Está com dificuldades para fazer seu controle de contas a pagar e receber? Então leia nosso artigo e aprenda dicas fáceis de serem aplicadas!

Toda empresa trabalha basicamente com dois fluxos financeiros: o de receitas e o de despesas. Podemos ainda dividi-los em dois processos, sendo eles o de contas a receber, responsável pelo montante que entra no caixa e o de contas a pagar, responsável pelo dinheiro que sai. Esses dois conceitos são essenciais para qualquer empresário ou profissional que lida diretamente com finanças.

Em termos práticos as contas a pagar dizem respeito às obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores. Já as contas a receber, aos valores previstos por clientes que ainda não pagaram pelos bens, produtos ou serviços adquiridos.

Neste sentido, a receita que entra é, obviamente, o que mantém as atividades da organização permitindo com que ela funcione. No entanto, uma vez que o dinheiro está em caixa, é preciso haver métodos para controlar também as despesas e manter os custos mínimos e o mais gerenciáveis possível.

Além de representar sucesso nos negócios, a boa saúde financeira da empresa é um requisito básico para se manter bem aos olhos do mercado. Não ter o controle de contas a pagar e receber pode significar um grande perigo para o negócio. E quando o assunto envolve o dinheiro da empresa é fundamental poder prever quais são os obstáculos que estão por vir para evitar dores de cabeça e até mesmo prejuízos.

Para te ajudar separamos neste artigo sete dicas práticas para qualificar o controle financeiro da sua empresa.

Dicas para melhorar o controle de contas a pagar e receber

1. Tenha processos e fluxos estabelecidos

É vital para um setor ou departamento financeiro implementar processos para registrar, monitorar e controlar os lançamentos a pagar e a receber. 

Uma gestão financeira eficaz requer a implantação de processos gerenciáveis e de controles para fornecer informações precisas sobre o negócio. Esses controles são importantes, tanto para calcular o capital de giro quanto para programar pagamentos, recebimentos e também para reduzir impostos. Por esses motivos, o passo inicial que deve ser dado para um bom controle financeiro é o de definir como serão agrupados os lançamentos que acontecem no caixa, a fim de se ter sempre registros classificados e coerentes aos seus processos. Só assim, será possível detalhar toda a movimentação financeira.

Começar a fazer esse controle não é difícil, basta iniciar com a categorização das entradas e das saídas, fazendo com que se identifiquem as receitas e as despesas do negócio. Você pode organizar os débitos e os créditos da sua companhia através de:

• Plano de Centro de Custos: O plano de centro de custo representa uma divisão da empresa ou organização que se queira administrar. Em muitos casos a segmentação dos centros de custos se dá em departamentos, mas também essa divisão pode ter uma abordagem baseada em unidades de negócios, projetos ou filiais. Confira neste artigo, o que é um centro de custo e sua importância.

• Plano de Contas: O plano de contas é um modelo estrutural de agrupamentos das contas da empresa, com o objetivo de classificar e estabelecer um padrão que identifica suas entradas e as saídas para análise de lançamentos.

2. Controle tudo o que deve ser pago e recebido

Em segundo lugar, você deve manter um registro das contas do seu negócio, assim será possível identificar todas as obrigações para um determinado período, e então você saberá exatamente quanto tem para pagar e o que tem a receber naquele momento. Com esse controle será possível saber o quanto se gasta e o quanto se lucra.

É importante registrar todas as transações que envolvem valores no departamento financeiro, uma vez que isso ajudará a manter um fluxo de caixa consistente e evitar qualquer tipo de contratempo, como pagar demais seus fornecedores ou não receber o pagamento de seus compradores.

Tantos os que são responsáveis pelos recebimentos, quanto os que são responsáveis pelos pagamentos devem consultar-se sobre vendas e compras que afetam o negócio. Pois, se houver um aumento na demanda, o departamento de recebíveis pode se comunicar com as contas a pagar para solicitar mais itens. Da mesma forma, em tempos difíceis, as contas a pagar podem reduzir as compras de fornecedores até que as vendas melhorem.

