A implementação de novas ferramentas, recursos e softwares pode agilizar as atividades e o processo de automatização da empresa e das organizações de saúde. Logo, no mercado vão surgindo novas possibilidades com o avanço da tecnologia, como o sistema ERP na saúde, que representa mais um dos avanços para impulsionar a gestão empresarial.

Pensando um pouco mais sobre o que é um sistema ERP, qual é seu funcionamento, importância, principais benefícios e a forma que a adoção dessa tecnologia pode melhorar a gestão da sua instituição, preparamos esse conteúdo pra você. Confira!

O que é um sistema ERP?

‍Conhecido como Sistema de Gestão Empresarial, um ERP (em inglês, Enterprise Resource Planning) nada mais é que um software que possibilita o gerenciamento de todos os setores do seu negócio de forma integrada e centralizada em um único sistema.

Seu principal objetivo é automatizar todos os processos dos setores de forma sincronizada com os dados em tempo real.

Assim, sendo um sistema de gestão integrada, algumas dificuldades como desorganização para encontrar dados e duplicidade de tarefas podem ser evitados no cotidiano da empresa, uma vez que o ERP agiliza as atividades, aumentando a produtividade e o compartilhamento das informações.

Logo, a tomada de decisões da empresa se tornará muito mais tranquila, uma vez que tendo a concentração de todos os dados no sistema, tal organização permite a criação de uma base de dados confiável, o que infere diretamente na coerência ao tomar ações dentro da organização.

Como funciona?

Considerando que o ERP atua como uma das formas de expandir a visão do empreendedor para compreender tudo que ocorre na empresa de forma mais rápida, sua execução vai priorizar a visibilidade das condições necessárias para ser possível focar em questões estratégicas que sejam pertinentes à organização.

Logo, o ERP na saúde vai entregar recursos para agilizar o gerenciamento da empresa com base em dados confiáveis, funcionando, de forma geral, a partir das seguintes ações, como exemplo:

• Facilitar o gerenciamento de estoque (organização e controle de todas as movimentações);
• Otimizar a gestão financeira e fiscal, possibilitando o controle das movimentações de caixa, pagamentos e outras contas;
• Antecipar possíveis problemas e/ou prejuízos, uma vez que pode antecipar possíveis erros operacionais, através da verificação de dados no sistema ERP na saúde que pode ajudar nessas situações de conferência e análise de estoque e mercadorias;
• Concentrar informações de clientes em um único espaço, permitindo a personalizar ações a um dado público, criando ofertas mais direcionadas às necessidades dos seus consumidores, permitindo o ajuste das mercadorias e/ou serviços;
• Auxiliar na análise das principais vendas, facilitando as mercadorias que mais são vendidas, facilitando a identificação e o direcionamento da empresa para impulsionar suas vendas dos seus produto e/ou serviços;

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Benefícios

O aprimoramento das ferramentas e recursos para realizar uma boa gestão empresarial, fez com que os dados e informações da organização se tornassem fundamentais nas atividades de gerenciamento, uma vez que se tornam base para ajustes nos processos,  melhor utilização dos recursos e maior facilidade na tomada de decisões na empresa.

Nesse sentido, ferramentas que otimizam a gestão dos dados, como é o caso do software ERP, são fundamentais nas atividades cotidianas da empresa.

A capacidade de sistematizar os dados, bem como centralizar as informações são características que apontam um dos seus principais benefícios. 

Confira abaixo mais vantagens ao utilizar e recorrer a esse tipo de sistema para uso em sua empresa. Acompanhe!

• Favorecer maior segurança das informações

Uma vez que o software permite a centralização das informações, a administração dos recursos e dos dados vão ocorrer de forma mais segura, considerando que tal característica pode ajudar na alocação de dados em um ambiente com maior proteção, preparados para lidar com fatores de risco e com outras ferramentas que podem aumentar ainda mais o armazenamento das informações.

• Reduzir custos

A evolução dos recursos tecnológicos permitiu o direcionamento das operações de forma mais organizada, além de poder reduzir o número de sistemas dentro da empresa, o que proporciona soluções voltadas à centralização dos dados, reduzindo sistemas auxiliares e adicionais. Assim, o uso de uma única ferramenta favorece um melhor gerenciamento de todos os processos da organização, reduzindo os custos e também o suporte de TI, uma vez que facilita com o uso de um sistema único e integrado.

