Como você controla hoje as compras e o armazenamento dos seus materiais? Acredita que pode melhorar seu controle de almoxarifado? Então continue a leitura!

Vamos supor que você está abrindo uma pequena empresa, com 5 colaboradores. Cada um deles precisará de computadores e periféricos de informática para iniciar o trabalho, como mouse, headsets, mousepads entre outros, além de materiais de escritório como cadernos, canetas e folhas de sulfite pelo menos. Note que já citamos 6 produtos diferentes e essenciais para o dia a dia e que com certeza terão que ser repostos em algum momento. 

Quando você faz a compra destes materiais, é indicado que compre pelo menos mais um de cada item para garantir uma reposição futura. Mas e agora, onde você guardará e controlará esses produtos? 

É aí que o controle de almoxarifado entra para ajudar. Com uma simples planilha ou sistema online você pode listar todos os materiais e marcar o quanto você mantém guardado no almoxarifado, para não cometer o erro de comprar um mesmo item de novo.

Além de implementar uma planilha, temos mais alguns passos para você melhorar o controle de almoxarifado da sua empresa, que podem ser aplicados em qualquer perfil de negócio. Veja: 

1. Controle o almoxarifado organizando primeiro o local físico dele

Não adianta começarmos um belo controle pelo computador se fisicamente você não tem um espaço legal para guardar os materiais. Então para iniciar, você deve avaliar o seu espaço e depois comprar prateleiras, armários e caixas organizadoras já pensando nos bens que irão ser armazenados neles. Além disso, não se esqueça que este local deve ser arejado e iluminado, para que você não perca nenhum produto.

Após definir uma organização inicial do seu almoxarifado (que servirá basicamente como um mapa do local), é hora de estabelecer uma classificação para cada canto. Ou seja, pegue etiquetas e escreva algumas categorias como: 

• Materiais de limpeza;
• Informática;
• Descartáveis;
• Mantimentos (como café, açúcar, sal);
• Uniformes; 

Note que estes são alguns exemplos comuns, mas você pode criar as suas próprias categorias, pensando em materiais mais específicos para seu segmento de trabalho, ou mesmo dividir por setores e centros de custo da empresa. Veja: 

• Uniformes da Equipe de Campo;
• Materiais de divulgação Comercial;
• Materiais de construção para a obra da cozinha;
• Cabos e fios – Equipe de Tecnologia;
• Decoração de festas – Equipe RH 

Com as categorias definidas, é hora de escolher o local para cada uma delas. Deixe sempre a etiqueta em um local bem visível dentro do almoxarifado, ou seja, sempre para o lado da frente de uma caixa organizadora ou então centralizada em uma prateleira. Não se esqueça também de sempre fazer a manutenção destas etiquetas, não deixando apagar e rasgar por exemplo.

2. Crie um controle dos itens já comprados do almoxarifado

Antes de sair armazenando tudo, faça uma listagem do que você comprou de materiais para sua empresa. Lembra das categorias que você escreveu nas etiquetas? Pois bem, repita-as e em seguida escreva os produtos que comprou, já definindo a categoria de cada um.

Lembrando que existem mais categorias e classificações para os materiais, além dos citados. Por exemplo, sua empresa pode trabalhar com matérias primas, então esta categoria também deve ser inclusa.

Agora é a hora de você fazer um levantamento também do que você precisa para manter a sua empresa durante todo o mês. Será como uma lista para levar ao mercado e será o parâmetro para qualquer almoxarife depois seguir durante o mês, marcando o que falta e o que está sobrando.

3. Defina as quantidades necessárias dos produtos

Agora que você já tem todos os produtos definidos, é hora de determinar qual a quantidade necessária para não atrapalhar seus colaboradores pela falta de algum material. Por isso, se você estiver fazendo seu controle por planilhas, basta você abrir três colunas ao lado de cada material e estipular os seguintes números: 

• Quantidade atual do produto (Exemplo: 3 pacotes de café)
• Quantidade mínima (Exemplo: 2 pacotes de café para o mês)
• Quantidade máxima (Exemplo: 5 pacotes de café para o mês)

O que cada um destes quer dizer? Este controle mostrará o quanto de café (ou qualquer outro produto) você precisa ter no seu almoxarifado para que não acabe de última hora. Também mostra o quanto de café é o suficiente para deixar guardado de reserva.

Citamos um exemplo simples como café, mas poderia ser, por exemplo, uma matéria prima. E se acabasse a fonte do seu produto no meio do processo de produção? Ou então acabassem as embalagens dele quando você já estava pronto para despachar o produto? Ter a gestão das quantidades mínimas e máximas evita imprevistos e gastos desnecessários. 

Por isso estes números são essenciais para qualquer controle de estoque e de almoxarifado empresarial, pois a partir deles que você economiza com compras desnecessárias e feitas no momento errado. Com essa variável você também consegue reduzir custos da empresa toda, pois comprará apenas o necessário, nos momentos certos. 

4. Implante o controle de entradas e saídas de almoxarifado

O seu almoxarifado já está devidamente estocado e organizado por categorias, tanto fisicamente, quanto de forma remota, via planilha ou sistema. Para este controle se manter impecável durante o ano todo e respeitar os números de quantidades mínimas e máximas que você estipulou, as entradas e saídas de estoque precisam ser controladas.

Você pode definir um responsável para anotar neste controle sempre que um produto sair do almoxarifado e quando ele entrar também. O importante é deixar constantemente atualizadas as quantidades estocadas, para que não falte nada e não ocorram erros na gestão.

Para controlar as entradas e saídas, você pode criar uma simples ficha de movimentação que deve sempre ficar no almoxarifado, com os seguintes controles:  

• Data;
• Qual produto está saindo;
• Saldo atual do produto no almoxarifado;
• Colaborador responsável pela retirada do produto;
• Colaborador responsável por liberar a retirada do produto;
• Revisão do almoxarife.

Com estes controles e marcações, você poderá controlar suas reposições de estoque de forma bem mais organizada.

Viu como 4 passos simples podem ajudar você a melhorar o controle de almoxarifado?

Você levará apenas alguns dias para implantar este controle, mas o mais importante e o que levará tempo de verdade é manter a rotina de deixar tudo atualizado com os dados reais. Informe os colaboradores sobre o novo controle, para que possam segui-lo sem nenhuma dificuldade. 

Não deixe de fazer uma contagem rápida de tempos em tempos do seu almoxarifado, pois sabemos que erros acontecem mas você pode evitá-los com esta supervisão dos materiais que estão fisicamente no almoxarifado.

Independentemente de realizar o controle por planilhas ou por sistemas de gestão, sempre avalie se no final dos meses o seu estoque está controlado, se os saldos estão batendo com as quantidades nas prateleiras, se cada um dos produtos estão com saídas normais ou se existe algum que está saindo demais (aproveite para ver como calcular o giro de estoque aqui), se existem produtos com vencimento e se o mesmo já não tenha passado da data e se você deve mudar os número de quantidades mínimas e máximas.

Manter o controle do almoxarifado sempre corrigido e melhorado trará grandes resultados para sua empresa. Você perceberá logo no primeiro mês, quando ver que não comprou produtos a mais ou a menos. Seguir cada um desses passos trará uma ótima organização e gestão deste setor.

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Quer conferir mais dicas práticas para o controle de estoque e almoxarifado?

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