Para conseguir um gerenciamento de mensalidades eficaz, contar com uma plataforma pode ajudar plenamente nesse processo. Um software de gestão financeira pode ser um grande aliado para gerir e controlar suas mensalidades a receber.

Com a tecnologia à disposição no mercado, é viável aproveitar a gestão de recebimento de mensalidades que não só lance o pagamento realizado pelo cliente, mas também envie a nota fiscal e controle as demais fases que existem em um setor financeiro empresarial. 

Para entender melhor como funciona todo o processo, continue lendo nosso artigo.

6 formas para melhorar os controles de contas a pagar e a receber

Aqui está uma lista rápida de práticas recomendadas de contas a pagar e receber para pequenas e médias empresas. Confira!

1. Priorize faturas na ordem de suas datas de vencimento

Não opere sob uma “regra de mesa limpa”, ou seja, não pague as faturas imediatamente assim que elas chegarem. Pode parecer estranho, mas se um fornecedor oferecer um contrato líquido de 15 dias e outro lhe der 30 dias, aproveite o tempo como uma vantagem para pagar os dois no prazo.

Pagar ambas as faturas quando elas chegam coloca uma pressão sobre o seu fluxo de caixa em comparação com usar os 15 e 30 dias designados, respectivamente, para pagar cada fatura.

Certifique-se de priorizar suas contas não apenas pela data de vencimento, mas também por tipo de fatura. Classifique suas faturas de cartão de crédito por data e despesas com juros. Pague primeiro os cartões com os juros mais altos e depois vá descendo.

2. Implemente automação e reduza custos de processamento de faturas

O processamento manual e o faturamento em papel criam despesas desnecessárias para as empresas — considere os custos de papel, impressão, envio, duplicação e armazenamento de documentos em papel, além dos custos associados a erros humanos relacionados a faturas perdidas ou duplicadas, erros de entrada de dados e atividades fraudulentas.

Uma vez que a estrutura e as regras estão em vigor, a automação é a próxima etapa para melhorar a eficiência e controlar os custos do seu negócio.

Um software de gestão financeira online permite que as empresas priorizem o pagamento de contas, mapeiem o fluxo de trabalho de revisão e aprovação por fatura e armazenem eletronicamente o registro de pagamento com faturas em um local centralizado (banco de dados).

3. Mantenha os dados precisos do cliente

Centralizar o processo de dados para garantir a precisão das contas e das informações dos clientes é uma parte crucial da gestão e manutenção das contas a receber.

Por exemplo, endereços incorretos podem fazer com que as faturas sejam enviadas para o lugar errado, o que resulta em atrasos nos pagamentos. 

As contas dos clientes devem ser auditadas de forma consistente para verificar se há anomalias, como termos de pagamento incomuns ou inadequados, limites de crédito, descontos e assim por diante.

4. Elimine obstáculos ao recebimento de pagamentos

Por exemplo, faça uma pesquisa com seus clientes para descobrir quais métodos de pagamento funcionam melhor para eles. A partir daí, considere oferecer uma seleção diferente de opções de pagamento para tornar mais fácil para eles pagarem suas faturas em dia.

5. Avalie as contas a receber regularmente

Crie um cronograma especial para gerenciar e classificar a situação de suas contas a receber. A melhor maneira é fazer um acompanhamento ao menos de forma semanal. Quanto mais cedo você encontrar erros, mais cedo poderá corrigi-los e menos provável que eles causem problemas graves para sua empresa.

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6. Faturar eletronicamente

Caso você conte com meios para receber eletronicamente, comece a trabalhar com seus clientes o quanto antes. Apesar de que alguns não consigam arcar com faturas e pagamentos eletrônicos, grande parte das empresas se respaldam nisso atualmente. 

Quanto menos faturas você tiver para enviar e cheques em papel para processar, mais fácil e mais preciso será todo o processo.

Alguns tipos de empresas que precisam ter um ótimo gerenciamento de mensalidades

Tendo em vista tudo que já foi citado acima, podemos classificar algumas modalidades empresariais que mais têm investido nesse tipo de serviço. E são elas:

Academias, estúdios de dança ou de lutas

As academias contam com um alto fluxo de alunos, ou seja, definitivamente organizar o pagamento de mensalidades em uma planilha de excel não é a melhor escolha. 

Por isso, a não implementação de um bom software financeiro pode gerar muitos transtornos e desconforto para os donos desse tipo de empreendimento, como acarretar um número elevado de inadimplência.

O ideal é que sejam implantadas catracas eletrônicas que fazem o controle da entrada dos alunos que estão com o pagamento em dia e também um sistema que faça o gerenciamento de mensalidades. 

Escolas e Faculdades

Outro ramo importante é a educação: com as dificuldades financeiras das famílias, muitos delas acabam ficando sem pagar a mensalidade escolar ou da faculdade. Dessa forma, ter um bom gerenciamento de mensalidade pode ajudar os alunos e a instituição também. 

Alguns sistemas emitem avisos aos alunos ou responsáveis financeiros sobre os pagamentos, para que então os mesmos possam regular a situação financeira e tomar as providências cabíveis. 

Serviços recorrentes gerais (SaaS)

O pagamento recorrente é uma forma de pagamento usada para diversos tipos de serviços contínuos, isto é, pagamento de mensalidade ou assinatura, como Netflix, Amazon Prime, Spotify, Google Drive, etc.

De maneira técnica, estes serviços são aqueles que não são fornecidos em uma vez apenas, ou seja, são usados em períodos sucessivos, por isso, também se faz indispensável um bom gerenciamento de mensalidades.

O que você ganha ao melhorar e automatizar o gerenciamento de mensalidades?

É importante conhecer os benefícios garantidos ao iniciar um gerenciamento de mensalidades eficaz em seu negócio. São eles:

Redução de custos

Quando o gestor implementa a tecnologia na sua empresa, a chance de ocorrer erros com a cobrança de clientes fica muito menor. 

Afinal, esse processo feito de forma manual pode ser bastante complicado, dado que são inúmeros de pagamentos, recebimentos, clientes, fornecedores etc.

Melhora o relacionamento com os clientes

Ao automatizar o gerenciamento de mensalidades, é viável, por exemplo, que o responsável financeiro possa optar pela melhor data do pagamento da mensalidade e evitar atrasos e inadimplências.

Tendo essas vantagens, a gestão de mensalidades e dos pagamentos é aperfeiçoada. Ainda, é permitido emitir lembretes automáticos de cobrança para reduzir as possibilidades de esquecimento.

Aumento da produtividade

Como mencionado no tópico anterior, ao automatizar as cobranças, é possível economizar tempo, reduzir erros, evitar atrasos e deixar todo o método sistematizado e mais prático.

Com o sistema certo como o OTK Web, você só precisará fazer um único lançamento de “contas a receber” e criar uma recorrência deste pagamento. Assim que criar tais recorrências, o sistema vai gerar e registrar as próximas cobranças de mensalidades que precisam ser feitas, e alertar o momento certo que elas devem ser pagas. 

Bem, sem dúvidas, com essa soma de vantagens, a produtividade da organização tende aumentar, certo?

Faça o gerenciamento de mensalidades e de pagamentos recorrentes com o OTK Web

Em suma, agora você sabe da importância de contar com um bom gerenciamento de mensalidades para sua empresa. Ele traz muitos benefícios financeiros e organiza melhor tudo aquilo que de forma manual não seria viável. Com isso, seu negócio garante uma saúde financeira muito melhor e mais rentabilidade a longo prazo. Gostou do artigo? Então aproveite para conhecer mais sobre controle de contas a receber com nossas ótimas dicas!

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