Você sabia que existe o dia da Nota Fiscal? É isso mesmo! O dia 10 de novembro representa uma conquista importante para um dos documentos mais utilizados na atualidade. Pensando nisso, separamos neste artigo as principais dúvidas sobre ela.

Apesar de fazer parte do dia a dia dos brasileiros, muitos não sabem os conceitos por trás e a correta aplicabilidade da nota fiscal. E não há nada de errado com isso. Com tantos termos, legislações e tipos de faturamento fica fácil de se confundir.

A nota fiscal é um comprovante de que sua empresa realizou uma operação comercial. Para cada natureza de operação existe um tipo de nota diferente a ser utilizada, como por exemplo para a venda de produtos se utiliza a NF-e: Nota fiscal Eletrônica ou a NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, que é utilizada para registrar a prestação de serviços.

A NF-e originou-se da união de dois órgãos: o ENCAT –  Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários e a RFB – Receita Federal do Brasil. Ela é o documento pioneiro, o primeiro de todos os outros documentos fiscais eletrônicos. Seu projeto nasceu há  mais de 10 anos e hoje temos melhorias periódicas que visam cada vez mais otimizar a emissão notas no Brasil. Já a NFS-e foi introduzida pela Receita Federal do Brasil junto a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF). Sua utilização oficializa a prestação de serviços nas prefeituras dos municípios.

Com o advento da nota digital diminuiu-se a burocracia e muitos processos tributários foram modernizados. Atualmente já foram mais de 22,221 bilhões NF-e  emitidas por meio de 1,683 milhões de emissores. Sem dúvida, as notas fiscais são fundamentais nos negócios.

Pensando nisso, separamos este conteúdo com as respostas das 8 maiores questões sobre o documento.

1. O que é a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica ou simplesmente NF-e é um documento fiscal emitido digitalmente, que serve para registrar as operações tributárias dos estabelecimentos no intuito de oficializar uma operação de venda de mercadorias ou a prestação de serviços, efetuadas entre as partes. Além disso, as notas autorizadas através da SEFAZ ficam disponíveis na internet, no site da Receita Federal, permitindo a sua consulta a qualquer hora e de qualquer lugar através de uma chave de acesso única, que é gerada no ato da aprovação. Por se tratar de um arquivo digital, a nota pode ser emitida e armazenada por um mecanismo eletrônico, tendo sua validade jurídica assegurada pela assinatura digital do remetente e da recepção pelo Fisco.

No entanto, é importante ressaltar que a NF-e não substitui todos os tipos de faturamento previstos na legislação, como é o caso do Cupom Fiscal ou da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e que dizem respeito a operações específicas à sua utilização. Por enquanto, ela substitui apenas as notas de modelo do tipo 1/1A, nas modalidades em que esses documentos se enquadram.

O uso de papel é dispensado com a utilização da nota digital, custos com espaço para armazenamento e até mesmo gastos com impressora são eliminados. Ela também é muito mais segura, visto que é assinada digitalmente, impedindo que as notas sejam modificadas.

2. Quem é obrigado a emitir NF-e?

É necessário saber antes que, a obrigatoriedade de utilização da nota fiscal eletrônica não está relacionada ao fato de se possuir um CNPJ ou a de se enquadrar em um segmento específico do mercado. Também não está relacionada ao porte da empresa, mas sim às operações e prestações que a empresa realiza. 

A implantação da NF-e conduzida pela Secretaria da Fazenda prevê a obrigatoriedade de utilização por determinados setores, sob pena de multas em casos de descumprimento dos prazos estabelecidos. Clique aqui para ler nosso post sobre a obrigatoriedade da NF-e.

3. Qual leiaute da NF-e está em vigor?

Atualmente em sua versão, nomeada de quarta geração, ou simplesmente Leiaute 4.0 contém diversas mudanças em relação aos leiautes anteriores, garantindo ainda mais segurança nas operações realizadas. 

Separamos neste artigo as principais modificações que envolvem o último leiaute.

