A Curva ABC é um método de classificação de materiais indispensável que ajuda gestores a separarem os materiais de acordo com o grau de relevância ou impacto de cada um e e neste artigo ajudaremos você a implementar este método de forma correta. Continue a leitura! 

Uma linha muito tênue separa administradores preparados de aventureiros. Isso porque muitas vezes conhecer bem o seu produto e seus clientes não são receitas para o sucesso, embora representam boa parte do caminho certo. A verdadeira gestão eficiente do fluxo de caixa geralmente é o detalhe que separa empresas destinadas a crescer das que vão à falência nos primeiros anos de operação.

Para ter um caixa responsável e inteligente, é necessário ter prazos de pagamentos alinhados com sua expectativa de receita, ou seja, receber sempre antes da saída do fluxo. 

Além disso, ter um bom relacionamento com fornecedores, ajustar prazos de pagamento com parceiros visando receber antecipadamente e sempre pagar com prazos alinhados com essa expectativa e, talvez um dos itens mais importantes desse pacote, comprar somente o necessário, empregando o menor capital possível em estoques sem afetar as entregas aos seus clientes.

Bom, como ajustar recebimentos já conversamos em diversos artigos, hoje vamos tratar da outra ponta, os gastos, há várias ferramentas para otimizar o controle de estoque e negociações com fornecedores, cabe ao empreendedor escolher a que melhor se adequa ao seu modelo de negócio.

Como reduzir o impacto do estoque no fluxo financeiro

Ter um grande volume de estoque parado por muito tempo representa dinheiro estacionado no seu almoxarifado, ou seja, o capital que poderia ser utilizado para novos maquinários ou investimentos em marketing está sendo direcionado para algo que pode gerar receita, mas não se sabe quando.

Outro ponto importante nesta análise é o risco de perda, pois muitos itens podem perder a validade ou se tornarem obsoletos com o passar do tempo, sem contar nas inúmeras possibilidades de danificação como armazenagem incorreta, incêndios ou inundações.

É claro que não pregamos aqui que se deve reduzir as compras de forma desordenada, queremos que você utilize das ferramentas disponibilizadas pelo mercado a seu favor, e para isso temos vários dispositivos como controle de giro de estoque, just-time, etc., e o recurso que abordaremos hoje é a Curva ABC do estoque.

Entendendo o que é Curva ABC e aplicando-a

Curva ABC é um método de classificação de materiais que auxilia os gestores a separarem os materiais de acordo com o grau de relevância ou impacto, mantendo uma certa proporção entre o volume armazenado e o valor dos itens, permitindo ao gestor balancear melhor as compras e armazenagem de materiais.

Talvez você já tenha visto ou trabalhado com esse controle, porém com uma nomenclatura diferente. Isso ocorre porque essa técnica também é conhecida como Teorema de Pareto, devido à origem da teoria de Vilfredo Pareto, na qual identificou em uma pesquisa sobre renda que 80% das riquezas do mundo estavam concentradas em 20% da população. 

Outro nome conhecido para o método é Sistema 80/20, nome gerado devido a pesquisa de Joseph Moses Juran, em que dizia que 80% dos problemas de qualidade são causados por 20% dos fatores.

É claro que essa fórmula não deve ser tratada como algo rígido e fixo, deve-se encontrar o caminho ideal de acordo com a organização que se deseja implementar. 

Trazendo esses dados e teorias para o mundo atual, além de analisar a questão orçamentária, deve-se estudar, também, o giro de estoque, a frequência do consumo dos itens em estoque e o risco de armazenagem, sempre atrelando à venda e prazos de entregas dos fornecedores.

Uma vez entendida todas as variáveis relevantes para a composição da curva, geralmente aplicados em valor, giro e quantidade de fornecedores, pode-se definir a estratégia a seguir, definindo o volume de armazenagem e até mesmo quais fornecedores devem participar de cada processo. Veja abaixo um exemplo de tal análise:

O termo ABC consiste em classificar os itens em 3 faixas:

• Classe A: 20% dos itens representam 70% do valor do estoque;
• Classe B: 30% dos itens representam 20% do valor do estoque;
• Classe C: 50% dos itens representam 10% do valor do estoque.

Conforme mencionado, esses percentuais podem ser ajustados para se enquadrarem de acordo com o seu negócio e modelo de gestão, o importante é conhecer a técnica e utilizar o que há de melhor nela para a sua realidade. 

Para se chegar à essa conclusão de classificação é necessário analisar diversos fatores como o capital a ser empregado, a frequência de utilização (a qual deve estar ligada ao volume e expectativa de vendas e a exposição ao risco como a concentração de poucos fornecedores do segmento), curta validade das mercadorias e a concentração de itens de alto custo.

Uma vez finalizada essas pesquisas, basta identificar e classificar os itens, conforme mencionamos abaixo:

• CLASSE A é o grupo de itens mais importantes a serem trabalhados e administrados, pois representam o maior esforço financeiro. Aqui temos poucos itens com uma forte concentração de capital.
• A CLASSE B é o grupo intermediário, com itens de média concentração de capital, logo com um volume maior de itens, se comparado com itens classe A.
• A CLASSE C é o grupo de itens menos importantes em termos de movimentação. Esses itens geralmente requerem menos capital investido, porém, seus custos de armazenagem tendem a ser maiores, devido ao volume de itens.

