Ao entender como fazer uma boa cotação de preços, você perceberá que nada mais é que a identificação das condições e dos valores de produtos e serviços necessários para sua organização, visando a escolha de opções com melhor custo-benefício.

Dessa forma, a aquisição de produtos e serviços é um fator decisivo nas empresas, pois se conduzida corretamente, possibilita a redução de custos e a otimização dos lucros. Por isso, vamos te dar algumas dicas para não errar neste processo. Confira!

O que é uma cotação de preços?

A cotação de preços não é apenas um orçamento, mas sim um conjunto de informações sobre o produto/serviço a ser comprado, como quantidade, fornecedores, custo médio e outros aspectos que têm peso na tomada de decisão.

Todos esses aspectos presentes no mapa de cotação de preços devem resultar na melhor escolha de compra, para que por fim possa haver aumento da qualidade da produção e redução de despesas desnecessárias.

“Cotação de preços” é diferente de “Orçamento”?

Quando o assunto é estimar preços, todo mundo pensa em orçamento. E, quando falamos sobre cotação de preços, é comum imaginar que esse é um sinônimo de orçamento.

Porém, o orçamento diz respeito à previsão de gastos e receitas de um determinado período. 

A cotação, por sua vez, é feita de dentro para fora. É como se a organização se lançasse a possibilidades.

A empresa faz suas solicitações no mercado, pedindo informações sobre preço e condições de compra de produtos e serviços que necessita. Assim, os fornecedores recebem as solicitações da empresa em questão e emitem documentos com os dados solicitados para o fechamento do negócio, como preços, prazos e formas de pagamento.

Uma boa cotação de preços deve priorizar a negociação dos melhores preços e condições de pagamento, mas sempre se preocupando com a qualidade dos produtos, devido à influência direta sobre o desempenho dos negócios e lucratividade da empresa.

Por isso, a cotação de preços significa redução de despesas e economia, mas sem deixar de lado a qualidade.

Quais as regras essenciais de como fazer uma boa cotação de preços?

A cotação de preços precisa ser uma prática constante no ambiente empresarial, afinal, ela tem grande peso na saúde financeira. Por essa razão, conheça as regras básicas para fazer uma boa cotação de preços.

Nunca aceite o primeiro preço

Depois de receber uma primeira cotação, negocie com o fornecedor, solicite descontos e veja o melhor preço possível a ser oferecido. Logo após, é muito importante verificar as condições de pagamento também. Veja se o pagamento à vista gera abatimentos, por exemplo.

Se o preço apresentado não estiver de acordo com o estimado, não hesite em procurar novos fornecedores. Lembre-se, a concorrência é alta; certamente há o fornecedor perfeito esperando por você.

Cote com três fornecedores diferentes, no mínimo

Três cotações é o mínimo que você deve considerar para garantir uma compra segura para a sua empresa. Quanto mais você desconhece o mercado e a concorrência, mais opções de cotação é recomendável buscar.

É claro que muitas áreas de atuação praticam preços próximos, mas em outros casos, sobretudo na prestação de serviços, a diferença de valor entre alguns fornecedores pode ser alta. Desse modo, o profissionalismo, capacidade de fornecimento e comprometimento da estrutura são alguns fatores que influenciam a variação.

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Não tenha um fornecedor exclusivo

Ser totalmente dependente de um único fornecedor pode ser extremamente prejudicial para a sua empresa. Isso porque, nessa relação, você vai:

• Estar sujeito aos preços estabelecidos por ele;
• Sujeitar-se também à qualidade, por falta de opção;
• Aceitar variações bruscas de condições, que tendem a comprometer os resultados de suas atividades;
• Submeter a sustentabilidade de seu negócio à existência desse fornecedor.

É claro que você pode ter preferência por um fornecedor, mas não se torne refém. Tenha sempre uma relação de outros fornecedores que podem te ajudar em situações emergenciais.

Como delimitar seu mapa de cotação de preços?

Como você já sabe que um mapa de cotação de preços é aplicável para qualquer empresa, separamos as melhores táticas para aplicar no seu negócio. Desta forma, você se sentirá mais preparado para fazer uma boa cotação de preços na gestão de compras.

1. Selecione ao menos três fornecedores

Busque ligar para cada um dos fornecedores, entender o preço inicial, as formas de pagamento possíveis e os prazos de entrega.

Procure, nesse momento, buscar avaliações de clientes que já compraram com a empresa, para analisar a qualidade do material. A cada cotação recebida, cadastre a quantidade, o mês da cotação, o colaborador responsável, bem como os valores e prazos.

2. Defina critérios indispensáveis

Isso serve para que você saiba escolher a melhor opção entre as cotações recebidas. Por isso, selecione os fornecedores com menor preço, menor prazo, melhores condições de pagamento e faça um apanhado geral, chamado feedback de cotação, sobre as possibilidades recebidas.

No feedback de cotação, coloque sua avaliação sobre as cotações a partir do cenário ideal, traçado no item um.

3. Defina os materiais que você quer comprar

O primeiro item integrante do seu mapa de cotações é a sua necessidade. Dessa maneira, é essencial delimitar ao máximo o que você necessita.

Qual o serviço ou produto? Qual o tempo de duração necessário? Quantos itens? Essas informações precisam ser detalhadas para garantir que as cotações vão trazer o retorno esperado.

4. Confira o prazo de validade das cotações

Peça ao fornecedor que informe a validade da cotação. Assim, você saberá por quanto tempo poderá esperar que os preços praticados se mantenham fixos, e a partir de quando haverá variações.

5. É momento de negociar

Antes de escolher entre pelo menos três propostas, negocie os valores, as condições de pagamento e de entrega. É nesse momento que você confere as vantagens de pagar à vista ou as possibilidades de parcelamento. 

Caso sua intenção seja comprar grandes volumes, vale a pena tentar descontos ou negociar prazos de entrega, que tendem a ser maiores.

6. Crie espaços para analisar seus resultados

No mapa de cotação de preços, é muito importante criar abas para registro dos seus gastos ao longo dos meses, para avaliar se tudo está de acordo com o orçamento.

Se houver aumento nos valores, que vão além das taxas de correção normais, considere procurar novos fornecedores. Assim, estipular um mapa de cotação de preços é a melhor ação para guiar sua empresa para uma decisão de compras mais consciente.

7. Compre na melhor cotação

Negociado a proposta, compre, é claro, daquela que supre todos os critérios pré-estabelecidos. Na sua cotação de preços, registre mês a mês suas compras, o dia do pedido, a quantidade, custo por unidade e previsão de entrega.

Deixe o processo mais inteligente e prático com as ferramentas certas

Em suma, a cotação de preços é um importante passo na gestão de fornecedores. É claro que, aos poucos, você terá seus favoritos, mas é importante estar sempre de olho no mercado para aproveitar as melhores oportunidades.

Para deixar todo o processo de controle de fornecedores e gestão de compras e estoque mais integrado e inteligente e ainda fazer uma boa cotação de preços, você precisa ter centralizadas todas as informações necessárias dos seus produtos, como movimentações e histórico de compras e estoque.

Desta forma, você poderá fazer as cotações de preços baseadas em estoque mínimo, máximo, média de consumo etc. Além disso, você garante também a geração automática dos pedidos dos seus itens aprovados na cotação.

Tudo isso é possível com um software especializado em gestão de compras e estoque, como o OTK Web. 

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