Saiba como evitar erros na gestão de fluxo de caixa em sua empresa.

O dinheiro é o carro-chefe quando se trata de administração financeira de uma empresa em crescimento. O atraso entre o tempo que você paga aos seus fornecedores e colaboradores e o tempo que você recebe dos clientes é o problema da gestão de fluxo de caixa.

Na sua forma mais simples, o gerenciamento significa atrasar as despesas com dinheiro o máximo possível, enquanto incentiva qualquer pessoa que lhe deva dinheiro a pagá-lo o mais rápido possível.

Pensando nesta linha, preparamos um artigo especial para que você possa evitar complicações em seu caixa e obtenha sucesso em sua empresa. Confira!

O que é gestão de fluxo de caixa?

Gerenciamento de fluxo de caixa refere-se ao processo pelo qual uma organização mantém controle sobre a entrada e saída de fundos. O objetivo fundamental desta gestão é garantir que o fluxo de entrada de capital seja sempre maior que o de saída, para que a empresa fique com um excedente.

Essa gestão também tem a função de auxiliar e garantir que os fundos excedentes sejam investidos ou mantidos com sabedoria para obter ótimos retornos sobre o capital bloqueado. Assim, o dinheiro é a força vital de qualquer negócio. Quando ele parar de circular, todas as operações críticas poderão travar.

No entanto, é importante entender que o fluxo de caixa não é sinônimo de lucro. Uma empresa pode ter fluxos de caixa positivos e ainda apresentar perdas. O gerenciamento deve ser pensado como uma ferramenta intermediária entre o pagamento a fornecedores ou bancos e o recebimento dos clientes.

Quais os erros que podem ocorrer durante a gestão do fluxo de caixa?

Aqui estão alguns dos erros mais comuns no fluxo de caixa a serem observados. Vejamos quais são!

Cálculo incorreto da lucratividade

Um dos clientes vende acessórios móveis nos mercados de comércio eletrônico. Ele compra o material com margem de 40% de suas fontes. Por exemplo, ele compra um fone de ouvido a R$ 60,00 e vende a R$ 100,00. Ele sempre acreditava que estava ganhando de 30 a 40% em todas as vendas, considerando despesas menores.

Mas quando ele preparou seu balanço no final de um ano, ele percebeu que havia perdido. Ele não considerou a comissão do mercado, a taxa de transação, o custo de remessa (que variava para cada pedido), o custo de armazenamento do estoque e, o mais importante, o custo das devoluções.

Ignorar a natureza sazonal do negócio

Isso é aplicável a algumas empresas que não têm uma operação de um ano. Essas empresas encontram-se tremendamente ricas em dinheiro durante as épocas de pico e, por outro lado, enfrentam dificuldades em gerenciar as saídas de caixa diárias.

Quando a estação rica em dinheiro começa, ela leva a compromissos gerais difíceis de manter durante as entressafras. Além disso, esses períodos de entressafra resultam em descontos e ofertas, o que reduz as margens para manter algum nível de vendas. Isso condiz com a falta de planejamento financeiro.

Gerenciamento impróprio de impostos

Imposto é uma multa por fazer o bem. Parece engraçado, mas é verdade. Os impostos são obrigações estatutárias que são de natureza obrigatória e devem ser pagos, quer você goste ou não. Além disso, deve ser pago dentro do prazo.

Sempre que você perde os prazos, pode atrair interesses e multas que podem influenciar o fluxo de caixa. Se houver várias inadimplências no final dos contribuintes, o departamento de Imposto de Renda ou o Receita Federal poderá bater à sua porta para uma auditoria das operações.

Como os erros de gestão podem acontecer?

São diversas práticas errôneas que geram consequências negativas na administração do fluxo de caixa. Pensando nisso, separamos as mais relevantes

Pagar aos fornecedores antes de você ser pago

Não importa quão grande ou pequeno seja um projeto, limitar o dinheiro que você está pagando pelos custos do trabalho é sempre ideal para o seu fluxo de caixa. Embora nem sempre seja possível obter pagamento antecipado suficiente para cobrir os custos de inicialização de um trabalho, a próxima melhor coisa é configurar as contas a receber e as programações de contas a pagar de uma maneira que libere o fluxo de caixa.

É apenas a verdade: se você está pagando aos fornecedores antes de ser pago, está transferindo todo o ônus financeiro para si mesmo. Agora, é fácil entender por que muitos gestores cometem esse erro repetidamente – eles simpatizam com os fornecedores e sabem como é útil quando os clientes pagam mais cedo. No entanto, ser altruísta nesse sentido pode colocá-lo na zona de perigo do fluxo de caixa.

Não aplicar sua política de crédito (ou não ter uma!)

O setor de prestação de serviço é uma área com muito crédito. É por isso que é especialmente importante que todos os contratados tenham uma política de crédito estabelecida. Sem uma política de crédito, é muito fácil perder o controle do seu fluxo de caixa e ficar no vermelho.

Vamos definir exatamente o que é uma política de crédito. Uma política de crédito é um documento que detalha o seguinte:

• como determinar a capacidade de crédito de um cliente;
• regras e condições de pagamento para clientes aprovados para crédito;
• incentivos, se houver, para pagamentos antecipados;
• limites de quantidade e prazos nas contas pendentes;
• procedimento para lidar com pagamentos em atraso e não pagamento.

Sua política de crédito é mais do que um manual. Portanto, devem ser projetadas para ajudar a melhorar seu fluxo de caixa e manter um capital de giro positivo, essas diretrizes em sua política definem o nível de risco financeiro que sua empresa pode absorver e gerenciar confortavelmente.

