Com algumas dicas simples de como fazer gestão de fornecedores é possível iniciar ou otimizar essa atividade e aproveitar diversos benefícios de um controle mais organizado e automatizado.

Quando falamos sobre gestão de negócios, é impossível não pensar em dicas e metodologias para melhorar a organização de um setor ou a integração de várias áreas de uma empresa. Por isso, quando falamos sobre fornecedores, apesar deles não fazerem parte da estrutura interna da empresa, devemos imaginá-los como grandes parceiros de negócios e lembrar o quanto são importantes para o sucesso do nosso empreendimento, pois são eles que nos trazem vantagens estratégicas sobre o restante do mercado.

Se estes parceiros são tão importantes para a eficácia dos nossos negócios, nós então devemos mantê-los muito bem alinhados com o que a nossa empresa precisa e manter a gestão interna bem organizada. Essa boa organização garante compras focadas em melhores preços, prazos e qualidade junto aos nossos parceiros fornecedores, bem como, por tomar menos tempo, permite que os colaboradores foquem em outras tarefas de maior importância estratégica para o negócio.

Por isso, para iniciarmos as nossas dicas, não podemos deixar de falar sobre como você deve iniciar a sua gestão de fornecedores (caso você esteja começando agora): faça agora mesmo um simples cadastro de todos os seus produtos e também de todos os seus fornecedores.

Este tipo de cadastro, por mais simples que seja (desde uma planilha até mesmo um sistema de gestão de suprimentos) é essencial para que seus compradores entendam quais são os materiais que seu negócio precisa para seguir em frente e também quem são os seus fornecedores de confiança, ou seja, aqueles que você sempre pode contar.   

Caso você já tenha responsáveis por fazerem as compras em seu negócio, lembre-se que eles devem ser muito analíticos para escolherem os fornecedores certos, pois afinal, existem diversos fatores que precisam ser levados em conta para uma gestão de suprimentos eficaz, não é mesmo? 

Sem mais delongas, vamos as dicas de como fazer gestão de fornecedores de maneira otimizada:

1. Ter acesso à uma rede de fornecedores

Se você está iniciando agora, pode ser que ainda precise montar a sua própria rede de fornecedores, ou seja, necessita escolher e avaliar algumas empresas para criar um relacionamento de confiança e quem sabe até fechar um contrato futuramente. 

Uma das maneiras de ter acesso à uma grande rede de fornecedores é contratar sistemas que já possuem este serviço. Existem soluções no mercado que oferecem este tipo de acesso à diversos fornecedores de acordo com o material que oferecem, e ainda possuem um banco de dados com avaliações de empresas que já compraram ou realizaram serviços com aquele fornecedor.

2. Fazer o controle de homologação de fornecedores

É bem importante ter como distinguir os fornecedores que você já realizou negócios antes daqueles que são novos, ou seja, aqueles que você ainda não teve uma experiência anterior. 

Desta forma, insira sempre no cadastro do seu fornecedor uma indicação que mostre se ele é homologado ou não, pois desta forma você saberá quem já passou pelo seu controle de qualidade e saberá aqueles que já possuem a documentação em dia com você.

3. Detalhar os dados dos fornecedores

Se você já tem uma lista de fornecedores pronta, é bem importante que os dados dos mesmos estejam de forma acessível, para que você possa consultar sempre que precisar. 

Para isso, muitas pessoas utilizam planilhas para controlar estes cadastros de fornecedores, outras usam apenas os e-mails e fazem organização por pastas. Não esqueça que é importante que este cadastro esteja sempre fácil quando você precisar. É possível ainda utilizar um sistema para cadastrar as informações, para que o acesso seja ainda mais fácil e rápido.

Em qualquer opção escolhida, você precisa ter de forma acessível os dados mais importantes do seu fornecedor como a cidade de atuação, o contato do vendedor principal com telefone e e-mail, as formas de pagamento que ele aceita e até mesmo os dados bancários para já facilitar o seu trabalho futuro.

É bem importante também que você tenha sempre os históricos dos últimos processos de compras, pois desta forma você consegue saber os valores pagos em outros pedidos de compras, por exemplo. 

4. Segmentar as categorias e áreas de atuação

Agora que já tem muito bem cadastrados todos os dados do seu fornecedor e tem fácil acesso à eles, você não pode deixar de ter informações como o segmento de atuação do seu fornecedor. 

