Uma boa gestão empresarial é fundamental para que todos os bens e serviços sejam adquiridos com custos reduzidos e que possam manter a qualidade das necessidades da empresa, seja na questão do tempo de entrega, localização e também disponibilidade. O fluxo de compras contribui exatamente para isso.

Organizar de forma eficaz e estratégica os negócios de sua empresa, além de proporcionar uma visão geral do que precisa ser feito e de aumentar a produtividade, minorando as dificuldades operacionais. Veja neste artigo mais informações sobre o fluxo de compras e estratégias para como alavancar o processo de sua organização. Confira!

O que é um fluxo de compras? 

O fluxo de compras de uma empresa são os estágios de uma ação de aquisição de bens, produtos e serviços. Em outras palavras, é uma ferramenta que proporciona uma visão geral de todo o sistema de compras da firma. 

Este fluxograma é capaz de diminuir as dificuldades operacionais, reduzir os custos e o tempo, além de aumentar a produtividade.  Ao adquiri-lo, o departamento de compras, assim como todo o processamento, passa a ser padronizado de forma eficaz e estratégica, visando uma ótima gestão empresarial.

A boa administração proporcionada por este ‘’mapeamento’’ é notada na medida em que suas funcionalidades se baseiam em negociações com os fornecedores, indicação das demandas da empresa, reconhecimento de bens ou serviços, execução de orçamentos, garantias e propostas, estabelecimento dos prazos e controle das vendas.

Como funciona um fluxo de compras?

Uma das formas de manter o sucesso da organização é manter os processos de compra bem estruturados. Uma vez que o fluxo de compras envolve todas as etapas que precisam ser seguidas para a aquisição de serviços e produtos, as etapas devem ser estabelecidas pela organização e seguirem práticas que viabilizem maior segurança e buscando minimizar os riscos, garantindo, assim, o cumprimento das normas, leis e regimentos que foram estabelecidos interna e externamente na instituição.

Assim, considerando que o processo de compra começa, geralmente, com a identificação de uma necessidade e/ou demanda da empresa, o próximo passo é realizar as cotações com os fornecedores para escolher a melhor opção para sua organização. Logo, é seguido o processo de aprovação do pagamento com o setor responsável pelas finanças e, por fim, quando for aprovado, o pedido é feito ao fornecedor, que vai providenciar o contrato e a entrega das mercadorias. 

Apesar do processo ser semelhante em suas várias aplicações e contextos, o fluxo de comprar pode variar de uma empresa para outra, seja pela área de atuação, situação financeira e tipos de serviços e/ou mercadorias.

Existem algumas práticas que podem ser recomendadas para melhorar a gestão dos recursos de compra na sua empresa. Confira alguns passos abaixo:

• Estabelecer uma base central dos fornecedores

Ao estabelecer a base de dados de forma centralizada a respeito dos fornecedores, tal processo pode contribuir para a melhoria da qualidade das informações sobre as variantes dos fornecedores, de tal forma que isso também vai ter um impacto nas relações comunicacionais de toda a empresa. Assim, o estabelecimento de repositórios de dados podem auxiliar na acessibilidade gerada entre os departamentos, a redução de esforços para a recuperação e gerenciamento de informações de toda a instituição, bem como no fornecimento de informações sobre as finanças, o que pode ser favorável à implementação de melhorias na gestão empresarial.

• Avaliar o fluxo de trabalho

Planejar as ações e a gestão dos recursos envolve uma etapa fundamental que é o tempo direcionado ao mapeamento do processo existente, que passa por todo um processo de análise a partir do que foi projetado e de como ele é utilizado no cotidiano. Uma vez que o fluxo de compras pode variar a partir das operações que são realizadas, uma compreensão pela totalidade do fluxo permite que as ações executadas contribuem para a identificação de pontos no fluxo que podem ser prejudicados e, assim, planejar as ações a partir das características observadas.  

• Automatizar os processos 

A automação dos processos pode melhorar a eficiência das atividades e otimização dos fluxos de trabalho. Assim, o gerenciamento de pedidos da instituição pode reduzir seus erros, simplificar os processos de gestão de documentos, auxiliar na coordenação do estoque, bem como na melhora na tomada de decisões da empresa.

Benefícios

O fluxo de compras é essencial para uma boa gestão empresarial na medida em que toda empresa deve prezar por uma estruturação estratégica de negócios, o que engloba uma série de fatores que não seriam implementados corretamente sem a sua aquisição e gerenciamento.

Optar pelo uso desta ferramenta, nada mais é do que proporcionar uma administração eficaz, assegurando que a firma obtenha fornecedores, serviços, vendas, negociações, entregas, orçamentos e produtos de qualidade, além de radicalizar, por exemplo, quaisquer riscos relacionados aos custos de produção, uma vez que estes podem ser reduzidos. 

Por outro lado, deve-se estar ciente de que a forma com que o fluxograma de compras é regido pode afetar de forma direta no desempenho da organização no mercado, portanto, é fundamental optar por um controle minucioso que vise uma boa tomada de decisões e de estratégias para lidar com conflitos ou riscos internos.

Segue abaixo os principais benefícios do fluxo de compras:

• padronização das operações;
• compreensão pela totalidade do processo de compras;
• acompanhamento das atividades e sua efetividade;
• maior transparência nas ações desenvolvidas;
• agilizar etapas do trabalho bem como maior clareza da sua organização;

Sendo assim, adquirir esta ferramenta também é, além de um bom esquema de estruturação, uma das formas mais utilizadas por outras empresas para viabilizar a concorrência, procurando manter a competitividade empresarial.

Planilha de Controle de Compras – OTK 

Considerando a necessidade de estabelecer os processos e como gerir seu  negócio, sistemas de gestão online podem facilitar a organização dos dados. A planilha de controle de compras da OTK possibilita a organização dessas informações bem como outras funcionalidades a respeito do fluxo de compras. Para mais informações e acesso da planilha, preencha com seus dados e aproveite!