Estas são as perguntas sobre estoque essenciais para analisar como está o controle atual da empresa e antes de contratar um sistema de gestão: divida as perguntas em duas partes; pergunte primeiro sobre as rotinas e procedimentos atuais usados para manter o estoque organizado, depois tire dúvidas sobre como automatizar os processos com um sistema de controle de estoque. Continue a leitura para saber quais são cada uma das perguntas. 

Saber quais itens devem ser analisados e perguntas que devem ser feitas ao fornecedor do sistema de controle de estoque é essencial para escolher uma ferramenta que atenda às necessidades da sua empresa na prática. 

Algo em comum em qualquer empresa que começa a crescer é a necessidade de criar mecanismos ou utilizar ferramentas para facilitar a gestão empresarial e o controle de estoque. A forma de controle escolhida pode ser desde simples planilhas de dados à sistemas extremamente robustos e detalhados.

Porém, qualquer que seja o porte ou segmento da empresa, a escolha por determinada solução ou fornecedor demanda muita dedicação daqueles envolvidos no projeto. Afinal, são muitos detalhes que precisam ser analisados e dúvidas que precisam ser esclarecidas antes de qualquer contratação, não é verdade?

Perguntas sobre gestão de estoque e as soluções disponíveis 

Independentemente se a solução escolhida for controles por planilhas ou então um software de gestão,  é importante fazer as perguntas certas ao fornecedor da solução.

Aqui na OTK, muitas vezes, quando nossos clientes estão iniciando suas pesquisas, eles mal sabem o que perguntar, só sabem que tem dúvidas de como utilizar o sistema e como o mesmo funciona.

Realmente, quando se trata de analisar e avaliar um sistema de gestão é comum que as pessoas envolvidas tenham milhares de dúvidas ou muitas vezes não saibam nem por onde começar. Nesses casos, o primeiro passo é desenhar ou pelo menos ter em mente uma rotina em relação ao setor de estoque e almoxarifados. 

Ou seja, se você não tem nenhum tipo de gestão de estoque e nunca nem pensou como organizar este setor, saiba que as empresas fornecedoras de sistemas te perguntarão isso na fase de pesquisas. Então, para se antecipar, pense como você gostaria de organizar o seu estoque e como pretende fazer a gestão no dia-a-dia, já pensando na participação dos seus colaboradores.

Para te ajudar, reunimos neste artigo 12 questionamentos mais comuns e importantes que nossos clientes nos fazem diariamente sobre o sistema de controle de estoque e um breve esclarecimento sobre cada um deles. Vamos conferir?

Principais perguntas sobre estoque: veja o que perguntar antes de automatizar processos

Primeiro: perguntas sobre a rotina de trabalho

1. É possível gerar requisições de estoque?

É neste pequeno pedaço do controle de estoque que basicamente começa a ação. É interessante que a ferramenta que você está avaliando tenha esse controle de abertura de requisição de estoque, para que seja otimizado um bom tempo lendo e-mails com solicitações de reposição de estoque.

Também é importante ficar atento se o sistema inclui alguma forma simplificada para que os colaboradores abram esse pedido, pois isso facilita e agiliza a rotina no dia a dia da empresa.

2. Posso configurar estoque mínimo e máximo?

Você DEVE ter o controle de estoque mínimo e máximo, por isso, os sistemas precisam ter este controle. É a partir desta definição que o sistema ideal te ajudará a definir o ponto de compra, margem de segurança de estoque, bem como outros avisos essenciais para se comprar bem e nos prazos e preços certos.

Todo o processo de estoque continuará de forma automática, pois o sistema alertará quando estiver para acabar um material. Por isso, além de ter este controle de estoque mínimo e máximo, é indispensável que os sistemas tenham um alerta para avisá-lo destes níveis, ok?

3. É possível fazer entradas em lote?

Se você não está iniciando a sua gestão de estoque agora, com certeza já se deparou com dezenas de produtos para dar entrada e não saber nem por onde começar, por ter que fazer uma entrada de cada vez.

É por isso que é importantíssimo que o sistema conte com a funcionalidade de entradas em lote. Com certeza esse recurso vai gerar uma grande economia de tempo para você e sua equipe, além de reduzir os riscos de erros já que todo o processo fica simplificado.

4. Além de controlar as entradas, eu posso controlar as saídas de estoque?

Bem, se os seus produtos entram, eles também saem na mesma quantidade, certo? Se antes você só controlava um destes dois (ou entradas ou saídas), com um sistema você deve controlar os dois, pois somente desta forma o controle de estoque mínimo e máximo dará certo, combinado?

5. É possível classificar meus materiais por grupos?

Este pode parecer um detalhe, mas é bem importante dentro da lógica de um sistema e é essencial tanto ao gestor que está começando quanto para aqueles que já fazem a gestão a muito tempo.

Se o sistema conta com um campo especial para classificar seus produtos e materiais em grupos, ficará muito mais fácil de localizá-los e também para abrir requisições de estoque de acordo com seu grupo e classificação. Enfim, é um recurso simples que facilita muito a gestão no dia a dia.

6. É possível fazer a gestão por centros de custos, departamentos ou grupos de trabalhos?

Este tipo de classificação é essencial se você quer fazer uma gestão bem separada e controlada em relação aos custos. Ou seja, classificando suas compras por centros de custos, será bem mais fácil analisar qual departamento está gastando mais, qual grupo está respeitando o budget mensal, além de poder emitir relatórios muito mais detalhados.

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7. Consigo controlar o giro do meu estoque?