Portanto para se ter um controle criterioso e disciplinado é necessário implantar rotinas, para garantir que tudo o que esteja acontecendo seja registrado, e desta forma esses registros servirão de aporte para gerar informações que possibilitem o gestor enxergar se o planejamento realizado está em acordo com os  resultados que estão sendo alcançados.

3. Faça um planejamento financeiro

Nas operações do dia a dia a atividade financeira da empresa é fundamental, e ter um planejamento – independente do tamanho do negócio – é prática indispensável para uma trajetória de sucesso, assim como para quem deseja ver sua empresa crescer e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. O que acontece muitas vezes, no entanto, é que os gestores deixam de lado essa etapa essencial, e que por fim, acabam se deparando com uma série de problemas.

Fazer um planejamento de finanças é o mesmo que possibilitar uma visão a longo prazo para equilibrar melhor as contas e evitar que o caixa fique comprometido com pagamentos que antecedem os recebimentos. Com um bom planejamento você pode tomar ações como negociar prazos para pagamento de fornecedores já estimando os recebimentos.

O planejamento tem por objetivo a conquista das metas que sua empresa deseja alcançar no futuro. Normalmente nele irá ocorrer a priorização do que é estratégico para sua empresa e é um bom começo para que se defina o quanto cada “conta” vai representar no orçamento.

A partir destas atribuições de estimativas você conseguirá alinhar o planejamento financeiro do negócio aos objetivos planejados a serem alcançados pela organização com um todo, a partir daí, seguir em um direcionamento que possa, efetivamente, elevar os ganhos de sua empresa e fazê-la crescer frente ao mercado.

4. Realize conferências diárias

Existem algumas rotinas que precisam ser realizados diariamente para que a empresa tenha certeza sobre o andamento do financeiro e a conferência de valores é uma delas. Acompanhar a movimentação dos valores permite que a empresa saiba exatamente como estão os  seus números.

Veja algumas das conferências que devem ser realizadas diariamente:

• Conferência bancária: Esse controle se baseia em conferir como andam as transações da conta bancária da empresa, analisando tudo que se tem de crédito e débito. Por meio da conciliação bancária é possível acompanhar como anda a liquidação de compromissos da empresa.

• Fluxo de caixa: Possuir uma análise detalhada da movimentação do que acontece em caixa é uma obrigação para o gestor do negócio. Acompanhando tudo o que entra e tudo o que sai é possível entender as variáveis que cercam a venda de produtos, capital de giro e compra de fornecedores que são exemplos de eventos que estarão presentes nessa conferência.

Sem isso, efetuar um planejamento estratégico baseado em oportunidades é uma tarefa quase impossível porque o empreendimento não tem uma noção real sobre seus gastos e investimentos.

Quer saber mais sobre o assunto? Confira também esses artigos:
? Sistema ERP: Quando e Porque Implantar um Sistema Integrado de Gestão
? Os 10 Motivos para Pequenas Empresas Investirem no Sistema ERP

5. Construa relatórios

Como empresa, você precisa da confiabilidade dos dados financeiros para obter uma melhor compreensão do seu status do presente e do futuro. É preciso uma abordagem proativa em relação ao gerenciamento das finanças da sua empresa e os relatórios financeiros ajudam nessa tarefa. Através dos relatórios é possível tomar ações a longo prazo por meio de demonstrações financeiras de curto prazo. 

Um relatório de finanças robusto comunica informações financeiras cruciais que cobrem um período especificado por meio de demonstrativos financeiros por período. Os relatórios são ferramentas poderosas que você pode aplicar para aumentar o desempenho interno dos negócios. Um relatório financeiro orientado por dados também é um meio eficaz de permanecer atualizado com qualquer progresso significativo ou mudanças no status de suas finanças, e ajudá-lo a medir seus resultados, fluxo de caixa e posição financeira.

