Confira as melhores estratégias para organizar o controle financeiro da sua empresa neste tempo de crise. Leia e aplique já!

Em tempo de crise, a Covid-19 está gerando um embate significativo na maioria das organizações pelo mundo: picos de desemprego, quarentena obrigatória, negócios não essenciais obrigados a fechar e um mercado de ações instável — apesar dos governos procurarem resolver a instabilidade econômica.

O mundo como o conhecemos mudou, e isso significa que todos teremos que navegar juntos nesse território desconhecido. Podem ser tempos difíceis, mas, como a história nos mostrou, as recessões sempre terminam e, quando terminam, segue-se um período de recuperação econômica.

Por isso, estamos prontos para mostrar caminhos e dicas para que esse impacto financeiro não prejudique sua gestão financeira —, como a grande parte de gestores que não estão preparados.

Continue lendo nosso artigo para saber como lidar em tempo de crise da melhor maneira possível. Confira!

Redução de custos

Em grande parte da vida deixamos que os momentos difíceis cheguem para que tomemos providência e mudemos nosso rumo. Pensando nisso, separamos uma ótima estratégia para implantar em sua empresa, para que você possa reduzir despesas e se preparar para uma retomada mais significativa.

As operações que são executadas manualmente e de maneira desorganizada não são de todo eficazes, tanto em relação ao número de colaboradores e tempo necessário quanto a chance de ocorrência de falhas.

A padronização e automação dos processos de negócios permitem que a empresa realize sua atividade nas melhores condições, aumentando a produtividade, reduzindo o tempo de integração de novos funcionários e oferecendo aos gerentes uma situação mais clara nos negócios. Se você implementar o sistema ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial):

• você pode importar listas de inúmeros clientes ou produtos, bem como listas de descontos e preços de arquivos externos com o mínimo esforço;
• você gera outros documentos, como notas de entrega de pedidos, faturas de notas de entrega, etc. e os detalhes são automaticamente transferidos de um documento para outro;
• você pode definir políticas comerciais facilmente por parceiros ou grupos de produtos e, ao criar documentos, as condições e os preços do pagamento serão calculados automaticamente de acordo com suas configurações.

Veja mais maneiras de redução de custos neste artigo aqui.

Acordo com fornecedores

O Covid-19 pode afetar sua empresa de maneiras diferentes. Sua própria produção pode ser afetada por decretos de paralisações governamentais ou por um número cada vez menor de funcionários que estão a trabalhar.

Como alternativa, seus fornecedores podem interromper as remessas, deixando você incapaz de negociar seus produtos. Qualquer que seja o impacto da pandemia, as dicas a seguir ajudarão você a gerenciar a situação em tempo de crise.

1. Momento

Qualquer acordo para estender o tempo deve ser cuidadosamente pensado e redigido.

2. Termos de pagamento:

As regras normais para o seu comércio ou setor podem precisar ser alteradas, como pagamento antecipado como variação.

3. Capacidade de revisão e rescisão: 

Verifique a possível capacidade de revisar e rescindir sem sanções em datas ou marcos futuros acordados. É importante analisar de forma abrangente todos os ângulos e cenários prováveis ​​para que você não comprometa demais ou perca direitos necessários se a pandemia persistir.

4. Reserva de direitos: 

Se a outra parte já violar o contrato e solicitar que você não faça cumprir ou rescindir, é necessário ter cuidado para reservar seus direitos no futuro e não renunciar à quebra de contrato.

5. Posição geral de negociação: 

Pode ser que uma parte precise do contrato para continuar mais que a outra e, portanto, posições relativas de negociação precisam ser consideradas e onde um acordo para variar seja negociado, para documentá-lo adequadamente.

Renegociação de dívidas

Esta é uma dica que você sempre deve levar em consideração no processo de gerenciamento de devedores, que é especialmente importante durante o surto do Covid-19: peça ao devedor que te envie uma proposta sobre como ele pretende pagar. Solicite que ele anote uma proposta de pagamento no papel. Um e-mail também está perfeitamente bem.

O seu devedor alega não poder pagar devido à pandemia? Então solicite à ele evidências por escrito para verificar isso. Se um devedor realmente não tiver mais às necessidades financeiras para cumprir o contrato de pagamento, deve ser possível que o devedor forneça evidências sólidas. Por exemplo, isso pode incluir:

• uma declaração de um especialista terceirizado, como um contador;
• evidência solicitando apoio governamental;
• capturas de tela de extratos bancários mostrando saldo insuficiente.

Se o devedor não fornecer esses documentos, ou se esses documentos indicarem que a situação não é tão ruim quanto o devedor afirma, o pagamento deve ser feito.

Reorganização do planejamento financeiro

Ignore os planos que você tinha para 2020. Talvez, agora, eles não sejam mais úteis. Seus planos anuais perderam a relevância e suas metas trimestrais provavelmente também. É hora de redefinir.

Para navegar em uma crise, você precisa ser ágil e reagir à situação mais rapidamente do que qualquer outra pessoa. Não se preocupe em fazer um plano de seis meses para lidar com essa situação: seus planos precisam ser semanais ou diários, não mensais. Dessa forma, você pode ajustar seus planos à medida que a situação muda.

Manutenção do fluxo de caixa

Para manter o fluxo do seu caixa saudável, em tempo de crise, é necessário que você conheça a complexidade dele e não de forma superficial. Ao entendê-lo, você pode iniciar a transição do obsoleto para um sistema integrado e eficiente para vencer o quanto antes este momento difícil que a Covid-19 nos proporciona. Abaixo vamos resumir a funcionalidade dessa essencial ferramenta.

1. Faturamento automatizado é igual a ser pago mais rapidamente

Com uma solução de ERP, não é necessário aguardar até o próximo ciclo de cobrança para enviar uma fatura. Passar de um ciclo de cobrança mensal, quinzenal ou até semanal para um sob demanda, permite que você fature assim que o trabalho for concluído. Quanto mais rápido o envio da fatura, maior a velocidade com a qual você será pago.

2. Assuma o controle de faturas vencidas

Um software integrado facilita a visualização de quais faturas estão pendentes, colocando todos os seus recebíveis e informações de cobrança em um único local. Use os painéis para ver o que está aberto, o que está datado e a frequência dos pagamentos, juntamente com todas as informações sobre os esforços de coleta em andamento.

3. Faça um controle de inventário fácil

Um bom sistema fornece atualizações de inventário em tempo real, permitindo compras mais controladas. Por meio de consultas on-line e relatórios de compras e planejamento financeiro, você pode ver quais itens precisam ser reordenados, quais não estão sendo vendidos e quando é o melhor momento para reabastecer. Com um plano de estoque eficiente, você pode obter mais controle sobre os gastos, apenas estocando o que precisa, sem criar acidentalmente um excedente.

4. Obtenha os dados necessários com os relatórios certos

Ter ao seu alcance dados em tempo real é essencial para controlar seu fluxo de caixa. O ERP fornece relatórios necessários para obter dados sobre transações específicas, padrões pontuais e entender as flutuações gerais do seu fluxo de caixa. Puxe facilmente os dados necessários para descobrir o que não está sendo enviado (por meio de relatórios de lista pendente) e o que está causando o atraso nos relatórios de entrega de pedidos de compra em atraso.

Venda de novos serviços

Nestes tempos, é crucial minimizar as vendas em declínio, tanto quanto possível, e ficar perto do seu cliente, afinal, eles estão lidando com os mesmos problemas e vão agradecer sua ajuda e flexibilidade.

Dessa forma, as estratégias que podem ser consideradas incluem o fornecimento de serviços hoje, mas o faturamento no futuro, ou a oferta de descontos nos preços para manter os níveis de demanda e a retenção de funcionários.

Além disso, existem organizações que oferecem seus serviços em formato de gestão Web, como escritórios ou empresas de varejo e atacado por meio de consultas on-line ou e-commerce. Assim, os funcionários de empresas de serviços profissionais podem fazer muito por seus clientes em casa. Nota-se que muitos colaboradores estão acostumados a isso e têm as ferramentas e a tecnologia, como o Skype ou o MS Teams, para trabalhar remotamente. O trabalho remoto permite a continuação das operações de negócios enquanto se desenvolve o relacionamento com os clientes e a venda do seu novo serviço.

Adequação de produtos

Quando se trata de vender produtos no cenário empresarial de Covid-19 atual, criamos algumas dicas específicas que podem ajudar: 

1. Procure compradores em vez de pessoas para “vender”

Agora é a hora de localizar estrategicamente “compradores”. Essa abordagem deve estar alinhada entre o produto/serviço, junto com a dificuldade que o consumidor vêm tendo em meio às condições desfavoráveis, por meio do avanço da pandemia. Isso requer um foco dinâmico e não apenas em você.

Então, já sabemos que existem compradores procurando ativamente e, se pudéssemos descobrir quem eles são, nos sentimos confortáveis ​​em abordá-los se, e somente se nossa oferta fosse boa correspondência potencial para ajudá-los.

2. Reavalie o que você pode fazer financeiramente

Ao procurar vender produtos para seus clientes, talvez você precise criar modelos de pagamento mais flexíveis, pacotes menores ou fornecer maior valor. Assim, fornecer valor mais alto é sempre uma boa jogada!

Flexibilidade é a chave agora. Você pode até precisar encontrar um novo produto mais apropriado para o momento e vendê-lo. As empresas de bebidas estão fabricando desinfetante para as mãos para atender às necessidades atuais do mercado (para muitos é uma melhoria no paladar) e outras indústrias estão acompanhando.

3. Seja paciente e tire um dia de cada vez

Esse período no histórico de vendas requer um jogo pesado de resistência mental. Essa resistência significa ser paciente, manter uma perspectiva otimista e continuar trabalhando como um campeão.

Não podemos olhar muito à frente. Nós apenas temos que realizar a próxima tarefa com eficácia, permanecendo atentos e abertos ao que vem a seguir. Podemos ser forçados a alterar os ciclos de vendas, ajustar as taxas de conexão e nossas expectativas de conversão.

Atualize-se e cuide do seu financeiro com a ajuda da tecnologia

Por fim, com inúmeras alternativas que oferecemos a você, agora basta entender como lidar com o tempo de crise sendo uma forma de se atualizar às tecnologias e não ficar obsoleto. Dessa forma, é interessante enxergar esse momento ímpar e aproveitar para torná-lo em oportunidades e conquistar novos clientes e alavancar os seus negócios. Mesmo que seja em tempo de crise!

Quer atualizar-se e conhecer uma solução que irá automatizar a organização do seu controle financeiro? Experimente nosso sistema OTK Web para gestão do setor financeiro e veja as inúmeras funcionalidades que padronizam seu controle e otimizam suas rotinas.

Gostou do post? Aproveite para assinar nossa newsletter e receba periodicamente nossos artigos exclusivos para você.

Compartilhe este conteúdo: