Quer melhorar a Gestão de Compras na sua Empresa? Confira 5 dicas práticas para você alcançar melhores resultados e tornar processos mais eficientes!

Algumas empresas ainda usam o “saving” como um dos principais indicadores para medir a eficiência na gestão de compras. É a interpretação errada da tradução da palavra inglesa “saving”, que significa economia, poupança. Mede o ganho, do que foi orçado versus o comprado e considera o “desconto obtido” como sendo a eficácia do setor de compras, redução de custo e geração de “lucro” direto.

É como confundir preço com valor. Valor é a expressão da qualidade do produto ou serviço de resolver um problema, satisfazer uma necessidade. Preço é a representação monetária do produto ou serviço determinada pelo mercado e não expressa a qualidade de solucionar ou satisfazer uma necessidade. Por isso, comprar só pelo menor preço, não significa qualidade nem eficiência do setor de compras. 

A gestão de compras não pode ser priorizar o preço em detrimento do que é melhor para a empresa. Tornar eficaz a gestão de compras é selecionar sempre a compra que seja a melhor para a empresa, o que não significa apenas dinheiro economizado.  

Os requisitos fundamentais que determinam “o melhor para a empresa”, podem variar conforme o ramo de atividade, mercado de atuação, localização, estrutura de distribuição e de fabricação. 

Por isso, sem classificar por ordem de importância, neste artigo separamos os principais procedimentos para melhorar a gestão de compras, continue lendo ou utilize os links abaixo para entender como aplicar cada um deles na sua empresa:

1. Selecionar os melhores fornecedores;
2. Acertar o “timing” de compras; 
3. Dimensionar corretamente o montante quantitativo e financeiro;
4. Maximizar o capital de giro e equilibrar o fluxo financeiro;
5. Reduzir o “lead time” de compras.

Como Melhorar a Gestão de Compras? 5 Dicas Práticas

1. Selecionar os melhores fornecedores

No mundo atual e especificamente no Brasil, muitas empresas dão mais importância ao preço em detrimento da qualidade, ou seja, do valor do produto, serviço ou matéria-prima. Para selecionar o melhor fornecedor, os seguintes pontos precisam ser considerados:

• Solução ao problema: Apresentar a melhor solução técnica para o problema, considerando a durabilidade, resistência, usabilidade, menor problema ao meio ambiente, melhor visual, sabor, cheiro, efeito colateral, etc,. 

• Credibilidade técnica: A credibilidade técnica é um item a ser considerado, dependendo do produto ou serviço a ser contratado. Por exemplo, laudo de avaliação comprovando o valor de um imóvel para financiamento bancário.

• Suprir a necessidade da empresa: Suprir melhor a necessidade da empresa, considerando a satisfação, confiabilidade, prazo de entrega, pontualidade na entrega e identificação com os objetivos da empresa. 

• Melhor adequação ao fluxo financeiro: Condições de pagamento do fornecedor que melhor se adequa ao fluxo financeiro da empresa através de parcelamentos e prazos;

• Preço: O último aspecto a ser considerado é o menor preço. Deveria ser um critério de desempate, quando atender os quesitos anteriores em igualdade com demais fornecedores.

Para selecionar os melhores fornecedores, há a necessidade de criar uma forma de avaliar todos os fornecedores de forma objetiva. Por isso, precisa utilizar uma métrica para avaliar os fornecedores, por meio de indicadores de performance. Não pode ser baseado em opiniões do tipo: “pode ser que atenda, talvez pode atender com alguma restrição, está muito tempo no mercado, etc,”.

Mas como aplicar isso na prática na sua empresa?

A implantação de um sistema SRM (Supplier Relationship Management) ou seja, Gestão de Relacionamento com Fornecedores é a forma para selecionar os melhores fornecedores. O sistema SRM torna mais pragmático e racional os processos de relacionamentos entre a empresa e fornecedores. 

