São inúmeras as ferramentas de produtividade e comunicação para empresas presentes no mercado. Na OTK já analisamos e testamos várias dessas soluções e reunimos nesse post nossas favoritas para ajudar você a turbinar o seu negócio.

A cada minuto, a tecnologia vem crescendo e desenvolvendo melhorias para nos ajudar em diversas áreas da nossa vida. Hoje temos aplicações que nos auxiliam até mesmo a comer melhor e a nos lembrar de beber água, entretanto, neste material falaremos mais sobre as ferramentas de produtividade focadas em melhorias de comunicação e produtividade empresarial.

São tantas informações durante o dia, que às vezes nos sentimos perdidos e sem saber nos organizar e nem por onde começar as nossas tarefas.

Mas para te ajudar a dar conta de tudo isso, além de um sistema ERP completo, que vai te auxiliar a organizar e melhorar processos e informações sobre produtos, clientes e tarefas, existem outras ferramentas auxiliares e específicas para determinadas finalidades que podem ajudar a melhorar a produtividade, organização e comunicação interna da sua empresa.

Aqui na OTK Sistemas somos adeptos de várias dessas soluções a muito tempo. Por isso, nesse post reunimos as ferramentas de produtividade mais utilizadas por nossa equipe. Acreditamos que assim como elas nos ajudam muito no dia a dia, também podem ajudar a sua empresa. Separamos por categoria, veja abaixo:

Ferramentas de produtividade para organizar tarefas no dia-a-dia:

1. Office 365

O Office 365 é um pacote muito importante que utilizamos internamente, que possui os tão conhecidos softwares da Microsoft: Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Além de utilizar principalmente o e-mail no dia-a-dia, utilizamos muito o calendário disponibilizado no Outlook, tanto para reuniões quanto para lembretes diários, que nos ajudam bastante com a produtividade e com as tarefas à serem realizadas.

Além destes programas, a Microsoft disponibiliza dentro do pacote as suas próprias ferramentas para produtividade e comunicação já seguindo as tendências do mercado, como o One Drive (nuvem para armazenamento), Yammer (rede de comunicação interna), Planer (controle de tarefas), Teams (chat para comunicação interna), Skype for Business, entre muitos outros como o Power Apps, Flow, SharePoint, Delve, To-Do e Dynamics.

O melhor disso tudo é que todas as ferramentas do pacote são integradas e pensadas para o ambiente corporativo, facilitando assim a centralização de toda a gestão de tarefas e as soluções para produtividade e comunicação.

2. Trello

O Trello é bastante utilizado por nossa equipe de TI (Tecnologia da Informação), que além de prestar suporte à toda a empresa em help desk, possuem diversas tarefas de melhorias em estruturas e tecnologia. Desta forma, eles separam por quadros e controlam cada tarefa pelos cards do Trello. O legal desta ferramenta é que você pode dividir uma tarefa em várias subtarefas, que ajudam bastante a visualizar com facilidade todas as etapas que envolvem a execução de uma tarefa e quem é o responsável por cada etapa.

3. Calendly

Este aplicativo faz integração com a agenda do Outlook, e otimiza tempo com aquela famosa troca de e-mails com o cliente pedindo um agendamento de reunião. Basta enviarmos para o nosso cliente um link do Calendly com o calendário do responsável da nossa equipe para a realização daquela reunião. Assim, o próprio cliente pode escolher o dia e horário melhor para um bate papo ou reunião, já de acordo com a nossa disponibilidade na agenda do Outlook.

4. Asana

O Asana é uma ferramenta de produtividade focada no gerenciamento de projetos e tarefas de maneira colaborativa e na OTK é utilizada pela nossa equipe de marketing. Ela segue a mesma linha do Trello, mas com algumas funcionalidades a mais como a possibilidade de ver as tarefas organizadas em um calendário já dentro da ferramenta. Além disso, o design do Asana é bem amigável e clean.

5. Contentools

A Contentools é uma plataforma para tornar a empresa mais produtiva em todas as etapas do marketing de conteúdo. Através dela que fazemos todo o planejamento, produção e publicação dos conteúdos produzidos pela OTK, incluindo artigos para o nosso blog e postagens nas redes sociais.

Começamos a utilizar a Contentools neste ano, mas em pouco tempo já notamos uma grande diferença na produtividade que ela proporciona para todos os envolvidos na produção de conteúdo. É uma ferramenta super intuitiva e nos permite que façamos o fluxo de produção do jeito que quisermos, além de colocar um responsável por cada etapa de produção e controlar os prazos de entrega e publicação.

Ferramentas para comunicação interna da empresa:

6. Slack

O Slack é uma plataforma para comunicação interna dos colaboradores. Ele é bem dinâmico e se parece bastante com um WhatsApp mais profissional, devido à sua rapidez e praticidade. Além das mensagens diretas entre os colaboradores, ele possibilita a criação de canais, onde podemos focar as conversas por assuntos diferentes, como projetos, setores ou eventos. Assim, o Slack reduz a necessidade da troca de infinitos emails e de reuniões para tomada de decisões.

Além de conversar, é possível enviar arquivos, fotos, vídeos, emoticons, e gifs, além de ser possível adicionar plugins, que vão desde integração com outras ferramentas profissionais como o Trello, Google Drive e SurveyMonkey, até a ferramentas com funções voltadas para o entretenimento como o Giphy ou avisos de gols da Copa do Mundo.

7. Olark

O Olark é uma ferramenta para chat online que utilizamos para atender todos visitantes que navegam diariamente em nosso site. Ele é essencial para que a nossa equipe comercial possa esclarecer dúvidas, indicar páginas do site e fornecer uma atendimento mais personalizado e em tempo real para nossos consumidores.

8. 3CX

O 3CX é uma aplicação muito importante que utilizamos: é o nosso telefone PABX. Ele é um telefone online que é utilizado por multinacionais como a Dell e Samsung. Substitui totalmente aquele PABX antigo com linhas de operadoras padrões. É possível instalar no celular também, para colaboradores que trabalham externamente. Além de fazer ligações, ele disponibiliza outras funções como videoconferência, gravação de ligações e visualização de ligações perdidas.

9. Zendesk

Sistema para auxiliar a equipe de suporte técnico, com a facilidade de abertura de tickets e respostas mais rápidas. Ele possui também uma central de ajuda (como uma FAQ), onde podemos reunir informações dos sistemas que fornecemos em um único lugar, para as dúvidas serem esclarecidas mais rapidamente.

10. TeamViewer

Programa para acesso remoto nas máquinas de clientes, muito usado pela nossa equipe de suporte durante o dia-a-dia para solução de problemas ou para apresentações e treinamentos do sistema. Ele é um grande facilitador neste contato com o cliente.

Então, o que achou das nossas dicas?

Estamos sempre pesquisando as ferramentas que o mercado oferece e buscando inovação para todos os setores da empresa. Desta forma, a garantia de entrega de um ótimo serviço cresce muito mais, com a junção de boas ferramentas e uma equipe sempre atualizada.

Quais ferramentas você utiliza no dia-a-dia? Utiliza alguma destas que citamos? Conte pra gente nos comentários!

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