Cases de fracassos ou dificuldades na implantação de um Sistema ERP são mais comuns do que você imagina. Mas o que leva a esses insucessos? Nesse artigo vamos conhecer os 5 maiores erros nesse tipo de projeto e como evitá-los.

A implantação de um sistema ERP é um projeto complexo, que envolve muitos detalhes, áreas e pessoas. Mesmo para empresas grandes, que possuem profissionais experientes na implantação de softwares, ou que para aquelas que já passaram por experiências anteriores com um ERP, nunca é uma tarefa fácil. Não é verdade?!

E para quem está implantado o sistema pela primeira vez? O desafio é dez vezes maior. E por isso que são muitas as empresas que mesmo após ter escolhido um sistema ERP compatível com as suas necessidades, acabam fracassando no momento da implementação do projeto.

Por que algumas empresas obtêm sucesso e outras passam dificuldades na implantação de um Sistema ERP?

Porque ao contrário do que muitos pensam o maior desafio e as maiores dificuldades não estão relacionados às barreiras técnicas, que são as limitações técnicas e a complexidade do funcionamento de um ERP.

Os principais erros estão relacionados a forma como o projeto é tratado, se apenas como uma nova solução tecnológica ou como uma projeto que envolve a mudança da cultura organizacional da empresa.

Porém, apesar de parecer muito complicado, ter sucesso na implantação de um sistema de gestão para sua pequena empresa, está ao seu alcance mesmo que você não tenha tido experiências anteriores com esse tipo de projeto. E nesse artigo vamos explicar como evitar os principais erros em projetos de implantação de ERPs. Confira!

Erro 1: Tratar a implantação de um sistema ERP como se fosse um projeto de compra de uma máquina

O principal erro e causa comum do insucesso e dificuldades na implantação de um Sistema ERP é o conceito errado dado ao projeto. Nesses casos, o ERP é visto como se fosse um projeto de compra de uma máquina para processar dados. É tratado como um projeto de TI, projeto de mudança de tecnologia, ou projeto de informatização. O ERP é visto como uma solução pronta para informatizar todos os processos.

E porque isso não funciona?

Pense comigo, os principais objetivos na compra de uma nova máquina são:

– Substituir o processo manual para processo mecanizado;
– Eliminar os erros cometidos no processo manual;
– Melhorar a qualidade dos produtos fabricados;
– Aumentar a produtividade pela mecanização do processo;
– Reduzir mão de obra empregada e consequentemente reduzir os custos;

Como você pode notar na lista acima, não existe um objetivo ligado à melhoria de processos. Porque uma máquina em si já é fabricada com o objetivo específico de executar tarefas. Comprar uma máquina significa comprar uma solução pronta para execução dos processos desejados.

Já o sistema ERP não é uma solução pronta para executar todos os processos. Não é como uma máquina, que basta instalar e sair operando.

Mas as consequências desse erro não param por aqui…

Devido a esta visão errada,  em muitas implantações há pouca participação ou até nenhuma participação dos dirigentes da empresa. O analista de implantação do sistema é visto como um instalador que liga a máquina, põe em funcionamento e no final passa as instruções de uso.

Infelizmente, esses fatos acontecem com muita frequência, e são uma das principais causas do insucesso na implantação do sistema.

Você também pode se interessar por:
👉🏻 Implantação de um Sistema ERP: Quando e Porque Implantar [Infográfico]

Erro 2: Não incorporar as mudanças nos processos que o uso de um ERP demanda

Nas pequenas empresas o mapeamento do processo está na cabeça do dono da empresa e em muitos casos, o proprietário da empresa participa ativamente do processo produtivo e administrativo.

Assim, mesmo que o processo seja alterado, sem seguir uma sequência habitual, há quem fiscalize e faça alertas para tomar providência para não esquecer de realizar todos os procedimentos.

Quando os processos são informais não existe propriamente uma estrutura funcional. Os processos nem sempre seguem linearmente. O processo existe, mesmo que seja informalmente, mas não tem uma estrutura funcional determinada.

As etapas podem ser abreviadas e alteradas por meio de conversas informais. As exceções e alterações no processo, podem ser executadas sem maiores transtornos.

E por que mudar isso é importante quando se usa um ERP?

Um sistema ERP não tem toda esta flexibilidade. Num sistema ERP os processos precisam ser padronizados e tudo precisa estar previsto para ter um tratamento. Não pode haver exceções, e se houver precisam estar previstas. Por isso, a implantação de um ERP requer que haja mudança na estrutura organizacional e na estrutura funcional da empresa.

Isto envolve mudanças no comportamento das pessoas e constitui uma principais dificuldades na implantação de um sistema ERP.

A adoção de um ERP não pode ser tratada como substituição de um processo manual por um processo informatizado. O software não é uma nova máquina que vai realizar as mesmas tarefas em menos tempo e aumentar a produção automaticamente.

Assim, sem a adaptação da estrutura funcional da empresa, o projeto do ERP emperra ao se deparar com necessidades de mudanças em processos manuais. E por isso causa o fracasso da implantação.

Erro 3: Enxergar a escolha do ERP como a compra de uma nova tecnologia de informática

A primeira consequência desta visão errada é que a responsabilidade da seleção e implantação do sistema é delegada ao gerente ou supervisor da área de tecnologia da informação ou informática da empresa. Estes profissionais nem sempre tem visão do negócio como um todo e nem a visão estratégica de longo prazo.

