O fluxo de compras de uma empresa são as etapas de um processo de compras, que envolve desde a rotina de de solicitações internas, controle das cotações, além da seleção e negociação com os fornecedores

Ter um fluxo de compras com etapas bem definidas é o primeiro passo para implantar uma gestão de compras eficaz e estratégica na sua empresa.

Com tantas ferramentas hoje, fica difícil saber em qual você deve investir o seu tempo e dinheiro para ajudá-lo com a gestão de compras, mas de nada vai adiantar se você não tiver o mínimo de organização e rotinas já implementadas em sua empresa.

Siga a leitura para entender mais como é um fluxo de compras e como você pode desenhar o seu do zero. 

Quais são as funções do departamento de compras?

Como estamos conhecendo os processos e desenhando o fluxo pela primeira vez, é importante analisar as responsabilidades deste departamento tão importante para as empresas.

Caso você ainda não tenha tido nenhum contato com um setor de compras, abaixo listamos algumas das suas principais responsabilidades e funções: 

• Coletar requisições de compras dos colaboradores, equipes e liderança;
• Abastecer o almoxarifado com bens necessários para os colaboradores trabalharem;
• Reabastecer o estoque de produtos que serão vendidos;
• Fazer a gestão de fornecedores através de cadastros, homologação e avaliação;
• Solicitar cotações de produtos e serviços diretamente com fornecedores;
• Negociar preços com os fornecedores de produtos e serviços;
• Emitir pedidos de compras;
• Analisar resultados de compras e identificar onde podem ser feito redução de custos.

Se você precisa saber como estruturar um departamento de compras, esta lista acima será uma grande ajuda para ter uma visão geral do que precisa ser alinhado com os colaboradores e processos que precisam ser implantados. 

Como é um fluxo de compras de uma empresa?

Se você nem imagina como é o fluxo de compras de uma empresa, vamos resumir aqui como é o dia-a-dia de um analista de compras e qual é o fluxo ideal para seu trabalho. 

Não esqueça que mais abaixo vamos ensinar você a construir tal fluxo do zero, então siga a leitura. 

• Análise de dados da empresa, como seus produtos, serviços e fornecedores;
• Atualização de cadastros e informações do setor de compras, como contato dos fornecedores, novos produtos de estoque, etc.;
• Verificação de quantidades mínimas e máximas dos produtos em estoque;
• Recebimento de solicitações internas, também conhecidas como “requisições de compras” – Elas geralmente são enviadas pelos líderes de cada departamento;
• Solicitação de aprovação: após receber as solicitações, elas são encaminhadas para líderes com o objetivo de aprovar o orçamento para efetuar tal compra;
• Envio de cotações para fornecedores: de acordo com as requisições de compras, deve ser enviado um pedido de cotação para os fornecedores já homologados da empresa, convidando-os para mandar seus preços;
• Escolha dos melhores fornecedores que enviaram a cotação, de acordo com preço, qualidade, prazo de entrega, frete, etc.;
• Negociação de valores: mesmo após já ter escolhido o melhor fornecedor, o trabalho de negociação é feito diariamente pelo setor de compras;
• Emissão de pedido de compra e envio para o fornecedor escolhido, resumindo os preços que foram negociados, quantidades, etc.;
• Recebimento de materiais após envio do fornecedor;
• Atualização de estoque se forem produtos ou então encaminhamento se forem serviços;
• Transferência para setores, centros-de-custos, filiais ou até unidades da empresa;
• Acompanhamento de “pós-compra” com o feedback do fornecedor e salvando o histórico da compra feita para futuras negociações;
• Análise de resultados gerais, verificando o que poderia melhorar no processo.

Passo a passo para desenhar um fluxo de compras do zero

No tópico anterior, você viu resumidamente como é um fluxo completo do setor de compras, que sem dúvidas passou por diversas melhorias e demorou um tempo para ficar bem organizado e com os processos bem definidos, tanto entre o próprio setor de compras quanto com todo o restante da empresa. 

Antes de buscar melhorar um processo, devemos desenhar um ideal. É possível fazer tal controle de diversas formas, mas, escolhemos aqui alguns processos básicos para você iniciar seu primeiro fluxo de compras.

1. Inicie organizando seus produtos e fornecedores

Para começar, você já deve ter uma lista de insumos que são essenciais para fazer  a sua empresa funcionar. Entre eles podem estar desde mantimentos para a cozinha ou produtos de limpeza. Estes produtos devem ser comprados com certa recorrência e por isso vamos ajudá-lo a fazer de forma mais prática.

Abra uma planilha e liste todos os produtos que comprou nos últimos três meses. Lembre-se de registrar isso em um local onde os futuros colaboradores possam acessar e entender as necessidades da empresa, ok?

Feita a lista de produtos, agora é hora de coletar os fornecedores do seu histórico de compras. Colete CNPJ, Razão Social, telefone, e-mail, nome de um representante, além de indicar uma classificação para o mesmo, como “Produtos de informática”, “Produtos de Limpeza” e “Materiais de Construção”.

Com essa listagem em mãos, será muito mais fácil controlar seu fluxo de compras interno, mesmo que você use apenas uma planilha ou então um sistema de gestão de compras online. Organizar os dados pode levar um tempo considerável, mas será muito melhor para a continuidade do seu fluxo e para não existir perda de informações importantes.

