Os Sistemas Web estão cada vez mais ganhando espaço nas organizações devido as suas vantagens de uso e implantação. Entenda como a Gestão de Compras e Estoque também pode ser otimizada com o uso de uma solução online.

Sabemos que hoje a gestão de compras e estoque em uma empresa é essencial para um fluxo positivo dos suprimentos internos e para o controle financeiro eficiente. Para que possamos gerir de forma eficaz o departamento de compras, precisamos ter em mente a importância de utilizar um sistema de gestão e como cada funcionalidade pode nos ajudar nas rotinas diárias dos colaboradores e gestores.

Abaixo encontram-se 7 motivos para utilizar um sistema web para fazer a gestão de compras e estoque:

1. Acessibilidade e Flexibilidade para se Adequar a sua Equipe

Talvez a mais clara das vantagens de um sistema web é sua fácil acessibilidade. É um sistema que é acessível a partir de qualquer hora e lugar, a partir de um dispositivo conectado à internet.

Mas, o que na prática isso agrega a gestão de compras e estoques? Hoje, com a velocidade das informações, ter acesso a informações detalhadas e confiáveis sobre cada atualização em um processo de compras colabora que as decisões sejam tomadas com mais rapidez e agilidade pelos usuários do sistema, que não precisam depender de estar fisicamente na empresa para ter acesso a todas as informações.

Além disso, por ser acessível a partir de qualquer navegador, o sistema web é flexível para se adequar a toda a sua equipe. Ele pode ser acessado a partir de computadores, celulares, tablets ou outros dispositivos sem necessitar nenhuma instalação. Isso garante que independentemente do Sistema Operacional (Windows, iOS, Linux, Android, etc.) ou do navegador (IEx, Firefox, Chrome, Safari, etc.), todos consigam acessar o sistema sem dificuldades sem instalar nada em seus dispositivos.

Porém, um detalhe importante ao escolher uma empresa de software fornecedora dessa ferramenta, é verificar se o sistema é ou não responsivo. Isso significa que ele será acessível de forma fácil e amigável (de fácil navegação) a partir de qualquer dispositivo móvel. Essa foi uma característica levada em conta por nós quando desenvolvemos o OTK Web, sistema para gestão de compras e estoque 100% online.

2. Agilidade e Confiabilidade em Grandes Movimentações

A grande vantagem do sistema informatizado é que não há sobrecarga de serviços quando acontecerem muitas entradas e saídas de materiais em grandes lotes. É possível executar o controle da mesma forma, sem grandes transtornos. Uma vez informatizado, teremos a solução para o trabalho extenso e repetitivo, de forma segura, ágil e confiável com os processos padronizados.

Neste quesito, um Sistema Web agrega ainda mais agilidade ao processo ao permitir o rápido acesso às informações atualizadas em tempo real. Na prática, isso permite que os colaboradores envolvidos no processo de compras não necessitem estar fisicamente no local de trabalho para executar suas tarefas no sistema. Por exemplo, um gestor pode aprovar uma requisição de compra através de seu celular e assim evitar que o restante do processo fique pausado.

3. Facilidade na Organização e Comunicação Entre os Responsáveis

Em diversas empresas, o processo de compras envolve muitas pessoas, desde requisitantes, compradores e aprovadores. Muitas vezes, o número de requisições é tão grande de forma que gera desordem e desorganização. Nestas circunstâncias podem gerar atrasos nos pedidos e ordens de compras.

Isto ocasiona a falta de materiais para um setor da empresa ou até mesmo para um projeto importante, atraso do prazo de entrega e consequente atraso no recebimento gerando desequilíbrio no fluxo de caixa, comprometendo os resultados financeiros.

Um sistema de gestão de compras e estoque online soluciona esses problemas ao centralizar todas as informações em um único banco de dados, ou seja, todas as pessoas envolvidas no processo de compras sempre tem acesso às mesmas informações, não dependendo de uma comunicação que pode gerar perda de dados ou esquecimento de alguma ação necessária, o que é bastante comum de acontecer quando tudo depende da troca de e-mail ou registro em planilhas de dados.

Pensando em deixar ainda mais fácil para os usuários acessarem essa informação, o OTK Web conta com uma central de notificações do sistema, que garante que você nunca mais esquecerá ou deixará passar nenhuma requisição ou pedido de aprovação, pois terá uma visão ampla de tudo que está aberto, em andamento ou concluído e todas as novidades que entraram no sistema, como pedidos aprovados.

4. Melhoria na Interação com os Fornecedores

O contato com os fornecedores é uma importante parte do processo de compras e é uma atividade que quando feita manualmente demanda muito tempo e esforço dos responsáveis na empresa. Por isso, facilitar essa interação com os fornecedores é essencial para tornar a gestão de compras mais eficaz e automatizada.

Um software de gestão de compras facilita esse processo ao permitir um cadastro detalhado de cada fornecedor, com informações de dados cadastrais, condições de pagamento e insumos fornecidos. Esse recurso por si só já colabora bastante para facilitar a análise e a comparação de fornecedores que melhor atendem a sua empresa.

Pensando em ir além nessa questão e aproveitar mais amplamente os diferenciais que um sistema web oferece, a OTK desenvolveu integrado ao nosso Sistema de Gestão de Compras, o Portal de Cotações para Fornecedores. Nesse portal, que é acessível via web, cada fornecedor tem acesso individual a plataforma, na qual ele próprio insere seus dados cadastrais, visualiza processos de compra que está participando e envia as informações sobre seus preços, prazos e forma de pagamento.

