativos. Por exemplo, um funcionário que está há anos no cargo e adquiriu uma cultura organizacional e não consegue se desprender dela.
São casos de reciclagem ou de substituição daqueles que não conseguem se adaptar ao novo cenário que o mercado vem impondo aos gestores que desejam avançar em seus negócios.
Como vimos, não existe não existe uma receita pronta para saber como fazer a organização de uma empresa, pois cada uma vive uma realidade. Então basta você entender em qual contexto está a sua instituição e fazer as melhores aplicações de estratégias e atingir o sucesso e se manter no topo.
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