2. Crie uma rotina interna de envio de solicitações

Em nossa experiência aqui na OTK observamos que uma boa parte das empresas está bastante preocupada com os valores investidos nas compras da empresa. E porque isso é tão comum? Porque sem uma rotina de solicitações de compras qualquer colaborador pode comprar e pedir qualquer material, a qualquer momento.

Este tipo de liberdade permite que os colaboradores até mesmo comprem os materiais diretamente em sites e lojas e apenas enviem as notas para o setor financeiro, o que não é saudável para a gestão do setor e para os resultados financeiros.

Se o intuito é organizar o fluxo de compras e até mesmo gerar uma redução de custos, você deve proibir essa prática agora mesmo e ter uma pessoa (ou uma equipe) dedicada para receber as requisições de compras.

Para resolver isso, pode ser criado um formulário simples, algo para ser enviado por e-mail, ou então um campo de solicitação na intranet (rede interna da empresa) ou até mesmo uma ficha impressa que deve ser assinada e armazenada com um responsável financeiro (abaixo tem alguns exemplos visuais). O importante é iniciar o processo de compras da onde ele deve começar, e não atropelar as etapas.

Não se esqueça que existe também a opção de um sistema de gestão, que já vai possuir uma área específica para a abertura de solicitação de compras, possibilitando ainda a configuração de permissões entre os colaboradores.

Algumas dicas para criar um formulário de solicitações de compras:

• Sempre deixe um local para a pessoa solicitante colocar seu nome e seu setor, pois assim poderemos identificar mais tarde o centro de custo da mesma;

• Registre alguns motivos de solicitação para padronizar e deixar o fluxo mais prático, como “reposição de materiais” ou “obra do setor comercial” ou ainda “emergência do projeto x”

• Se sua empresa trabalha com Projetos diferentes, não deixe de colocar este campo também. Assim o projeto não ultrapassará os custos estimados anteriormente

• Deixe um espaço para o colaborador explicar a solicitação também, mas não deixe este item como obrigatório. Também insira a prioridade da requisição, como “baixa”, “média” ou “alta”, assim sua equipe de compras saberá por onde começar.

3. Organize as aprovações do seu fluxo de compras

Bom, a primeira fase você já completou que é organizar as requisições de compras. Para prosseguir com seu novo fluxo, você deve criar regras de aprovação e reprovação, ou seja, sempre que chegar uma solicitação, alguém terá que fazer o filtro para saber se a empresa comprará o que foi pedido.

Em um sistema de gestão de compras, é possível criar níveis de aprovação como gerência e diretoria, com diferentes valores para cada um aprovar.

Caso você ainda não tenha um sistema, apenas estabeleça quem vai ficar responsável por aprovar até R$ 1.000,00 reais e quem vai poder aprovar até R$ 10.000,00, por exemplo. Quando as solicitações chegarem, você saberá na hora para quem enviar e quem deve cobrar. Não esqueça ainda de fazer um controle sobre o status de cada solicitação, para que no futuro possa cobrar as pessoas certas e na hora certa.

4. Envie as cotações e mantenha parâmetros de comparação

Seu novo fluxo de compras já está quase finalizado, mas antes, precisamos finalmente comprar o que os colaboradores solicitaram.

Lembra da planilha de fornecedores que você fez, com todos os dados cadastrais? Ela vai voltar agora para o fluxo para então recebermos as cotações do mercado. Importante: antes de disparar milhares de e-mails, defina um número de cotações que gostaria de receber para fazer a comparação dos valores e das empresas fornecedoras. Não se esqueça também de controlar os envios destes e-mails para poder receber as cotações de forma mais rápida.

Conforme você for recebendo as cotações, coloque os valores em uma mesma planilha para conseguir compará-los. Defina parâmetros de avaliação, como:

• Prazo de entrega;
• Valor oferecido do produto ou serviço;
• Tem frete?
• Qualidade do produto (busque referências na internet, se não tiver);
• Possibilidade de desconto e negociação.

Para finalizar, não esqueça de acompanhar o recebimento e informar seu colaborador

Depois de escolher o melhor valor, é só prosseguir para a compra. Nunca deixe de atualizar o seu controle, independentemente da forma que você vai fazê-lo. Os colaboradores irão cobrar você e o setor de compras pelos materiais que solicitaram, então, estabeleça também alguns avisos ou e-mails padrões para informá-los dos status do pedido. Se você tiver um sistema de compras, ele fará de forma automática tais avisos, mas se você não tiver, poderá criar alguns modelos para enviar.

O objetivo final é manter não só o setor de compras mais otimizado, e sim a empresa toda. Desta forma, seus colaboradores ficarão mais satisfeitos e produtivos com o auxílio que a empresa presta quando se trata de materiais para o próprio trabalho e o setor de compras poderá criar uma rotina mais saudável também, trazendo assim melhores resultados.

Após adotar estas dicas e desenhar o seu novo fluxo de compras, não deixe de sempre atualizá-lo e melhorá-lo constantemente, pois somente assim o fluxo ajudará a sua equipe de compras e trará os resultados positivos que você busca para o seu negócio.

Não se esqueça de experimentar novas soluções para este setor como um sistema online de compras, que é o que há de melhor para o controle deste setor. Conheça hoje o OTK Web e veja como melhorar e otimizar ainda mais seu fluxo de compras.

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