 Gráfico de Pareto

Note na imagem acima, um exemplo do Gráfico de Curva ABC (Pareto), os primeiros itens representam o grupo A, de maior valor, logo o grupo que devemos ser mais criteriosos no controle, pois envolvem mais riscos de provocarem problemas de fluxo de caixa, perdas de grande valor, etc.

Já o último grupo do gráfico, representam itens que não devem consumir horas no seu controle, pois se tratam de produtos de baixo custo, porém, terão um volume maior em quantidade, provocando mais demanda de armazenagem que os demais. 

Com essa análise, os gestores podem balancear o controle e compra dos itens, sabendo exatamente quais itens geram maiores lucros, os de baixa rotatividade, dentre outros controles relevantes.

Como começar o controle de Curva ABC

O mundo ideal para as empresas seria ter este controle em um sistema de gestão de compras e estoque de materiais, pois dessa forma, fórmulas e regras já estariam definidas. Entretanto, caso sua empresa ainda não tenha tal controle, podemos orientá-los para fazer isso no Excel mesmo:

1. Definição de período da apuração. Lembrando que deve ser definido de acordo com a sua demanda, seja ela mensal, semestral ou anual.
2. Crie uma planilha no Excel, com os dados que serão analisados, como por exemplo: código e descrição do produto, quantidade movimentada, valor unitário, valor total, percentual de participação do item e percentual acumulado.
3. Tendo todos os dados ordene as colunas de forma decrescente pela coluna de percentual individual dos dados.
4. Feito isso, crie uma outra coluna com o percentual acumulado, some as primeiras linhas de porcentagem até chegar a 70% (ou próximo desse número). O ideal é que a soma representa cerca de 20% dos produtos listados, ou seja pelo menos a sua meta de ajuste, e faz parte da Classe A da classificação ABC.
5. Repita o passo acima, fazendo com que a classificação B some 20% e a classe C os outros 10% restantes.

 Fazendo todos os passos corretamente chegaremos ao resultado da planilha abaixo:

Porque implementar o controle de Curva ABC

1. Estoque de acordo com a sua demanda

O Controle de Curva ABC permite ao gestor acompanhar mais de perto as movimentações de materiais, promovendo a leitura exata dos itens mais movimentados, das famílias de materiais mais lucrativas para a empresa e, um acompanhamento mais assertivo do giro de estoque e as principais variáveis de controle financeiro do estoque.

A Curva fornece recursos para os analistas do estoque definirem quais itens precisam de atenção especial, tanto na estocagem quanto na comparação de resultados por fornecedores.

2. Melhoria nos processos de compras

Melhorando a armazenagem automaticamente o mesmo ocorrerá com as rotinas de compras, pois elas serão mais assertivas, adquirindo somente o necessário, respeitando saldos de estoque, demanda e prazo de entrega de todos os fornecedores.

Uma vez tendo definido os prazos e quantidades a serem compradas de cada família de produtos, de forma ordenada e inteligente, entra a análise da equipe de compras, utilizando a relação dos itens A, B e C também na seleção dos fornecedores, na quantidade de cotações por processo de compras e no ponto de compra de cada item.

3. Promoções e campanhas de marketing certeiras

Quem falou que esses controles melhoram apenas na redução de gastos? Lembre-se, o seu cliente também fará uso dessa ferramenta. Porque não utilizar os resultados dessas análises para definir campanhas de marketing, promoções pontuais e atingir mais clientes consumidores dos itens de classificação A e B?

4. Saúde financeira e fluxo de caixa perfeito

Talvez a área financeira seja uma das que obterão maiores ganhos com esse sistema e metodologia.

Com uma análise bem apurada e alinhada com a estratégia global da empresa, esses controles permitirão que os gestores alinhem a expectativa financeira com a logística, ajustando a compra de itens A,B e C de acordo com o fluxo de caixa, reduzindo a armazenagem em excesso de itens de alto valor, e, tudo isso alinhado com as demandas de vendas da empresa.

5. Melhorias na comunicação interna

Com uma ferramenta compartilhada entre vários setores, a tendência é uma maior integração entre a equipes de sua empresa. Em um ambiente em que o gestor do estoque sinaliza quais são as suas prioridades, a equipe de compras sabe exatamente quais os itens críticos alinhados com as expectativas dos vendedores, tudo caminha em conjunto e todos sabem exatamente qual a expectativa de cada setor.

6. Logística otimizada

Com esse controle é possível criar processos mais adequados, analisando caso a caso, de acordo com a demanda de cada família de produtos. Quando considerados os dados da Curva ABC, os processos de expedição de materiais são otimizados.

OTK Web e a curva ABC

É claro que soluções inteligentes como sistemas de gestão com tais dados, encurtarão o tempo de apuração dos dados, permitindo ao gestor se dedicar somente no que interessa, na visão estratégica do negócio.

A solução de compras e estoque da OTK entrega esses resultados em tempo real, permitindo ajustes, alterações de estratégia e o aumento da produtividade com aumento de controles, recentemente lançado no sistema, esse controle permite às equipes alinhar o planejamento de orçamentário (budget) com a família de produtos mais consumidos, dando total controle e mapeamento de processos.

Entre para o grupo de clientes da OTK e melhore a gestão de suprimentos de sua empresa.

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