Como fazer o controle de validade de produtos?
Os produtores de alimentos têm muito a ganhar gerenciando com eficácia o controle de validade de produtos: menos desperdício, maiores lucros, melhor fluxo de caixa, clientes mais felizes e menos recalls. Mas, por mais claros que sejam os benefícios, o melhor caminho para alcançá-los é igualmente nebuloso.
As coisas ficam ainda mais complicadas e difíceis de gerenciar quando seus fornecedores são inconsistentes no que diz respeito à vida útil dos ingredientes que entregam a você, e seus próprios clientes têm seus próprios requisitos variáveis para a vida útil dos produtos que você lhes entrega.
Com tantas variáveis afetando a vida útil, fazer as escolhas ideais é, na melhor das hipóteses, um desafio. Aqui estão algumas práticas que podem ajudar.
1. Lógica de inventário “Primeiro expirado, Primeiro a sair” (FEFO)
Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para gerenciar melhor o controle de validade de produtos é selecionar itens do estoque de acordo com suas datas de validade, em vez da data em que foram recebidos em seu depósito.
Se você puder escolher quais itens deseja com base nas datas de validade (em vez da abordagem mais comum do tipo primeiro a entrar, primeiro a sair), você reduzirá imediatamente o desperdício.
E, além de tirar mais proveito de seu próprio estoque, você também acabará entregando produtos de longa duração aos clientes, tornando-os mais lucrativos também.
Infelizmente, manter o controle de todos os dados necessários para apoiar a separação FEFO usando Excel ou caneta e papel não é prático para ninguém, exceto para as empresas menores.
Logo, os benefícios da seleção de FEFO são muito mais fáceis de entender do que de alcançar, o que nos leva à nossa próxima dica.
2. Software de negócios integrado para controle de validade de produtos
E então, se a melhor solução não é o Excel, qual é? O problema com o Excel é que, primeiro, para obter qualquer coisa útil, é necessário preenchê-lo com dados completos e precisos. Em seguida, os dados devem ser manipulados por uma pessoa com conhecimento e habilidade para utilizar o Excel de forma eficaz, priorizando a integridade e a precisão novamente.
Mesmo que as pessoas fossem boas em transcrever dados de forma completa e precisa (não são), demoraria muito para incluir centenas ou milhares de itens de estoque para rastrear, e seria ainda mais difícil adicionar a variável da data de expiração.
O ponto crucial aqui é que tomar boas decisões requer que você primeiro tenha um repositório completo e preciso dos dados, e o Excel não é o suficiente. O que você precisa é um sistema de gestão online e integrada: uma solução que toque todas as partes da sua organização.
Por exemplo, este tipo de solução te avisa:
- Quando os itens expiram;
- Quantos deles existem no estoque;
- Quais outros itens são substitutos adequados;
- E assim por diante.
Quando um software une tudo, torna-se possível tomar decisões operacionais muito melhores. Alocar estoque para produção e pedidos de vendas automaticamente com base no FEFO é um exemplo.
3. Gerenciamento dos seus fornecedores
Talvez a maneira mais simples de prolongar o prazo de validade de seus ingredientes seja, antes de mais nada, receber ingredientes mais frescos de seus fornecedores.
Você pode fazer isso negociando melhores termos com eles e usando verificações de qualidade de pré-recebimento para fazer cumprir os padrões que você definiu.
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4. Vender produtos com datas curtas
Quando o prazo de validade dos produtos estiver se encerrando, tome uma decisão, como por exemplo realizar ofertas promocionais para aqueles que estiverem interessados.
Dessa forma, mesmo que a venda desses produtos traga um pouco de prejuízo, ainda será uma solução melhor do que descartá-los.
5. Analise padrões e ajuste seus hábitos de compra
Agora que você integrou o monitoramento e a medição de cada aspecto de sua operação, tem a oportunidade de fazer algumas análises.
Com o software adequado, você pode gerar relatórios sobre níveis de estoque e ver se está cometendo falhas rotineiras de produção ou compra. Se certos itens estão expirando repetidamente, é uma indicação de que você está pedindo demais.
Assim, você pode até usar o conhecimento do sistema dos níveis de estoque atuais e pedidos de vendas para ajudá-lo a tomar melhores decisões do controle de validade de produtos.
Portanto, você pode determinar a quantidade de pedido econômico e muito mais, tudo ajudando a reduzir o volume de mercadorias em seu estoque que estão se aproximando suas datas de expiração.
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Faça o controle de validade de produtos com o OTK Web
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