O sistema permite realizar o acompanhamento e monitoramento por meio de indicadores de performance dos fornecedores, tais como qualidade, certificação, pontualidade, atendimento, entre outros. 

As pontuações obtidas por meio de apontamentos tornam mais fáceis e pragmáticas a tomada da decisão para selecionar o melhor fornecedor e obter o melhor produto ou serviço de forma segura, sem se ater unicamente no parâmetro preço.

2. Acertar o “timing” de compras

Acertar o “timing” para cada insumo a ser comprado é o grande desafio da gestão de compras. Cada item tem a sua hora certa para iniciar o processo de compras. Portanto, o desafio é acertar o “timing” para iniciar o processo de compras de forma que o item esteja disponível nas mãos do requisitante na data certa. 

Os fatores que determinam, quando iniciar o processo de compras, não dependem unicamente do gestor de compras. Outros fatores que pesam nessa questão são: data da solicitação, processo de cotação e seleção, prazo de entrega, validação do recebimento, transporte, instalação e treinamento, etc. 

Mas existe como prever esses fatores?

No tocante a data da solicitação, para os itens com demanda regular, a solução é criar um gatilho que envie uma requisição de compra de forma automática, por meio de cálculos baseado em parâmetros. As sistemáticas usadas são: classificação ABC dos itens,  estoque mínimo, estoque de segurança, demanda média e “lead time”. 

3. Dimensionar corretamente o montante quantitativo e financeiro

Calcular a quantidade certa a adquirir para cada produto ou matéria-prima é a tarefa fundamental da gestão de compras. 

Por que isso é importante?

Se a quantidade adquirida for menor que o necessário, pode criar problemas comerciais por falta de estoque, acarretando reclamações e perda de confiabilidade dos clientes. Além disso, pode criar dificuldades na produção ou nas montagens, acarretando problemas com prazo de entrega, aumento de custos, etc. Ambas as questões culminam em graves consequências na gestão financeira da empresa.

Se a quantidade comprada for maior que o que será usado ou vendido, obviamente não teremos os dois problemas anteriores. Numa visão superficial até parece que o ideal é adquirir a maior quantidade possível de produtos ou matérias-primas. Porém, estoque parado significa dinheiro parado. Se o montante do dinheiro parado for muito alto, causa falta de dinheiro, desequilíbrio no fluxo de caixa. 

Assim, causa a dificuldade financeira da empresa porque leva o gestor a precisar recorrer a bancos, pagamentos de juros e aumento do custo e prejuízos.

A quantidade adquirida reflete também no custo de transporte, armazenamento, espaço físico necessário para o estoque, que pode causar transtorno na movimentação interna, dificuldade na localização e “sumiço” do material, perda da validade do produto, etc. 

Tudo isto constitui o “passivo oculto” do estoque, não dimensionado na composição do custo, o que resulta em perdas não contabilizadas, que se apresentam na forma de pouca rentabilidade.

Mas como evitar isso na sua empresa?

É necessário implantar o controle do giro de estoque, pois através dele é possível saber exatamente quanto tempo cada item demora para sair do estoque, identificar os itens com maior volume de movimentações, entre outros. Com estas informações é possível determinar o estoque mínimo, o estoque máximo e o lote econômico de compras. Estes parâmetros permitem dimensionar corretamente  o montante  quantitativo, financeiro e a periodicidade de compra, fatores fundamentais para balancear o caixa.

4. Maximizar o uso do capital de giro e equilibrar o fluxo financeiro

Com base nas dicas anteriores, podemos concluir que a gestão de compras tem como objetivo principal contribuir de forma efetiva para maximizar o uso do capital de giro e equilibrar o fluxo de caixa da empresa. 

Para conseguir atingir estes objetivos, é preciso eliminar todos os desperdícios de recursos materiais, financeiros e mão de obra. Isto deve ser feito principalmente na hora de fazer as compras. Nessa situação, a prevenção ainda é o melhor remédio, para não ter que tomar remédios amargos adiante.

