Todo gestor que busca alavancar sua empresa no mercado sempre precisa ter o conhecimento de tal estratégia: Como fazer uma gestão segura de documentos fiscais? Pois aqueles que não dão a importância para este tipo de controle acabam tendo alguns problemas futuramente.

Pensando nisso, decidimos preparar um conteúdo especial para que você possa atingir suas metas financeiras e fiscais. Isso te dará maior credibilidade e segurança no mercado, e sua marca ficará em evidência. Confira!

O que são documentos fiscais?

Documentos fiscais são declarações transmitidas antes de alguma operação realizada entre pessoas físicas, companhias privadas ou órgãos públicos.

Eles representam várias formas de atividades financeiras, como transferências (a venda de patrimônio ou de fornecimento de serviços), tal como garantem que a taxação foi precisamente executada.

Vejamos, abaixo, um bom exemplo:

Se a sua empresa realiza qualquer modo de ação tributável, independentemente que haja isenção de tributos, é submetida a gerar os documentos fiscais necessários.

Dessa maneira, os documentos são indispensáveis para instituições, que precisam efetuar seu lançamento e arquivá-los por um período de 5 anos.

Até o momento, grande parte dos documentos fiscais já estão sendo transmitidos digitalmente — alguns deles, além disso, devem obter a certificação digital para assegurar sua proteção dos dados.

Para que servem os documentos fiscais?

Os documentos fiscais de uma organização têm como fundamento o lançamento das execuções tributárias das taxas recolhidas nessas obrigações. Entretanto, esse não é um papel singular único que eles possuem no setor contábil de uma empresa. 

Eles auxiliam como suporte para que uma instituição obedeça com seus encargos contábeis. É apoiado neles que o contador preenche os dados dos livros fiscais e alimenta todos os formulários que são requeridos no momento de prestar contas. 

Isso ocorre para que os documentos fiscais guiem os órgãos competentes sobre a capacidade de impostos que deve ser recolhido e desempenham a função de legitimação sobre os que já foram cobrados — e se foram liquidados da forma correta.

Não ignore que esses documentos também têm responsabilidade de ser uma prova, caso sua companhia encare alguma forma de auditoria do Fisco ou processo. 

Desse modo, é essencial arquivá-los de maneira organizada e de fácil acesso. Por fim, é importante criar uma assinatura digital dos documentos eletrônicos, isso te garantirá validade jurídica.

Quais são os principais documentos fiscais?

Para auxiliá-lo, destacamos os cinco principais documentos fiscais que a sua instituição precisa se atentar. Veja!

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A NF-e é um recibo das transações entre pessoas jurídicas, como baixas em estoque, devoluções, vendas, remessas para consertos, entre outras.

Este documento torna mais habitual o dever das companhias de executarem os essenciais e acessórios tributários de arrecadação de impostos. Nessa conjuntura, adotar a NF-e é obrigatório para os contribuintes de ICMS que desempenham as atividades listadas no registro.

2. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica contribui para listar as prestações de serviços e busca a validação e arrecadação do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza ou Imposto Sobre Serviços (ISSQN ou ISS).

De acordo com a legislação de cada município, a alíquota da taxa pode oscilar entre 2% e 5%. Assim, também há uma oscilação no formulário de declaração, mutável de acordo com as leis municipais.

3. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

O plano dessa nota fiscal é realizar a troca do cupom fiscal, encarregado pelo lançamento do ICMS dos itens negociados no comércio ao consumidor final. Para gerar uma NFC-e, é permitido instalar qualquer modelo de impressora, sem a necessidade de autorizações emitidas pela SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda).

4. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Este faz a substituição de outros antigos, como o Conhecimento de Transporte Aéreo, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Ferroviário de Cargas, para cada categoria de transporte, CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas).

Assim, opera na esfera aquaviária, aérea, dutoviária, rodoviária e ferroviária. Entre as vantagens da unidade de tal controle de documentos, estão a sua uniformização e expedição em todo país. Dessa maneira, o exemplo de emissão é escolhido por todas as unidades federativas do Brasil.

5. MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

Refere-se a um documento para assegurar e tornar mais ágil a vistoria nos postos tributários de veículos e cargas. Seu conteúdo se origina do resumo da atividade e contém dados da origem da operação, veículo, destino, motorista e outros registros obrigatórios, como o CT-e e NF-e. A partir do ano de 2014, sua exibição é obrigatória. Caso seja ignorada, pode ocorrer detenção veicular e até o pagamento de multa.

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Como fazer uma gestão segura de documentos fiscais?

Tudo que foi falado até agora tem extrema importância, mas como realizar tudo isso com segurança?

Como armazenar

A tecnologia já tomou todos os espaços da nossa vida e necessita ser observada e usada como um instrumento que chegou para auxiliar na otimização dos procedimentos e redução dos gastos. 

• Armazenamento na nuvem

Ao arquivar arquivos tão relevantes e por muito tempo na nuvem, as empresas conseguem economizar não apenas com espaço físico, mas no tempo e dinheiro também.

Visto que, de modo geral, o arquivamento na nuvem diminui custos sem necessidade com softwares obsoletos, além de ser muito mais em conta que reter um espaço somente para a organização documental.

• Arquivos digitais

Hoje, a proteção de dados vem se transformando em uma temática indispensável para todas as empresas. Ao escolher pelo arquivamento de dados na nuvem, a segurança dos dados está assegurada pelo sistema de criptografia, impedindo invasões e vazamentos.

Controle de entrada e saída

A entrada é o documento que lança a entrada de um serviço ou item produto em sua empresa e deve ser gerada nos seguintes momentos:

• devolução de uma certa saída, com o item retornando ao estoque;
• quando um autônomo empreende determinado bem;
• quando existe o retorno de produtos que foram para feiras e estão voltando ao estoque;
• no momento que houver entrada de item proveniente de importação.

Enquanto a de saída é aquele controle gerado quando um consumidor compra um serviço ou produto. Ela necessita ser criada antes, dado que o item não pode deixar seu estoque sem a NF, identificando-o.

Dicas de organização e otimização

Otimizar a gestão de documentos fiscais em uma organização vem sendo cada vez mais comum por meio da revolução digital que ocorre na gerência de documentos.

Os papéis dos documentos fiscais em uma empresa vão desde a taxação de impostos até a criação de obrigações financeiras entre os envolvidos no seu lançamento, como a relação entre fornecedor e empresa, empresa e cliente etc.

• Verifique a autenticidade de todos os documentos;
• Faça backups roteiros dos documentos fiscais;
• Não armazene cópias em papel;
• Crie uma rotina de recebimento;
• Facilite o acesso às informações.

Por quanto tempo devo guardar os documentos fiscais?

Veja abaixo o prazo previsto para guardar cada tipo de documento:

Tributário:

Prazo de 5 anos

• Imposto de Renda (IR);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Simples Nacional;
• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
• Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.

Trabalhista e Previdenciário:

Prazo: 30 anos

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Prazo: 10 anos

• Folha de pagamento;
• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Prazo: 5 anos

• Contribuição previdenciária (GPS);
• Contribuição sindical (GRCSU);
• Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

Prazo: 2 anos

• Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

Prazo: Indeterminado

• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregado.

Como a OTK Web pode te ajudar a fazer uma gestão segura de documentos fiscais?

Quando um gestor iniciante lê tudo que foi comentado pode se sentir acuado e até mesmo desanimado. Mas estamos aqui para que seu fardo não seja pesado.

Nosso sistema é preparado para emissão e armazenamento de NF-e e NFS-e. Quanto aos demais documentos o nosso sistema possibilita que você anexe e arquive de maneira segura na nuvem, facilitando assim a sua tarefa de gerir o seu negócio e sem se preocupar em como fazer uma gestão segura de documentos fiscais.

Com isso você pode se comprometer apenas com a estratégia de crescimento de sua empresa.

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