Revise regularmente seu relatório de vencimento de contas a receber e identifique oportunidades para fechar a lacuna entre o momento das contas a receber e das contas a pagar, para ter um melhor controle do seu caixa.

Vendas e finanças não estão alinhadas

O sucesso de uma empresa é amplamente ditado pela competência em duas coisas: a aquisição de clientes e o pagamento, realizados pelas vendas e finanças, respectivamente. As organizações em crescimento estruturam os setores de vendas e finanças.

No entanto, é bastante comum que as vendas e as finanças não estejam de acordo, principalmente porque seus objetivos específicos podem estar em desacordo. Enquanto os vendedores são orientados a obter o máximo de projetos por meio da porta para o pagamento mais faturável (receita), as finanças estão mais interessadas em limitar o risco financeiro e obter o máximo de cobrança (dinheiro).

Quando as vendas conseguem contratos em um ciclo de vendas mais curto, o resultado pode ser mais dinheiro amarrado no início do projeto e esticamentos nos cronogramas de pagamento. Isso acontece quando vendas e finanças não estão na mesma página. Pode e vai causar estragos no seu fluxo de caixa. Aqui estão algumas maneiras de lidar com o desalinhamento de vendas e finanças:

• organize uma reunião em que as finanças discutam sua política de crédito para a equipe de vendas;
• reorientar o departamento financeiro com ênfase em seu papel no suporte a vendas;
• defina reuniões mensais ou trimestrais regulares entre gerentes de vendas e finanças;
• use um software que agilize vendas, decisões de crédito e cobranças.

Má gestão de dados

Ao discutir questões de fluxo de caixa, a suposição inicial é frequentemente que é um problema de cobrança. Embora isso possa ser verdade até certo ponto, a má gestão de dados também é um problema comum.

Você já enviou uma fatura para o endereço errado? Um ponto de contato não está respondendo? Estes problemas geralmente são causados ​​por um gerenciamento de dados insuficiente. São erros dispendiosos que podem ser evitáveis ​​quando as informações do cliente e os dados do projeto são limpos e atualizados regularmente.

O que pode ser feito para reverter os erros?

É importante também sabermos como mudar a situação depois que já ocorreu um ato falho, ou até mesmo buscar soluções para erros futuros. Assim, se precaver de problemas com uma má gestão de fluxo de caixa. Separamos abaixo algumas situações.

1. Corrigir erros que já aconteceram

Emprestar dinheiro

É um erro que eu já se tornou corriqueiro no meio empresarial. Um gestor que tem escassez de dinheiro e pede uma quantia emprestada para cobrir as contas. O raciocínio é sempre o mesmo: “É só até esse grande cliente pagar uma fatura” ou ” apenas até minhas vendas no quarto trimestre aumentarem”. 

O problema é que a empresa tem problemas de fluxo de caixa. As despesas são muito altas e/ou os preços são muito baixos, e ter que pagar um empréstimo não está resolvendo esse problema. É um curativo, não uma cura. 

Quando seu gerenciamento de fluxo de caixa o decepciona e você tem um déficit temporário, pedir emprestado deve ser seu último recurso. Tente executar uma promoção para gerar vendas ou reduzir despesas desnecessárias em vez de pedir dinheiro emprestado da próxima vez.

Cobrando muito pouco pelos seus serviços 

Todo mundo está procurando economizar, até seus clientes. Mas se você está cobrando muito pouco pelo seu produto ou serviço, sua empresa simplesmente não será sustentável. Todas essas despesas – as contas que você deve pagar todos os meses – devem ser mais do que cobertas por sua receita. Caso contrário, considere aumentar seus preços. 

Aumentar os preços pode ser assustador, e você pode realmente perder alguns clientes. O segredo? Os clientes que você perde provavelmente não eram seus melhores clientes. Seus melhores clientes são os que acreditam no valor do seu serviço. Eles estão dispostos a gastar um pouco mais, porque investiram no seu sucesso.

2. Evitar erros futuros

Superestimar vendas futuras

Todo empreendedor inicia um novo negócio com um alto nível de otimismo – não haveria sentido em contrário. Mas, para que o negócio tenha sucesso, é vital que esse otimismo seja temperado com objetividade.

Para prever suas vendas, você deve procurar evidências históricas e números reais para seus negócios e para o setor em geral. Um bom mentor de negócios em seu setor pode ajudá-lo a projetar vendas futuras com maior grau de precisão, permitindo que você faça julgamentos sólidos e crie projeções que serão sustentadas.

Falha ao criar um orçamento de fluxo de caixa

Mesmo se você mantiver um controle de crédito eficaz e gerenciar cuidadosamente suas despesas, poderá encontrar problemas se não acompanhar seu fluxo de caixa diário. Ao examinar cuidadosamente os dados passados.

Dessa forma, você poderá antecipar o fluxo de caixa futuro, considerando variações sazonais – para muitas empresas, o período sazonal é especialmente apertado, pois as vendas podem aumentar, mas os pagamentos podem ser mais lentos devido aos clientes que fecham seus departamentos de contas para uma semana ou mais.

Por fim, após vermos tantos erros na gestão de fluxo de caixa, chegou o momento de você solucionar estes problemas de sua empresa. Dessa forma, utilizar boas ferramentas como os sistemas da OTK podem aperfeiçoar sua administração. Escolhendo os melhores softwares você poderá alcançar uma gestão perfeita e sucesso no mercado.

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