Muitas empresas atuam com foco 100% voltado para o aumento progressivo dos lucros, ou seja, destinam seus esforços para controles de vendas, exposição de mercadorias e serviços, mas deixam de se atentar para a outra ponta da organização, a gestão eficiente de seus recursos. E boa parte dessa gestão passa pela melhoria na administração de suprimentos, o controle de estoque.

Pensando na importância da gestão de recursos, compartilhamos com você neste artigo dicas práticas de como implementar e melhorar seus controles de estoque. Siga a leitura!

Quais são as vantagens de implementar uma rotina de estoque na sua empresa?

Ter o controle de estoque em dia com as rotinas da empresa é um fator essencial para a apuração de movimentos de entrada e saída de mercadorias.

Além disso, uma gestão organizada permite o acesso a informações precisas sobre a demanda de cada item, número de extravios e também a apuração correta de lucros e prejuízos acumulados.

Mas esse mecanismo pode ir muito além. Com a implantação de uma metodologia eficiente para o controle de estoque é possível extrair uma quantidade maior de dados sobre cada etapa do processo.

Por exemplo, é possível medir o esforço de cada analista envolvido ou saber detalhes sobre o caminho que o produto percorre dentro da empresa e até chegar ao consumidor final.

Dados como esses permitem identificar se os membros da equipe estão trabalhando de forma sincronizada e se cada parte da engrenagem está funcionando corretamente, colaborando para a eliminação de prejuízos para a empresa, seja de materiais utilizados ou de intelecto dos colaboradores.

Como fazer o controle de estoque

Sabemos que este assunto pode gerar muitas dúvidas, mas a princípio temos dicas para que você entenda como fazer o controle de estoque.

Nossa recomendação inicial é que você escolha uma forma de controlar as informações do seu estoque, que pode ser por: 

• fichas impressas
• planilha de controle de estoque
• sistema de controle de estoque

Independente da ferramenta que escolher, nossa recomendação é que você inicie sua gestão de estoque com estas informações: 

• Gestão do catálogo de itens e produtos: com quantidades, controle da validade, etc.
• Movimentações de estoque: controle de entrada e saída de materiais e mercadorias.

E então, para ir melhorando aos poucos o seu controle de estoque, você deve:

• Implantar a classificação de materiais;
• Controlar em cada transação a quantidade, custo unitário e o total das mercadorias vendidas;
• Realizar periodicamente o inventário e revisão de estoque;
• Fazer o controle financeiro do estoque;
• Controlar o giro de estoque.

Então, como colocar tudo isso em prática para fazer uma gestão de suprimentos eficiente? Abaixo detalhamos os pontos mais importantes para melhorar o controle de estoques nas empresas:

5 Dicas para Melhorar o Controle de Estoque

1. Implantar a Classificação de Materiais

A classificação de materiais é uma separação dos itens em famílias ou grupos. Um exemplo simples desse tipo de classificação é pela de finalidade do uso dos itens como: 

• matéria prima;
• bens para varejo;
• consumo interno da organização;

Matérias primas

Nesse caso, em matérias primas podem entrar todos os materiais que requerem alguma transformação antes de serem comercializados, seja para a montagem ou industrialização do produto final.

Esse grupo ficaria diretamente ligado à produção e venda de novos projetos, assim, com a implantação de uma gestão eficiente é possível definir uma estratégia de fluxo organizado nas compras de matérias primas, evitando o acúmulo de materiais obsoletos.

Bens e varejo

Já o grupo de bens para varejo ou produtos acabados são itens que não requerem transformação, ou seja, chegam prontos para serem revendidos. Nesse caso, a ligação direta é com a demanda do comercial, tendo a empresa sempre manter um estoque mínimo, sem deixar de se atentar para a metodologia de supply que é adotada pela organização.

O método mais convencional nas empresas é o método FIFO (acrônimo para First In, First Out, que em português significa primeiro que entra, primeiro que sai).

Consumo interno

E por fim, o grupo de suprimentos para consumo interno, que geralmente segue uma demanda pré-fixada, com compras rotineiras e com frequência estipulada.

2. Controlar em Cada Transação a Quantidade, Custo Unitário e o Total das Mercadorias Vendidas

Embora esse item pareça óbvio, há muitos casos de empresas com falta de controle dos valores por item vendido. Porém, esse item é primordial para ser possível visualizar a lucratividade por material, bem como analisar a viabilidade de ter ou não tal mercadoria no catálogo de produtos comercializados.

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3. Realizar Periodicamente o Inventário e Revisão de Estoque

Recomenda-se que periodicamente a empresa efetue o levantamento de itens em estoque com objetivo de bater a quantidade controlada financeiramente com o estoque físico de itens.

