O contrato de fornecimento surgiu quando as empresas entenderam que a colaboração pode possibilitar melhorias expressivas como, por exemplo, a compra de melhores serviços e produtos do comércio com um excelente custo-benefício.

Antigamente, a relação com fornecedores não tinha tanta relevância como nos dias atuais. No entanto, ocorreram diversas alterações no cenário empresarial e agora esse relacionamento tornou-se uma significativa ação estratégica para atingir uma alta competitividade no mercado.

Neste artigo, iremos conferir como é importante manter uma relação planejando sempre para um bom futuro, para assegurar o êxito da sua empresa!

O que é um contrato de fornecimento? Como funciona?

Os contratos de fornecimento são tipos de contratos que estabelecem os termos de uma relação de trabalho entre um fornecedor e um cliente.

Frequentemente, é necessário um contrato de fornecimento para garantir preços com desconto e outros benefícios que o fornecedor está concordando em fornecer ao cliente por um período específico de tempo.

Dessa forma, os termos de um contrato de fornecimento geralmente definem tudo, desde os meios pelos quais os produtos e serviços são entregues, condições de pagamento e qualquer outro aspecto do relacionamento que as duas partes determinaram ser necessário.

Na melhor das hipóteses, o contrato de fornecimento protege os direitos de ambas as partes. O cliente sabe o que esperar da mercadoria recebida e como ela será entregue.

Por sua vez, o fornecedor sabe o que o cliente provavelmente precisará e como o pagamento será feito. Contanto que os dois lados honrem suas responsabilidades mútuas, o relacionamento comercial provavelmente será lucrativo para todos os envolvidos.

Como criar e organizar contratos de fornecimentos ativos da sua empresa?

Para iniciar, é importante ressaltar que o formato físico de contratos (impressos) já é uma forma de controle obsoleta. Por isso, o ideal é ter um sistema que controle os contratos de fornecimento. Isso fará com que sua empresa tenha um salto de qualidade e de organização.

Para reduzir as barreiras para fornecedores diversos, sua empresa deve refletir sobre os contratos da cadeia de suprimentos e eliminar termos que criam e perpetuam dificuldades para esses fornecedores. Aqui estão cinco dicas para ajudar sua empresa a promover a diversidade por meio de seus contratos de cadeia de suprimentos:

1. Use uma linguagem simples e inclusiva em seus contratos de fornecimento para torná-los mais acessíveis

Linguagem simples significa usar palavras, frases e estruturas de sentenças fáceis de serem entendidas pelo público. Não exige que você torne seus contratos menos sofisticados. Em vez disso, torna os contratos mais simples de ler para fins comerciais e pode acelerar o processo de obtenção de um acordo assinado.

Portanto, você deve considerar quem provavelmente lerá seus contratos e escrevê-los usando uma linguagem familiar e confortável para esse público.

De um modo geral, é útil fazer o seguinte:

• Defina termos-chave especificamente;
• Use as palavras e frases mais simples de forma consistente. Não complique o contrato usando siglas gratuitas;
• Remova palavras desnecessárias de seus contratos;
• Evite exceções a exceções e duplas negativas, sempre que possível;
• Use exemplos onde o fraseado pode não ser claro.

A linguagem simples em que você confia também deve ser inclusiva como sendo aquela que reconhece a diversidade, transmite respeito a todas as pessoas, é sensível às diferenças e promove a igualdade de oportunidades.

2. Pratique prazos de pagamento mais curtos para diversos fornecedores

O número de pequenas empresas cresceu muito em nosso país, principalmente devido ao aumento de empreendedores vindos de públicos que são minorias. Este crescimento oferece ótimas possibilidades para os compradores, afinal, tais empresas emergentes querem muito fazer negócio para que suas pequenas empresas cresçam e se desenvolvam no mercado. 

Assim, o surgimento desses fornecedores diversos está impulsionando a inovação e a competição, o que pressiona os custos dos fornecedores e inspira produtos ou serviços novos ou aprimorados. 

No entanto, diversos fornecedores muitas vezes enfrentam dificuldades significativas se seus fluxos de caixa forem retidos por prazos de pagamento longos.

Você deve refletir sobre os termos de pagamento em seus contratos com fornecedores e trabalhar com seus diversos fornecedores para desenvolver termos que beneficiem ambas as partes.

Considere pagamentos adiantados, planos de pagamento parcial ou parcelado e condições de pagamento de 30 dias corridos ou menos.

3. Avalie se as cláusulas de seguro padrão são apropriadas para seu contrato

As disposições clandestinas relativas a seguros muitas vezes não refletem o risco jurídico real que os fornecedores representam para o comprador.