Utilizando corretamente, os relatórios de vencimento de contas a pagar e receber da sua empresa podem oferecer uma visão valiosa. São soluções extremamente úteis para gerenciar o fluxo de caixa. Relatórios financeiros que você possa ter visões diárias, semanais, mensais e anuais ajudarão na gestão e no planejamento estratégico.

Veja alguns exemplos de relatórios:

Demonstrativo de resultados: indica a receita que uma empresa ganhou durante um determinado período de tempo e mostra a sua lucratividade. 

Demonstrativo do fluxo de caixa: detalha os fluxos de caixa de uma empresa durante determinados períodos de tempo e indica se uma empresa fez ou perdeu dinheiro durante esse período.

6. Utilize um software de Gestão

Um software de gestão é responsável por unificar todos dos processos de uma empresa, incluindo as vendas, o controle de estoque, e as atividades financeiras e a gestão de projetos. No módulo financeiro do sistema de gestão é possível realizar análise em tempo real ou acessar relatórios gerenciais dos resultados atuais da empresa.

O sistema de gestão permite ainda o gerenciamento dos pagamentos e recebimento de forma muito mais dinâmica e automatizada. Além disso, é possível controlar os registros das informações dos clientes e o acompanhamento das movimentações através de extratos. O sistema de gestão irá sem dúvida otimizar todo o processo e torná-lo ainda mais confiável.

Além disso, com a utilização de um sistema informatizado, erros de digitação e retrabalhos acabam sendo reduzidos ou mesmo eliminados, o que em contrapartida, reduz os custos e aumenta a produtividade. 

Você ainda faz o controle financeiro de forma manual na sua empresa? Então você ainda não conhece o OTK Web.

7. Automatize a gestão financeira

Com o avanço da tecnologia é impossível pensar em um controle financeiro que seja realizado em cadernetas, planilhas ou qualquer forma escrita. No mercado existem diversas ferramentas simples e disponíveis para auxiliar gestores financeiros no acompanhamento das finança corporativas.

Rastrear as contas a pagar e receber diariamente pode ser uma tarefa complicada para a maioria das empresas.

Veja alguns exemplos de automações:

Conciliador de boletos: Uma das conferências diárias que o gestor precisa fazer é o acompanhamento dos recebíveis de boletos. Um sistema de conciliar os recebimentos de boletos serve para realizar toda essa conferência automaticamente, conseguindo obter resultados confiáveis do banco e com isso reduzindo o aparecimento de erros em valores de juros, multa e descontos concedidos. 

Serviço de mensagens: Um sistema informatizado pode ainda enviar as cobranças de forma automática através do cadastro de clientes e seus respectivos e-mails, e cotações para de produtos para seus principais fornecedores.

Conclusão

Nesse artigo foi mencionado que um controle financeiro eficaz requer boas ferramentas e um conjunto de boas práticas aplicadas no dia-a-dia do negócio. As boas práticas aliadas a uma ferramenta eficiente como um software ERP que possua o módulo de controle financeiro integrado aos demais processos que acontecem na companhia é essencial para o sucesso no gerenciamento das finanças de uma organização.

A partir da convergência dos dados em seu background, um software de gestão empresarial poderá exibir ao gestor do negócio uma visão ampla sobre a situação do seu negócio, as quantias que podem ser utilizadas, os clientes que estão em débito, e aqueles que devem ser beneficiados pela boa prática de pagamento. 

Essas dicas revelam-se muito benéficas para os dois processos dentro de cada empresa, seja ela grande, média, ou pequena. O balanceamento entre as receitas e as despesas em qualquer empresa pode ser complicado e precisa ser cuidadosamente analisado e planejado.

Seguindo essas dicas simples, todas as empresas podem gerenciar facilmente as suas finanças e acompanhar todas as etapas do processo melhorando o seu fluxo de caixa, economizando uma quantia considerável de dinheiro e tempo, além de construir excelentes relacionamentos com seus clientes e fornecedores.

Gostou do conteúdo? Então não deixe passar a oportunidade de entrar em contato com nossa equipe para tirar suas dúvidas e também testar nosso software de controle de estoque, o OTK Web. 

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