• Diminuir tempo entre transações

O uso do software ERP pode aprimorar as ações de empresas que apresentam certas dificuldades ao processar os dados e fornecer respostas rápidas ao cliente e fornecedores. Com o aumento do fluxo de pedidos e interações, o sistema favorece um fluxo mais dinâmico em sua parte comunicativa e informativa, garantindo maior regularidade nesse processo.

Importância

A importância de usar um ERP em uma empresa se apresenta de diversas maneiras.  A integração das informações de forma atualizada é fundamental para o planejamento de ações na organização, fornecendo uma visão geral da instituição.

Isso permite observar as ações de cada setor e quais são seus impactos em outros departamentos. O acesso fácil e rápido aos dados também é fundamental para reduzir o tempo de espera.

Além disso, outro aspecto que reitera sua importância é a respeito da integração entre os setores da empresa, otimizando os processos e atividades, bem como permitindo a identificação de possíveis prejuízos e como aperfeiçoar cada vez mais as ações para otimizar a gestão empresarial.

Áreas de atuação dentro da saúde (estoque/fiscal/financeiro) 

As organizações de saúde, bem como empresas e outras instituições trabalham o tempo cotidianamente com dados e informações importantes para a tomada de decisões que são complexas e que envolvem os mais diversos setores.

Nesse sentido, a realidade presente em clínicas, hospitais e laboratórios apresenta a necessidade do uso de recursos tecnológicos para organização de seus processos operacionais.

Nesse sentido, o uso de softwares como o ERP pode favorecer um sistema de gestão integrado com a finalidade de atender as demandas específicas, redução de gastos significativos e também um bom atendimento aos pacientes.

A atuação do sistema ERP na saúde está presente nos mais variados processos, como financeiro, estoque, comercial, fiscal, se apresentando de forma integrada entre os setores para maior rentabilidade dos processos na empresa. 

Em relação ao controle de estoque, o software pode contribuir nas ações de gerenciamento do estoque e faturamento, nas contas a pagar e receber, bem como nos serviços, medicamentos e exames vigentes da organização, de forma que o empreendedor consiga organizar todas essas informações.

Sobre o aspecto do controle fiscal e financeiro da organização, o uso dessa tecnologia permite a integração para emissão de notas, cálculo de impostos, além do cumprimento de várias obrigações fiscais em um único sistema. 

Além disso, o ERP na saúde pode ajudar na centralização dos processos de gestão, como os recursos financeiros, recursos humanos, processos de logística, produção, entre outros.

Coisas para saber antes de contratar

Muitas organizações, ao compreenderam as vantagens que um sistema ERP oferece, podem procurar implementar a ferramenta em sua empresa.

Mas, afinal, como saber quais são os critérios para escolha de um ERP? O que é preciso ser analisado antes de contratar o sistema para a empresa?

Separamos algumas dicas do que é possível analisar antes de contratar um ERP, pensando na escolha e realização de um investimento adequado para seu negócio. São eles:

• Analisar as razões de escolher um ERP, uma vez que tal clareza permite ao empreendedor adequar as necessidades da empresa ao sistema escolhido, aumentando a produtividade de sua empresa;
• Conhecer os objetivos para mudança ou implementação do ERP, o que pode permitir à organização a definição de metas para melhorar os processos de sua empresa e também o retorno financeiro;
• Definir orçamento, o que auxilia no momento de saber o quanto é possível investir em seu ERP, considerando os gastos adicionais que o sistema pode trazer, como equipamentos e outros investimentos em servidores;
• Fazer comparativo entre os ERP’s, uma vez que avaliar a particularidade de cada sistema pode adequar sua escolha às necessidades da empresa (capacidade de atendimento, recursos, suporte, entre outros recursos).
• Validar se ERP é adequado, a partir do mapeamento dos processos da empresa, bem como as ações que foram incluídas nessas etapas, a fim de analisar se o sistema está coerente aos objetivos e demandas da organização.

Portanto, o sistema ERP na saúde vai tratar a respeito de todas as ações e processos de empresas, instituições, organizações de saúde, gerenciando o trabalho para que as atividades operacionais possam ser feitas de forma simultânea e organizada, permitindo o aperfeiçoamento das operações em todo o processo produtivo.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre o sistema ERP escreva para nós nos comentários ou então faça o teste gratuito em nossa plataforma e venha conhecer todas as funcionalidades do OTK WEB!