Na prática, essas cláusulas de seguro podem exigir que diversos fornecedores adquiram um seguro que não é apropriado para as circunstâncias.

Este é um encargo financeiro que alguns fornecedores diversos podem não ter os meios para assumir.

Para promover a participação de diversos fornecedores, você deve colocar todas as provisões de seguro que sua empresa inclui “como padrão” sob um microscópio. Avalie se seus requisitos de seguro padrão refletem o risco real que o fornecedor representa para o seu negócio.

Vantagens em controlar os contratos de fornecimento por um sistema de gestão

Os contratos são a base dos negócios para muitos setores. Gerenciar contratos em um processo conhecido como gerenciamento do ciclo de vida do contrato é crucial para manter os relacionamentos de negócios. O uso de um software para fazer este gerenciamento permite que as organizações maximizem seus termos e tenham maior controle sobre o início e fim de cada contrato.

A solução visa executar e monitorar um contrato de forma a maximizar o desempenho financeiro e operacional — tudo essencial para o sucesso do negócio.

Pensando nisso, separamos mais algumas vantagens de fazer este controle por sistemas:

Conformidade de contrato aprimorada

Um software especializado permite que as organizações otimizem seus processos e forneçam uma melhor prestação de contas do contrato, desde a solicitação até a aprovação. 

Nenhum termo crítico pode ser excluído e apenas as pessoas certas têm acesso para editar o documento, garantindo assim maior controle sobre seu contrato.

Redução de risco

Com o cumprimento do contrato aprimorado, vem o benefício significativo da redução de risco. Aplicar e operar nos termos e condições mais recentes, conforme especificado em seu contrato, ajuda a melhorar a conformidade geral.

Um estudo da Aberdeen mostra que o gerenciamento de conformidade é aprimorado em 55% com o uso de um sistema de gerenciamento de contratos. A conformidade, junto com a capacidade de demonstrá-la, depende de trilhas de auditoria e monitoramento de conformidade.

Do lado das compras, a padronização de processos e procedimentos reduz a quantidade de gastos independentes e o risco de abastecimento, ao mesmo tempo que aumenta a alavancagem de gastos.

Em última análise, os riscos da cadeia de suprimentos são reduzidos e, em geral, as compras são menos caras e mais valiosas, melhorando o gerenciamento de risco geral.

Assim, o uso de um sistema de gestão que possui o controle de contrato de fornecimento, como o OTK Web, permite maior eficácia na integração do fornecedor, cortesia das ferramentas de validação e certificação.

Além disso, um sistema também facilita a identificação de contratos com fornecedores diversos e em zonas de alto risco, seja por incertezas econômicas, distúrbios políticos ou desastres naturais.

Tudo isso é fundamental para gerenciar o risco organizacional. Os sistemas de gestão tornam mais fácil identificar e lidar de forma rápida e eficiente com violações de políticas ou regulamentos.

Melhor gerenciamento de documentos

Com um software, não há necessidade de terceirizar o armazenamento de documentos ou ocupar uma valiosa área de escritório com armários de arquivos bagunçados.

Os membros da equipe podem digitalizar documentos em papel diretamente no sistema com uma imagem automática ou reconhecimento óptico de caracteres para que toda a documentação relevante para o contrato esteja disponível em um único local.

Além disso, é possível importar contatos eletrônicos de qualquer tipo e exibir o status do documento com outros detalhes relevantes para todos eles. Recursos, incluindo controle de versão, permitem que você acompanhe todos os seus contatos em um único repositório.

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Antecipa datas de renovação

Quando você automaticamente arquiva um contrato na sua expiração, pode estar perdendo oportunidades interessantes.  

Um software com gerenciamento de contratos permite que você configure alarmes com configurações padrões que avisam quando um contato irá expirar e precisa ser renovado. É como criar um lembrete de recorrência personalizado. Inclusive, o software OTK Web tem um  recurso para habilitar notificações e disparo de e-mails que avisam quais contratos estão vencendo.

Contrato de fornecimento: digitalize o gerenciamento e garanta vantagens para seu negócio

Em suma, o contrato de fornecimento deve ser uma ferramenta valiosa para sua empresa. 

Com ele, você poderá fazer com que seus negócios sejam impulsionados por meio de um bom acordo com seus fornecedores. Por isso, aproveite e não ignore um bom software para te ajudar na organização e digitalização de todo este processo. 

Gostou do artigo? Então aprenda como cadastrar seu contrato dentro do sistema da OTK com o nosso passo a passo.

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