4. O que é Certificado Digital?

O certificado digital garante a validade jurídica da nota fiscal eletrônica. Todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica devem possuí-lo, pois ele funciona como uma confirmação de identidade na internet que permite a verificação de uma pessoa/empresa nas transações realizadas nos sistemas computacionais.

É um sistema de identificação e autenticação. Confira aqui o post no nosso blog sobre como funciona e como obter o Certificado Digital.

5. O que é DANFE?

DANFE é a palavra representada por Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento, que pode ser impresso, serve como um instrumento auxiliar para a consulta de dados da NF-e e para acompanhar o trânsito das mercadorias, pois é um espelho simplificada da Nota Fiscal.

O DANFE não substitui uma NF-e. Sua função é apenas protocolar a autenticidade do documento, pois ele contém uma chave de acesso que permite ao contribuinte uma consulta na internet para a verificação da efetiva existência / legalidade da nota relacionada.

6. Quais as vantagens da NF-e para quem emite?

Primeiramente, a utilização das notas eletrônicas profissionaliza o seu negócio e isso ajuda a aumentar a credibilidade da empresa no mercado, facilitando o fechamento de futuros negócios. Além disso, sua empresa atende as exigências impostas pelo governo.

Existem outras diversas vantagens da Nota Fiscal Eletrônica em relação a antiga Nota Fiscal em papel. Confira abaixo algumas delas:

• Redução de custos com aquisição de papel, tintas e impressoras, uma vez que é emitido digitalmente;

• Redução de custos com armazenamento. Esse ponto abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística necessária para sua manutenção;

• A NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando rastreabilidade e intercâmbio das informações  e;

• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

7. Quais as vantagens da NF-e para os destinatários (compradores)?

As notas fiscais possuem propósitos importantes tanto para o remetente quanto para o destinatário. Para quem emite é uma maneira de registrar o faturamento, notificando o comprador. Para o destinatário, refletem nos custos de maneira organizada e discriminada. Também são importantes para a manutenção de registros, nos dois lados dos negócios. Outras vantagens para os compradores:

• Eliminação de digitação de notas fiscais no recebimento de mercadorias, pois o sistema extrai as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso otimiza o tempo de mão de obra para efetuar e entrada  dos itens, bem como a redução de possíveis erros de transcrição de informações;

• Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões e;

• Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.

8. O que é a NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou NFS-e é um documento de existência apenas digital que atende ao atual modelo de registro de operações de prestação de serviços implantada por legislação em diversos municípios brasileiros. Por se tratar de um arquivo digital, também é gerado e armazenado no computador e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.

O modelo substitui a necessidade de emissão das tradicionais notas fiscais impressas e, é de total responsabilidade dos prestadores de serviços sujeitos ao Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN). Leia mais nesse artigo sobre a NFS-e.

Conclusão

A nota fiscal é um documento comercial crítico e abrange muitas situações diferentes, mas o processo de faturamento não precisa ser complexo. Para a emitir notas fiscais basicamente a empresa terá que usar o certificado digital com um sistema emissor.

A funcionalidade de emissão de NF-e faz parte do Software de Gestão de Vendas e Faturamento no OTK ERP. A solução pode ser adquirida individualmente ou integrada aos demais módulos do sistema. Assim, mesmo que atualmente sua empresa utilize somente o software para emissão de NF-e, você garante que ela já esteja preparada para atender futuras demandas que surgirem com o crescimento do seu negócio. 

A OTK Sistemas oferece à seus clientes um sistema completo, contando com soluções para a gestão de documentos fiscais com várias opções de modelos que atendem desde de prestadoras até distribuidoras tudo isso para atender as necessidades específicas dos negócios. Um software de faturamento robusto inclui vários tipos de faturamento, o que facilita a gestão das principais entradas e saídas financeiras da empresa. Considere quais são as necessidades de faturamento do seu negócio e encontre a solução que funciona melhor para ele.

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