Por isso, segmente como “Materiais de construção”, “Prestador de serviços” ou “Materiais de escritório”, por exemplo. Desta forma, quando você precisar abrir uma ordem de compra, terá de forma mais clara e organizada quem você precisa chamar para participar da cotação em questão. 

5. Possibilidade de disparar automaticamente as cotações

Bem, imagine que você já tenha o cadastro do seu fornecedor bem arrumado e organizado e agora queira iniciar os trabalhos do setor de compras. Se você pudesse disparar pedidos de cotações de forma automatizada para vários fornecedores de uma vez, não otimizaria muito o tempo gasto nesta tarefa? 

Pensando justamente em reduzir este tempo, existem sistemas que fazem este disparo e que já captam informações de uma requisição de compra ou de uma ordem de  compra. 

Após organizar as requisições e as ordens de compras do mês, basta você selecionar os fornecedores participantes (de acordo com a segmentação deles) e então gerar uma cotação.

No sistema OTK Web por exemplo, todos os fornecedores participantes da cotação em questão receberão um e-mail do sistema bem simples e prático, convidando-os a participar e enviar os preços para os produtos ou serviços solicitados. 

Confira também:
? Como fazer cadastro de fornecedores com planilha + Download gratuito

6. Manter a comunicação e as cotações de forma simplificada

Num processo de cotação convencional, é comum que você precise disparar diversos e-mails cheios de informações para seus fornecedores durante um dia. Mas numa gestão de compras e fornecedores otimizada, essas tarefas repetitivas do dia a dia devem ser eliminadas e substituídas por processos automáticos e simplificados. 

Pensando nisso é que bons softwares de gestão de compras contam com um portal exclusivo para os fornecedores da empresa, que é um ambiente próprio para eles terem acesso a todos as cotações de forma simplificada. 

Pensando nisso, é que o OTK Web conta com um Portal do Fornecedor, onde seu fornecedor terá todas as informações necessárias de forma clara e simples, como o tipo do produto, o modelo do mesmo, a quantidade que está sendo solicitada entre muitos outros detalhes importantes. Isso tudo em um ambiente exclusivo para cada fornecedor, onde cada um pode organizar seus próprios controles.

7. Fazer o controle não somente dos produtos, mas dos serviços também

Citamos anteriormente como o cadastro de produtos é importante, mas e se a sua empresa contratar regularmente serviços para a manutenção geral do negócio? 

Desta forma, é importante também cadastrar e manter atualizado o cadastro de serviços que são sempre contratados, para que seja possível, no futuro, comparar preços cobrados, detectar o fornecedor (prestador de serviço) que oferece o melhor custo x benefício, analisar o quanto é gasto neste mesmo serviço em determinado período de tempo, entre outros detalhes. 

Como automatizar os processos do dia-a-dia

Como é possível ver, existem várias formas para se melhorar e aplicar uma gestão de fornecedores muito bem organizada e eficiente. Como estes são grandes parceiros e stakeholders para o seu negócio, nunca deixe de aplicar na prática essa organização. O quanto antes você aplicar, mais rapidamente você enxergará os benefícios de uma gestão eficiente.

Todas as dicas aqui levantadas foram pensadas para você que está iniciando sua gestão do zero. Entretanto, se você já faz a gestão dos seus fornecedores de alguma forma (seja por planilha, e-mail ou sistema de gestão de compras), lembre-se que é sempre possível melhorar e otimizar cada vez mais o seu trabalho. 

Se você está no grupo dos que já usam um sistema, não se esqueça que a solução escolhida deve estar atualizada com o mercado, para que o seu negócio não fique obsoleto. Ou seja, quanto mais quanto mais inovador o sistema, mais otimizado e prático será o seu dia a dia e ficará bem mais fácil fazer a gestão de fornecedores, e consequentemente, a gestão completa dos seus suprimentos, fazendo assim de seu negócio muito mais competitivo, estratégico e eficaz. 

Agora é com você!

Comece hoje mesmo a sua gestão de fornecedores! Independente da ferramenta ou da forma escolhida, cuide para que seja prática e organizada, pois assim você reduzirá custos do setor de suprimentos e terá uma relação bem melhor com os fornecedores. Com certeza, isso só trará ganhos ao seu negócio!

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