Esses fornecedores são convidados pelo comprador, que através do OTK Web, faz a seleção dos candidatos a participarem do processo. O sistema envia os convites automaticamente, por email. Porém, a principal vantagem do processo automatizado é que o próprio sistema faz a análise dos dados inseridos pelos fornecedores e envia ao aprovador o melhor preço encontrado para cada cotação. Adicionalmente, o sistema também envia um e-mail para notificar a empresa ganhadora da concorrência.

Na prática, isso significa uma economia de tempo dos responsáveis por compras e um ganho considerável na agilidade de todo o processo.

5. Facilidade na Implantação e Excelente Custo x Benefício

O processo de implantação de um sistema desktop é composto por diversas etapas e envolve tanto uma equipe de projetos quanto uma de apoio da empresa que comprou o sistema. Ou seja, são processos que dependem tanto de analistas de sistema quanto dos futuros usuários, com o objetivo de alinhar cada detalhe que será inserido no sistema. Desta forma, o projeto de implantação torna-se longo e muito detalhado, devido à complexidade de cada processo, além do custo elevado levando em conta o número de horas trabalhadas dos analistas participantes do processo.

Pensando em diminuir essa complexidade de implantação, o OTK Web foi desenvolvido para que o próprio usuário possa inserir seus dados, contando com a facilidade de interagir com o sistema, já que o mesmo é bastante responsivo e auto-explicativo. Então, para implantar um sistema web, leva-se apenas alguns dias. Todas as configurações podem ser feitas pelo próprio usuário administrador do sistema, incluindo a configuração do nível de aprovação dos demais colaboradores que utilização o sistema.

Além dos benefícios de rapidez e praticidade, um sistema de gestão de compras e estoque web também oferece um custo de implantação e manutenção mensal consideravelmente mais baixos que um sistema desktop.

O sistema OTK Web hoje é comercializado na modalidade SaaS (Software as a Service), ou seja, você aluga o sistema como se fosse um serviço para sua empresa. Neste serviço está incluído todo o ambiente do sistema (banco de dados, servidor), o apoio de uma equipe completa de suporte técnico que recebe sugestões de melhorias e esclarece todas as dúvidas em relação a navegação no sistema, além do acesso a todas as atualizações do software, que sempre inclui recursos convenientes para otimizar o processo de gestão de compras e estoque.

6. Acesso Imediato às Atualizações do Sistema

Conforme citado anteriormente, uma das vantagens de um sistema web é o acesso a todas as atualizações sem uma cobrança adicional por isso. Isso significa que a partir do momento que uma nova correção, melhoria ou inclusão de nova funcionalidade for disponibilizada pela empresa fornecedora do software, todos os usuários têm acesso ao sistema na sua versão mais atualizada, sem precisar fazer nenhuma configuração extra em seus dispositivos.

No OTK Web, diversos dos recursos que estão disponíveis na versão atual do sistema surgiram de sugestões vindas de usuários. Ou seja, se o usuário solicitar uma melhoria no sistema, a chance dela estar na próxima versão do sistema é muito grande. Para visualizar estas novidades, o OTK Web indica com mensagens de “novo” ou ”atualizado”, que podem ser encontrados nos menus do sistema, além de informarmos através de e-mails recorrentes as novas funções e melhorias que foram inseridas no software.

7. Garantia de Segurança

Um tópico muito importante em um sistema web é como é feita a segurança dos dados inseridos nele. Todo sistema SaaS necessita de um data center extremamente seguro e com garantias e certificados, para que independente de problemas internos ou externos, os dados estejam disponíveis para os usuários.

A OTK conta com um dos melhores data centers do mercado. O mesmo possui diversos selos de segurança e qualidade como a ISO e a CSA (Cloud Security Alliance), que garantem a transparência e a privacidade do que é inserido na nuvem. Grandes empresas como a HP, Uber e Dell utilizam este mesmo provedor (Azure), provando assim a liderança no mercado.

Além disso, diariamente são feitos backups no período da noite e madrugada, para que não interferirmos no dia-a-dia de trabalho dos nossos usuários. Para manter cada detalhe de segurança, contamos também com uma equipe de TI que monitora o data center, garantindo a segurança e estabilidade.

Conclusão

Existem muitos outros motivos para gerir seus suprimentos com um software web além destes apresentados, como a padronização dos processos de compras, o acesso simultâneos dos usuários às informações, a otimização de tempo, a exatidão nos detalhes, relatórios completos e detalhados entre outros ganhos para sua empresa.

A equipe OTK constantemente busca inovações no mercado e ouve as opiniões dos clientes em relação à cada solução apresentada. Desta forma, garantimos um sistema de gestão web totalmente funcional para os usuários e útil para a empresa como um todo, com a missão principal de resolver os problemas operacionais e gerar um aumento de produtividade, tanto pessoal quanto empresarial.

Conheça hoje o sistema OTK Web para gestão de compras e estoque e melhore a gestão de suprimentos da sua empresa. Clique aqui, cadastre-se, experimente cada uma das funcionalidades e torne sua gestão muito mais completa, dinâmica e vantajosa.

Gostou do conteúdo? Então não deixe passar a oportunidade de entrar em contato com nossa equipe para tirar suas dúvidas e também testar nosso software de controle de estoque, o OTK Web. 

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