Este é um recurso bastante interessante no sistema de estoque, pois está ligado à área gerencial, ou seja, é um demonstrativo da gestão que você fez até o momento.

Se o sistema contar com o controle de giro de estoque, é possível analisar quais os produtos saíram mais e quais estão parados, para que desta forma seja possível a tomada de decisão mais assertiva e que te ajudará a economizar para fazer compras de produtos que realmente tem maior demanda dentro da sua empresa.

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Conseguiu perceber como muitas destas perguntas refletem em funcionalidades que facilitam a rotina de trabalho? 

Quer ver como alguns destes recursos funcionam na prática? Confira estes artigos da nossa Central de Ajuda, um ambiente repleto de conteúdos sobre o sistema OTK Web que ajuda diariamente nossos clientes.

• Entrada em Lote: passo a passo como fazer
• Requisição de Estoque: passo a passo como fazer
• Saída: passo a passo como fazer
• Entrada: passo a passo como fazer
• Centros de Custo e Projetos: passo a passo como cadastrar
• Regras de Estoque: passo a passo como configurar

Segundo: perguntas gerais sobre o sistema

8. Tem limites de usuários?

Este item é importante ser esclarecido para que você possa delimitar quais dos seus colaboradores terão acesso ao sistema de controle de estoque. 

Conforme citamos no começo do artigo, aqui encontramos a necessidade de um desenho da rotina (ou de como ela deve ser), pois assim será muito mais fácil entender quantos usuários serão necessários, de acordo com o que o seu negócio precisa.

9. Eu posso acessar o sistema de qualquer lugar?

O termo da vez é a transformação digital, então, quanto mais digitalizada for uma solução, melhor ela será. Por isso, verifique a disponibilidade das soluções e como elas se comportam em qualquer tipo de dispositivo.

Como a modalidade de home office está cada vez mais implementada nas empresas brasileiras, contar com uma solução que tenha acesso prático vai tornar o trabalho mais simples. Sistemas que permitem o acesso de qualquer lugar são conhecidos como Web e geralmente sua forma de contratação é SaaS.

Ou seja: acessar o sistema de qualquer lugar = sistema SaaS = sistema Web.

10. Tenho pessoas que ficam em campo (externas da empresa). Eles conseguirão acessar o sistema?

Conforme comentei na pergunta anterior, se o sistema for Web, ele será muito mais fácil para a utilização, pois mesmo se a rede ou o Wifi da sua empresa cair, você poderá acessar o sistema através da sua internet móvel do celular, por exemplo. Se existem colaboradores externos da empresa, esta pergunta torna-se essencial ao seu processo de análise de sistemas de estoque.

11. Existem diferentes níveis de usuários para aprovações?

É muito importante verificar a existência desta funcionalidade na sua análise dos sistemas de estoque, pois com certeza, quando você desenhou a sua rotina dentro de uma solução, já pensou sobre como e quem iria aprovar os processos no dia-a-dia.

Por este motivo é essencial que os sistemas tenham a possibilidade de criar diferentes níveis de aprovação, pois assim ele respeitará o controle e a hierarquia que você já tem em seu negócio.

12. É possível testar o sistema antes da contratação?

Não adianta muito um sistema ter tantas funcionalidades se os futuros usuários não puderem experimentar e avaliar cada uma delas.

Por isso, verifique também se você poderá ter acesso à um ambiente de testes, para que possa provar cada função prometida antes da contratação. É interessante ainda que você convide todos os colaboradores envolvidos para testarem a solução com você. Veja aqui mais dicas sobre como avaliar um sistema, principalmente na fase de testes.

Perguntas feitas, agora é a hora de estudar

Bom, você notou que existem dezenas de perguntas que devem fazer parte da sua avaliação quando está analisando um sistema de controle de estoque.

Lembre-se que é possível que um sistema conte com muitos recursos, mas que na prática eles não sejam essenciais ou sejam muito complicados de serem utilizados na rotina da sua empresa.

Por outro lado, por muitas vezes, alguns recursos que à princípio parecem simples, fazem toda a diferença no dia a dia e podem ajudar a economizar tempo e dinheiro. Além disso, uma solução pode ter todas as funcionalidades necessárias porém perder em detalhes relacionados a valores ou tipo de contrato.

Por fim, não deixe de analisar o custo x benefício de cada opção existente e analise também as questões comerciais e financeiras e a diversidade de formas de contratação.

Sem dúvida, este é um estudo necessário para melhores resultados da sua empresa, quer ela esteja iniciando ou não. Coloque tudo na ponta do lápis, risque e rabisque a sua rotina dos sonhos e imagine cada uma das funcionalidades que você vai precisar num sistema para colocar em prática essa rotina. Não deixe também de organizar os principais pontos e reforçar isso com os fornecedores de sistemas.

Aproveite também esta fase de estudos para marcar demonstrações online e reuniões com analistas técnicos dos sistemas, pois assim eles verão sua rotina por completo e darão ainda mais dicas para facilitar a sua gestão e a sua escolha em relação à solução de estoque.

Faça as perguntas sobre gestão de estoque para a OTK 

Bem, fico feliz em informar que nosso sistema de controle de estoque online responde positivamente a todas as perguntas deste artigo. Isso mesmo! Gostaria de verificar você mesmo? É só se cadastrar no sistema OTK Web hoje e conhecer a nossa solução. Não deixe de conversar com a nossa equipe também, estamos sempre à disposição para esclarecer dúvidas e dar dicas em relação à gestão empresarial no geral. Conte conosco!

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