Integrar o controle de compras e estoque, além de necessário, é estratégico para o sucesso do negócio.

De fabricantes que precisam de matérias-primas, a distribuidores que compram produtos de um fabricante ou importador, a varejistas que estocam suas prateleiras físicas ou virtuais, controle de compras e estoque, além de necessário, é estratégico para o sucesso do negócio.

Porém, é  interessante ver como ainda hoje, a convergência entre o controle de compras e estoque, apesar de ser algo tão óbvio, ainda é algo tão desafiador para qualquer empresa, independente de seu tamanho ou segmento do mercado.

Como gestor, você sabe que o controle de compras e estoque eficiente permite que sua empresa tenha a quantidade certa de mercadorias e insumos, no lugar certo e na hora certa. Assegura também que o capital investido não está armazenado desnecessariamente e protege a produção, caso surjam problemas com a cadeia de fornecimento.

O grande desafio do controle de estoque

Independentemente do estoque estar localizado em um depósito, em vários locais, em um fornecedor ou consignado, um inventário bem gerenciado significa maior fluxo de caixa e menor necessidade de crédito adicional, algo difícil ou impossível para muitas empresas.

Faça um exercício mental e veja se você se identifica com algum desses cenários.

• Sempre parece que o estoque está em falta de itens que são grandes vendedores, porém, o depósito está lotado.
• Preciso manter o mínimo de caixas disponível no estoque, mas sempre satisfazendo a demanda do cliente.
• Não sei quanto do estoque está obsoleto ou vencido.
• Estou com muita dificuldade em acompanhar o que temos em estoque.
• Não é possível procurar produtos rapidamente e não sabemos como criar nosso próprio sistema de numeração.
• Se alguma vez tivermos um recall, não sabemos o que fazer.
• Enviamos o produto errado muitas vezes.

Muito bem, é provável que você tenha se identificado com alguma dessas situações, senão com todas. Cada um desses cenários mostra a importância da integração entre às áreas de gestão de compras e controle de estoque.

Para cada um dos desafios existe uma solução. Ter previsibilidade, gerenciamento eficiente do estoque, monitoramento, conexão estratégica com fornecedores e várias outras respostas que podem ser aplicadas em cada item descrito em nossa lista.

Porém, é preciso que ocorra o que citamos no início do artigo, convergência. A integração entre o controle de compras e estoque é o que nos leva aplicar experiências e boas práticas na eficiência estratégica no processo de controle de compras e estoque.

Não podemos esquecer da gestão de compras

Claro que não dá para esquecer a longa jornada para alcançar um gerenciamento de compras ágil, efetivo e capaz de atender a demanda do ciclo produtivo da organização. Vejamos mais alguns desafios.

• O preço do fornecedor está sempre mudando, tornando quase impossível precificar aos clientes.
• Os prazos de entrega são diferentes para vários fornecedores, por isso nunca temos certeza de quando solicitar produtos específicos.
• Parece que estamos comprando mais, mas o volume não está refletido em nossas vendas.

Certamente você já passou por outras situações durante a gestão de compras. Mas o que vale chamar a atenção para todas as situações problemáticas é o quanto um software de compras integrado ao estoque nos leva a solução. Basicamente, ele permite que os gestores e operadores de armazém administrar e gerenciar de forma centralizada todo o processo de controle de compras e estoque.

Software de compras integrado ao estoque nos leva a solução

Projetado para melhorar a gestão e o controle de itens do estoque, uma solução de compras integrado ao estoque vai otimizar suas operações de compra, conectando de forma online sua organização às informações de estoque em tempo real.

Isso na prática significa, gerenciamento eficiente do setor de compra, maior precisão e melhor controle do depósito, para que os itens de estoque possam ser adquiridos com confiança, que os bens podem ser reabastecidos no momento certo e pedidos possam ser gerenciados sem erro. Ainda é possível listar como benefícios:

1. Centralização da gestão de compras e orçamento;
2. Aperfeiçoamento do gerenciamento de fornecedores;
3. Compartilhamento de informações;
4. Automatização da geração de pedidos de compra;
5. Redução de custos na administração e custos indiretos.

Um sistema informatizado de compras integrado ao estoque é uma opção estratégica para empresas que lidam com muitos tipos diferentes de estoque. Uma solução eficiente inclui recursos úteis como:

• Dados de estoque e de preços integrados aos sistemas contábil e de faturamento.
• Monitoramento automático de estoque, acionando pedidos quando o nível limite é atingido.
• Controle automático de lotes, importante se a empresa produzir mercadorias em lotes.
• Identificação de fornecedores com melhores preços, condições de compra e entrega.

Todos os sistemas utilizam o mesmo conjunto de dados, portanto, você só precisa inserir os dados uma vez. O processamento da ordem do cliente e o de compra podem ser integrados ao sistema para que os saldos e as estatísticas do estoque sejam sempre atualizados automaticamente à medida que os pedidos são processados.

O controle de compras e estoque e o futuro

Hoje vivemos um contexto em que o conhecimento da cadeia de processos, assim como as operações dos sistemas de forma integrada e o foco na qualidade, são essenciais para se tornar uma empresa que corresponda à competitividade do mercado. Hoje, o dinamismo, a flexibilidade e eficiência tornaram-se sinônimos de qualidade e economia, o que é crítico para a sobrevivência de um negócio, não importa o tamanho ou segmento.

O artigo deve ajudar você em expandir sua percepção sobre a importância de soluções de compras integrado ao estoque, incorporando a necessidade de amplo controle sobre todo o processo, a fim de proporcionar mais controle sobre as necessidades da empresa. Além disso, trará a automação como um facilitador de grande parte dos processos internos.

Você ainda tem alguma dúvida? Para saber mais sobre soluções para gerenciamento e controle de compras e estoque, conheça o OTK Web.

Atuando há 16 anos no mercado de desenvolvimento de softwares, a OTK é uma empresa consolidada e comprometida em acompanhar o crescimento de seus clientes e a evolução do mundo dos negócios.

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