Existem algumas medidas diretas ligadas ao departamento de compras que podem ajudar na realização destes objetivos tais como centralização e consolidação do processo de compras. Lidar com menos fornecedores estrategicamente selecionados  ajudam a negociar melhores condições financeiras, reduzir e agilizar o processo de compras.

Porém, o mais importante é a total integração entre os departamentos de compras com o departamento financeiro. Sem a harmonia entre os departamentos, só depois de concluído todo o processo de compras, na hora da aprovação final é que se percebe que aquela compra poderá causar um transtorno financeiro. É um trabalho perdido, que poderia ser evitado facilmente com acompanhamento de relatórios de fluxo de caixa.

5. Reduzir o “lead time” de compras

Reduzir “lead time” de compras, significa diminuir o intervalo de tempo entre a solicitação de compras até a disponibilidade do material. 

Os pontos fundamentais para reduzir o lead time de compras são: seleção de fornecedores e melhoria na gestão do processo de compras, de forma que possa monitorar todos os processos, tomar medidas preventivas para não ter atraso no prazo de entrega.

A importância do “lead time” de compras depende do ramo de atividade. Os dois segmentos do mercado que mais precisam de um “lead time” reduzido são: indústria manufatureira e comércio. 

As indústrias precisam de menor tempo de reposição para não prejudicar a produção, manter o menor estoque possível para utilizar menor capital giro, menos problemas logísticos com armazenamento e movimentação interna de materiais.

Porém, esta questão é mais crítica para comércio varejista. Pense em um supermercado com excesso ou falta de estoque de arroz, feijão, açúcar, etc. Para que não ocorra esta situação é fundamental a organização do departamento de compras com processos ágeis desde a percepção, solicitação de compras, cotação, decisão de compras, recebimento e conferência do material recebido.

A implantação do sistema de compras ajuda a reduzir o “lead time” de compras através da otimização dos processos de compras. As tarefas operacionais que consomem o tempo, erros e interrupções durante o ciclo de compras são diminuídas com a automação e controle dos processos. Os compartilhamentos das mesmas informações com todas as pessoas também ajudam o recebimento e conferência dos materiais.

O que fazer para implantar todas essas dicas na prática?

Independentemente da ordem de importância, a questão é o que fazer para que todas as premissas funcionem em perfeita harmonia, como uma orquestra sinfônica, como afirmou Peter Drucker. 

A questão é que da mesma forma que uma orquestra depende de músicos a empresa depende de profissionais que executam as tarefas. Uma orquestra pode selecionar os melhores músicos, mas uma empresa nem sempre consegue fazer o mesmo.

Diante desta situação, em termos corporativos a solução está em usar a tecnologia da informação, para minimizar a dependência do fator humano. O ideal é utilizar um ERP – Sistema de Gestão Empresarial, com todos os módulos integrados. Porém, na impossibilidade de ter um ERP completo, pode utilizar o sistema de suprimentos composto pelo Sistema de Gestão de Compras e Controle de Estoque. 

Evidentemente um ERP ou o software de gestão de suprimentos não executa por si só as tarefas. O papel de um sistema de informação é facilitar o trabalho dos profissionais para realizar as tarefas com agilidade e segurança. Do ponto de vista da empresa, tira a dependência da presença física de um profissional com conhecimento para dar andamento aos processos.

Toda gestão começa com um bom controle. Sem controle, sem medição não há gestão. Gestão de compras começa com o controle de estoques e controle de fornecedores. 

Os registros de todas as movimentações e fornecimentos permitem mensurar o consumo médio e prazo de entrega item a item. Estes dados são a base para acertar o “timing”, dimensionar corretamente o montante quantitativo e financeiro, maximizar o capital de giro, equilibrar o fluxo de caixa da empresa e o resultado de tudo isso combinado que resulta na verdadeira melhora na gestão de compras.

Então, o que você está esperando?

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