4. Fazer o Controle Financeiro do Estoque

O controle financeiro do estoque nada mais é do que o acompanhamento efetivo de tudo que é comprado e vendido. Nesse caso, para um controle completo é necessário ter o custo efetivo de cada entrada, bem como o custo médio de todos os itens.

5. Controlar o Giro de Estoque

Para fazer o controle do giro de estoque é necessário ter em mãos todos os controles de movimentações dos materiais. Com isso, é possível saber exatamente quanto tempo cada item demora para sair do estoque, identificar os itens com maior volume de movimentações, etc.

Assim, implantar o controle do giro de estoque vai permitir que a empresa defina pontos de compras, quantidade de estoques mínimos para cada tipo de item, compras médias, entre outros. Todas essas definições permitem um controle mais eficaz das compras, trazendo uma série de vantagens para a empresa.

Como dar os Primeiros Passos na Gestão Eficiente do Estoque?

Há muitos outros detalhes além das dicas acima para serem explorados para otimizar o controle de estoque na sua empresa. É importante lembrar que muito além de manter estruturas físicas organizadas, a gestão adequada dos estoques permite otimizar tarefas de toda a empresa, gerando inúmeros benefícios.

Essas rotinas devem fazer parte do planejamento estratégico de toda empresa, envolvendo técnicas e processos atualizados, permitindo redução de custos, e promovendo melhoria na capacidade produtiva e de distribuição.

Alguns exemplos como a venda de uma mercadoria que ainda não chegou aos estoques, a interrupção da produção ou até mesmo, a falta de itens de necessidades básicas são mais frequentes do que se imagina. Tudo isso gera desperdício, perda de credibilidade junto a clientes e insatisfação de colaboradores.

De acordo com o Sebrae, cerca de 60% dos custos de pequenas e médias empresas são representadas pelo estoque. Então, permitir os famosos “furos” no estoque não deve ser uma prática comum, deve ser algo atacado, eliminado efetivamente.

Confira neste vídeo mais algumas dicas:

Passo a Passo para Iniciar o Controle de Estoque:

Com algumas dicas básicas é possível iniciar a implementação do controle de estoque:

Crie um conjunto de regras que podem facilitar o seu dia a dia:

Controlar todas as entradas e saídas do estoque 

Para implantar essa rotina podem ser utilizadas fichas de movimentações ou um sistema de controle de estoque.

Use requisições de materiais

Tornar rotina o uso de requisições para retiradas de materiais, com identificação de solicitantes, centro de custos e objetivo da retirada.

Faça inventário de estoque com frequência

Efetuar contagem de itens com frequência definida previamente, esse inventário rotativo garante integridade entre o financeiro e o controle físico de itens.

Defina regras de movimentações e procedimentos para os fornecedores

Definir normas de movimentações de itens, com regras de aprovação, validação de teto de valor definido (por solicitante ou por setor), criação de restrições de catálogo de produtos e quantidade mínima de cotações por compra efetuada.

Além disso, também crie regras e procedimentos para os fornecedores que queiram participar de concorrências, com definição de custo estimado, marcas preferenciais, prazos de entrega e garantia de fornecimento.

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Crie padrões para os compradores

Obrigar os compradores a seguirem padrões de aprovações, o controle de mapa de cotações, com comparativos de preços, identificação de exceções documentadas, etc.

Faça compras Planejadas

Comece a fazer compras planejadas, organize-se de acordo com a demanda e sazonalidade de cada produto. Muitas vezes o prazo de entrega não é levado em conta no planejamento de produção ou de vendas.

Lembre-se: compras urgentes fazem com que controles sejam deixados de lado e nem sempre valorizam a melhor oportunidade.

Registre documentalmente todos os controles efetuados

Conforme mencionado acima, todos os controles podem ser efetuados por registro de fichas e controles em planilhas de dados. Porém, é claro, que de acordo com o volume de dados ou nível de regras a serem implementadas no processo de compras e estoque, o uso de um sistema informatizado passa a ser essencial.

E quando a Empresa optar por um Sistema de Controle de Estoque?

Já para empresas que optem por utilizar algo mais avançado como um sistema de controle de estoque, passa a ser necessário analisar cada ponto a ser controlado e a estrutura da empresa. Estruturas com muitos funcionários e locais diferentes de almoxarifados ou filiais requerem algo mais dinâmico, como um Sistema em Web, que agrega vários benefícios a gestão de compras e estoque.

Na OTK oferecemos o OTK Web, que é um software 100% online para a gestão integrada completa, contando com controles de compras, estoque, financeiro, vendas e faturamento.

Desenvolvido em ambiente dinâmico e responsivo, ou seja, acessível com facilidade em celulares e tablets, ele agrega todos os benefícios de uma ferramenta web para a gestão de estoque, tornando todo o processo mais ágil e flexível desde a implantação, acesso e manutenção mensal do sistema.

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