Unindo à mesma visão do dono da empresa, o processo de compra do ERP será pautado para informatizar os processos atuais com menor custo de aquisição do sistema, para reduzir a mão de obra e reduzir os custos.

Assim, tratar a escolha do sistema ERP e da empresa fornecedora como se fosse qualquer outro item ou serviço da área de TI é um grande erro e também uma das causas ao insucesso no projeto de implantação do ERP.

Erro 4: Não envolver os colaboradores e comunicar a mudança como um simples “projeto de informática”

A consequência desta visão é que as etapas e cronogramas do projeto de implantação de um ERP irão considerar apenas mudança dos processos informais para processos padronizados.

Os funcionários são comunicados que haverá uma implantação do sistema já na fase inicial do projeto. Não há envolvimento, uma participação ativa daqueles que serão os usuários do sistema no processo de implantação.

E como isso pode prejudicar o seu projeto de ERP?

Por ser tratado apenas como um projeto de informática, cria-se a falsa ideia de que basta um treinamento operacional para que os usuários se adequem ao sistema. Os colaboradores são treinados para executar as mesmas tarefas usando uma ferramenta diferente.

E como toda mudança traz certas desconfianças e dificuldades, é comum que os colaboradores passem a achar que o sistema é de difícil operação, pouco amigável, etc. E inclusive, por conta desses motivos, não é raro até um certo boicote ao novo sistema.

Esse tratamento errado do projeto e a falta de aderência do sistema entre a equipe é mais uma das causas do fracasso ou demora na implantação do ERP.

Além disso, a demora na implantação pode ocasionar significativo aumento dos custos, que podem até inviabilizar o prosseguimento e conclusão do projeto de ERP.

Erro 5: Treinar os usuários para operar máquinas invés de capacitá-los para explorar os recursos do sistema

Na compra de um equipamento, basta treinar o mesmo operador da máquina antiga para operar a nova máquina. Não há nenhuma preocupação no sentido de capacitar o operador, para agregar novos conhecimentos e habilidades a ele. O operador é apenas uma peça dentro do processo produtivo.

Como o operador não sabe utilizar ou não foi estimulado a explorar novas funcionalidades existentes na nova máquina, irá simplesmente continuar fazendo da mesma maneira, as mesmas operações. Isto acontece, mesmo que a nova máquina possibilite eliminar processos ou reduzir processos e obter uma produtividade bem maior.

É como comprar um veículo com recurso de navegação multimídia e o motorista continuar usando um mapa de rua para chegar no local desejado. Não há dúvida que o veículo novo executará a tarefa de transportar o motorista até o destino. Mas, se o mesmo usasse o recurso de navegação provavelmente faria outro trajeto mais curto, mais rápido, com economia de combustível e tempo.

E qual a relação disso com um ERP?

É o que acontece muitas vezes com um sistema ERP. Compra-se um software com muitas funcionalidades, que incorporam vários recursos inovadores de técnicas administrativas que acabam sendo pouco utilizados.

A razão disso, está na visão errada dos gestores e porque simplesmente ignoram as pessoas que irão utilizar o sistema, não fornecendo à elas a capacitação adequada para fazer uso pleno de todos os recursos que a nova ferramenta possui.

A implantação de um sistema ERP é um projeto de mudança cultural

Como vimos nesse artigo, a implantação de um sistema ERP não pode ser considerada como um projeto de compra de uma nova tecnologia, porque provoca mudanças nos relacionamentos e nas responsabilidades das pessoas e departamentos envolvidos.

Por isso, é uma mudança organizacional e cultural, porque provoca mudanças comportamentais nas relações entre pessoas e departamentos.

É este o ponto mais sensível da implantação do sistema ERP: mudanças comportamentais das pessoas. Mudanças comportamentais das pessoas significa mudança de hábitos. E no âmbito corporativo a questão é mais delicada: implica na mudança cultural da empresa.

Mas como aplicar isso na sua empresa sem fracassar?

Sabemos que promover mudanças de hábitos e culturais são as tarefas mais difíceis de realizar em qualquer ambiente, muito mais ainda dentro das empresas. Qualquer mudança comportamental não é algo que simplesmente se impõe através de uma nova norma.

Requer um plano de ação bem orquestrado que deve vir de dentro para fora.

A mudança comportamental deve partir da diretoria central, tendo como primeiro passo o envolvimento ativo na implantação do sistema. Isto muitas vezes é o maior entrave da implantação: mudança da mentalidade, mudança da visão e mudança comportamental da direção da empresa.

Assim, o que gera as dificuldades na implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas é o não engajamento de todas as pessoas no projeto.

Sem o envolvimento de todas as pessoas no projeto, sem mudanças comportamentais, não há comprometimento necessário para superar os entraves. Ou seja, o maior dos erros é não entender que o ERP é muito além de um nova tecnologia, mas sim um projeto de mudança organizacional e cultural de toda a empresa.

Então, o que você está esperando?

Agora, que você já sabe como evitar todos os erros em um projeto de implantação de um sistema ERP, aproveite para solicitar uma demonstração do OTK Web, que é uma solução completa e online para PMEs. Conheça todos os recursos e agende uma demonstração agora!

Gostou do conteúdo? Então não deixe passar a oportunidade de entrar em contato com nossa equipe para tirar suas dúvidas e também testar nosso software de controle de estoque, o OTK Web. 

Compartilhe esse conteúdo: