O processo de faturamento conta com várias etapas, mas um software pode ajudar a facilitar este trabalho. Confira como neste artigo!

A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento fiscal emitido digitalmente, que serve para registrar as operações tributárias do estabelecimento no intuito de formalizar uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, efetuadas entre as partes. Além disso, as notas autorizadas através da SEFAZ ficam disponíveis na internet, no site da Receita Federal, permitindo a sua consulta a qualquer momento e de qualquer lugar através de uma chave de acesso única que é gerada no ato de aprovação deste documento.

No entanto, é importante ressaltar que a NF-e não substitui todos os tipos de faturamento previstos na legislação, como é o caso do Cupom Fiscal ou da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e que dizem respeito a operações específicas à sua utilização. Por enquanto, ela substitui apenas as notas de modelo do tipo 1/1A, na modalidades em que esses documentos se enquadram.

Sabendo que existem muitos detalhes na utilização da NF-e e no processo de faturamento no dia a dia das organizações, separamos neste artigo algumas das vantagens, de quando este recurso é utilizado em conjunto com um software ERP, para que você possa acertar na escolha do sistema para o seu negócio.

Vantagens para o processo de faturamento da sua empresa

1. Adequação a legislação

É necessário saber antes que, a obrigatoriedade de utilização da nota fiscal eletrônica não está relacionada ao fato de se possuir um CNPJ ou a de se enquadrar em um segmento específico do mercado. Também não está relacionada ao enquadramento tributário ou o porte da empresa, e sim as operações e prestações que a empresa realiza. Atualmente em sua versão, nomeada de quarta geração, ou simplesmente Leiaute 4.0  os números se mostram bastante expressivos, sendo mais de 22,221 bilhões notas emitidas por meio de 1,683 milhões de emissores. 

Desde quando foi instituída a NF-e, ela já passou por diversas alterações com o objetivo de aumentar a segurança das operações comerciais. Os estabelecimentos que utilizam a NF-e, sempre dispõem de um prazo pré-determinado pelo Ministério da Fazenda para que possam se adequar a nova versão do seu sistema. Essas mudanças incluem desde a alteração no envio dos dados até o atendimento às exigências tributárias na emissão dos documentos, como é o caso das regras de validação da Nota Técnica 2019.001 – v.1.30 – Publicada em 30/08/2019. 

Com tantas obrigações e possibilidades de penalidade, os gestores buscam cada vez mais automação em seus processos de negócios com soluções que atendam a legislação e que em contrapartida validem seus documentos fiscais demonstrando o espelho das notas antes que elas sejam transmitidas à secretaria da fazenda. Existem hoje no mercado diversas ferramentas que auxiliam as empresas em todas essas tarefas, além de contribuir com a redução de riscos e aumentar produtividade da equipe.

Emitir notas fiscais através de um software que possua todos os processos da empresa integrados com compras, finanças e estoque pode tornar mais simples a gestão do seu negócio e apresentar vantagens que serão aprimoradas para um nível maior.

Você não tem controle sobre o processo de faturamento da sua empresa? Então você ainda não conhece o OTK ERP. No sistema de gestão da OTK Sistemas você tem todas as ferramentas para gerenciar o seu negócio e conta com relatórios personalizados que se adequam ao que sua empresa precisa.

2. Otimização do tempo e eliminação de erros

Com o uso da NF-e, a tendência é que os erros se tornem menos recorrentes nas operações entre os estabelecimentos. Com as antigas notas de papel, era necessário digitar manualmente cada informação na nota. A questão é que existia uma possibilidade maior de erros de digitação ocorrerem e outros problemas mais graves relacionados à forma em que a operação era tributada. Com o advento da nota fiscal eletrônica houve uma redução considerável do trabalho manual e consequentemente a diminuição de erros durante o processo de faturamento. 

A aprovação de um documento fiscal, atualmente eletrônica, depende do preenchimento correto de seus campos, pois a nota não chegará a ser emitida se isso não for realizado, em virtude da validação sistêmica do programa responsável pela aprovação deste documento. A saber, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, alguns dados são necessários. São eles: Nome da empresa, CPF ou CNPJ, identificação do cliente, endereço da empresa, data da entrada/saída da nota, detalhamento dos produtos e ou serviços realizados, condições de pagamento, modalidade de transporte e o valor total da operação. 

Por isso torna-se importante adquirir um sistema de gestão que esteja adequado ao leiaute da NF-e, e que possua recursos como cadastro de tributação padrão por produto, indicadores de produtos abaixo do estoque mínimo para o faturamento, cadastro de contatos e endereços múltiplos por cliente, por exemplo. Com uso de um software de gestão, a possibilidade de retrabalhos é quase nula. Isso porque as notas fiscais passam a ser geradas com base em informações previamente cadastradas — o que evita erros de transcrição, por exemplo.

3. Redução de custos com papel e espaço físico

Não é impossível de se imaginar o custo com impressoras, tintas e folhas, além da manutenção destes recursos para um negócio que emite diversas notas diariamente, não é verdade? Pois é, com o uso da nota fiscal eletrônica a impressão destes documentos em papel reduz drasticamente e os custos com essas despesas caem significativamente.

Com o armazenamento eletrônico e a  geração do Documento Auxiliar Eletrônico (DANFE), a empresa elimina grande parte das despesas com papel, arquivos físicos, custos de armazenamento etc. Além disso, os documentos passam a contar com maior segurança e agilidade das informações fornecidas por meio de sua disponibilidade e integridade online.

Como a nota por ser emitida digitalmente é enviada por e-mail, na maioria dos casos, dispensa a aquisição de pastas, prateleiras e outros custos com espaços físicos para a guarda destes documentos. Neste sentido já se tem uma redução dos gastos destinados à aquisição de determinados recursos. Vantagem para o seu negócio e para o meio-ambiente!

Já pensou em anexar um arquivo xml da nota fiscal a um e-mail de faturamento, ou mesmo o DANFE com os produtos / serviços comercializados ou ainda arquivar recibos de pagamentos dos seus clientes? A tecnologia do sistema OTK ERP permite que você armazene esses documentos na nuvem. Se preferir você também poderá anexar fotos de cheques e arquivos em formatos diversos como .xls, .pdf e .doc.

4. Facilita o backup e organização dos dados

No dia a dia da companhia, muitas são as tarefas que exigem tempo e dedicação. Com as ferramentas tecnológicas disponíveis suas funcionalidades tornam esse processo mais fácil e rápido. 

O arquivo XML é um tipo de arquivo que diz respeito ao documento assinado da nota fiscal eletrônica e o DANFE uma de suas representações físicas. Cabe ressaltar que o DANFE não substitui e não deve ser confundido com a nota fiscal eletrônica.

Em razão da obrigatoriedade de disponibilização e de armazenamento dos arquivos que registram a operação fiscal, fica inviável operacionalmente acessar o portal nacional da NF-e e, individualmente, pesquisar cada nota emitida para baixar e guardar uma cópia no computador. Com um alto volume de notas por dia, quanto tempo esse processo burocrático lhe tomaria?

A solução pode estar na adoção de um sistema de gestão que tenha capacidade de armazenamento em nuvem, entre as suas funcionalidades, a emissão de notas e o arquivamento automático de todas aquelas emitidas – e possibilidade de download em lote e não individual. 

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite guardar informações na internet através de um servidor online e acessá-los de qualquer lugar sempre que necessário. Nele, o usuário pode armazenar qualquer tipo de arquivos como documentos, protocolos e outras informações sem preocupar com a memória disponível do computador. Dessa forma, seus documentos fiscais são organizados de forma muito mais fácil, melhorando o controle e preparando a empresa para possíveis exigências do Fisco.

5. Automação e Integração de Processos

Para finalizar, sua empresa precisa de um software que emita notas fiscais eletrônicas, mas é importante atenção para escolher aquele que realmente supra as necessidades do seu negócio. Uma boa opção é contratar um ERP completo que possua além da funcionalidade de emissão de NF-e a integração com outros processos da organização, como é o caso do OTK ERP. Com nosso sistema, sua empresa consegue tanto um controle maior na gestão do negócio e segurança na emissão das notas. Isso é possível porque ele está totalmente integrado com todos os processos da empresa, como o de vendas, compras e cobrança.

Outras automações possíveis na utilização de um software emissor de notas:

Envio de DANFE e NF-e por e-mail: Envio automático do faturamento para seus clientes. Ao emitir sua nota, um email com a NF-e em anexo será enviada para seu cliente.

Envio de Notas para o Contador: Faça o download e envie os arquivos XML do mês para seu contador. Você poderá enviar cópias de notas emitidas por email para que ele possa importá-las no sistema contábil.

Recebimento de Notas do Fornecedor: Se a sua empresa recebe uma nota de compra, por exemplo, no momento em que o arquivo XML for recebido não haverá a necessidade de digitação, uma vez que as informações geradas na NF-e pelo emissor podem ser importadas pelo comprador. Assim, você economiza tempo e evita erros com a digitação.

Além destas funcionalidades, o emissor de nota fiscal eletrônica utilizado em conjunto com o software de gestão também oferece outras praticidades como: Registro de eventos por notas como carta de correção e cancelamento, armazenamento das notas fiscais dos fornecedores, importação de arquivos XMLs ou em outros formatos como .doc .pdf e excel.

Conclusão

O sistema ERP é uma solução completa para cuidar de todas as funções críticas dos negócios empresariais, desde o planejamento de compras até o faturamento das vendas, ao mesmo tempo em que adere às exigências regulatórias, sendo eficaz na gestão de suas operações.

Um software de gestão empresarial como o OTK ERP para a NF-e se adequa às exigências do mercado e oferece um sistema que atende legislação. Adaptado ao layout 4.0 e com a opção de envio automático via e-mail ao cliente com os arquivos DANFE e XML, possibilita a extração de diversos relatórios com seus módulos totalmente integrados com os demais setores da empresa. 

Aproveite para conhecer a solução para faturamento da OTK Sistemas, que conta com todos os recursos necessários para uma gestão eficaz e que agrega inteligência nas operações do seu negócio. Confira!

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