KPIs de compras são essenciais para avaliar e medir o desempenho do processo de aquisição, que tornou-se uma função de negócios que desempenha um papel importante na estratégia de crescimento da empresa.

Neste cenário, o gerente de compras precisa monitorar, medir e gerenciar o desempenho de sua equipe. E os KPIs de compras são a maneira mais eficaz de medir esses desempenhos. Por isso, separamos um artigo especial para que você possa entender melhor esse mecanismo. Confira!

O que são os KPIs de compras?

Departamento de compras é um dos setores mais importantes em qualquer negócio, grandes ou pequenos. Este setor é responsável pelo KPI (Indicador-Chave de Performance) em compras do relacionamento da empresa com os fornecedores e clientes.

Isso ocorre desde a escolha do melhor fornecedor ao melhor preço e qualidade, até o controle de padrões de desempenho, sem gestão efetiva, o departamento de compras fica desorganizado e pode ser responsável por grandes perdas — E até falência da empresa.

Qual a frequência ideal para atualizar os indicadores de desempenho de compras?

O ideal é que a gestão já se programe no ano anterior para que quando chegar no mês de Janeiro esteja pronto para iniciar a atualização dos KPIs de compras. Feito isso, sabemos que cada indicador de desempenho não pode ser nivelado com o outro. Por exemplo, a Curva ABC se refere ao estoque bem gerido e com entradas de acordo com sua necessidade. Assim, fazer o controle desse KPI pode ser semanalmente.

Enquanto o indicador de satisfação dos seus parceiros pode ser medido a cada 15 dias ou mensalmente. Isso vai de acordo com cada modalidade e a complexidade de produtos ou serviços que você trabalhará.

Outro exemplo, o KPI de redução de custos não poderá ser identificado com apenas um dia de trabalho, por isso, ele pode levar um tempo maior. E ainda realizar uma comparação trimestral com o ano anterior, semestral e anual.

11 Exemplos de KPIs de compras

Para maximizar o valor, a eficiência e o gerenciamento de custos em todo o ciclo de aquisição, concentre-se nestes KPIs:

1. Tempo de Ciclo do Pedido de Compra

Nos dias da caneta e do papel, o caminho percorrido por um pedido de compra era árduo, repleto de possíveis erros e atrasos. O tempo total gasto em qualquer pedido de compra — desde sua criação até a aprovação, recebimento, faturamento e pagamento — é uma métrica valiosa para medir a eficiência individual e departamental.

Quanto menor o seu tempo de ciclo, mais rápida e eficiente será sua equipe de compras. Em suma, reduz os custos totais de aquisição e garante que sua equipe possa aplicar seus talentos a preocupações de nível superior.

2. Custo médio de processamento de um pedido de compra

Como as empresas variam muito em tamanho, setor e participação de mercado, é difícil definir um custo médio para processar um pedido de compra. Mas o componente central desse KPI de compras é o tempo total gasto, dividido por tarefa e o número de funcionários envolvidos em cada etapa.

Dessa forma, a produtividade está vinculada ao que é conhecido como gasto equivalente a tempo integral dos funcionários. Idealmente, você terá o menor número de tempo integral processando o número máximo de produção com o mais alto nível de precisão.

Isso reduz erros, reduz a sobrecarga total e melhora a eficiência geral do seu processo de aquisição até o pagamento.

3. Ordens de compra processadas eletronicamente

Controlar este KPI pode parecer desnecessário na era da automação, mas a transformação digital (a mudança para soluções baseadas em tecnologia, como automação, inteligência artificial e escritório sem papel) ainda tem um longo caminho a percorrer.

Desta forma, medir este KPI é crucial, pois quanto mais papel você estiver empurrando, maior será o risco de atraso e erro — e mais longo será seu ciclo total de aquisição.

4. Número de fornecedores

A diversificação de sua cadeia de suprimentos ajuda a reduzir a exposição ao risco e aumenta as chances de obter bens e serviços rapidamente. Mas quando você tem muitos fornecedores, pode encontrar seu sistema entupido com redundâncias e perder os descontos lucrativos e os termos especiais que vêm com fornecedores e contratos limitados.

O acompanhamento desse KPI fornecerá uma visão clara dos parceiros de que você precisa, os fornecedores que têm potencial para se tornarem fornecedores preferenciais e aqueles que não são adequados.

Ele se encaixa perfeitamente com os outros KPIs de fornecedores para fornecer uma visão completa de sua cadeia de suprimentos e as melhores maneiras de alavancar seus relacionamentos com parceiros para obter o máximo benefício.

5. Capacidade do Fornecedor

Medir quantos pedidos foram preenchidos corretamente e completamente por fornecedor é o núcleo deste KPI. Saber que um fornecedor tem os bens e serviços de que você precisa, pois quando você precisar deles, facilita a avaliação do fornecedor e melhora os relacionamentos e a eficiência geral.

Busque disponibilidade de 90% (ou mais), com entrega no prazo, para garantir que sua cadeia de suprimentos seja ininterrupta.

6. Taxa de conformidade do fornecedor

Confiança e confiabilidade são o coração de uma cadeia de suprimentos bem gerenciada, e parte da construção dos relacionamentos que criam essa confiança é a alta conformidade do fornecedor.

Os dados deste KPI fornecem informações valiosas sobre como um fornecedor cumpre suas obrigações acordadas em relação ao prazo de entrega, prazo de entrega, descontos e termos.

A medição da conformidade mostra quais fornecedores realmente são seus parceiros confiáveis ​​e quais podem precisar ser reabilitados ou substituídos.

7. Prevenção de custos

A melhor maneira é evitar incorrer neles em primeiro lugar. Essa métrica rastreia “economias leves”, como manutenção preventiva e novos investimentos que suportam a melhoria do processo.

Esse KPI combina bem com a redução de custos para fortalecer os resultados, revelando oportunidades de melhoria enquanto mantém, em vez de reparar ou restaurar, ativos por meio de custos incorridos.

8. Redução de custos

Se a prevenção de custos é uma “economia leve”, então a redução de custos é seu complemento duro como prego. Este KPI compara os custos atuais com os anteriores e identifica áreas onde você pode reunir sourcing estratégico, melhorias de processos e políticas e análises financeiras para produzir economias profundas que você pode aumentar com o passar do tempo e melhorar suas análises.

O objetivo é reduzir o custo total de propriedade (TCO) de tudo adquirido para a empresa, sejam gastos indiretos ou diretos. A redução do TCO aumenta o valor e a lucratividade, apoiando as metas de toda a empresa.

9. ROI Total de Aquisição

Como outros departamentos de uma empresa moderna, as organizações de compras são complexas. Seu gasto total com suporte à função de compras (incluindo equipe, despesas gerais, contratação e suporte terceirizado) precisa gerar um retorno saudável para manter seus negócios “em crescimento”.

Este KPI pode ser expresso de várias maneiras, mas uma boa regra geral é expressar o ROI de compras como uma proporção de X Reais gastos para cada R$ 1 mil de receita obtida. Um objetivo comum é obter um retorno de R$ 10 para cada R$ 1 gasto em investimentos em compras.

10. Curva ABC

Quando se trata de estoque ou gestão de estoque, a curva ABC normalmente segrega o estoque em três categorias com base em sua receita e medidas de controle necessárias:  A é 20% dos itens com 80% da receita total e, portanto, exige um controle rígido; B é 30% de itens com 15% de receita; enquanto ‘C’ é 50% das coisas com pelo menos 5% de receita e, portanto, tratada como mais liberal.

Os números de qualquer empresa em particular podem ser diferentes, mas têm um padrão distinguível semelhante. Esta análise visa chamar a atenção dos gerentes para os poucos críticos (itens A) e não para os muitos triviais (itens C) e focar seus esforços de controle de estoque naqueles itens específicos onde terá o efeito mais significativo.

11. Satisfação do cliente

As métricas de satisfação revelam a qualidade do relacionamento de um cliente com sua marca. Deve-se notar que as métricas do cliente revelam mais do que apenas pontuações numéricas.

Eles revelam opiniões valiosas, atitudes, padrões de comportamento e feedback de seu público. Embora cada métrica tenha um papel importante a desempenhar, você precisa garantir que elas se alinhem bem com seus objetivos de negócios.

Por exemplo, se seu objetivo é criar um produto simples e fácil de usar, você pode priorizar uma métrica como o Customer Effort Score.

Como acompanhar os KPIs de compras?

Para aumentar o desempenho de compras, as organizações precisam fazer medições de KPI e rastreamento. O uso de uma ferramenta baseada em papel ou nuvem ajudará as organizações na coleta, segregação, roteamento, recuperação de dados e muito mais. Isso permite que a equipe de compras gaste mais tempo analisando os dados coletados.

Planilhas

Depois de digitar os valores dos KPIs de compras em sua planilha, você pode simplificar a análise. Se você tiver dados de lucro de todos os meses, poderá fazer um gráfico para comparar a evolução ao longo do ano.

Assim, você pode identificar períodos de altas e baixas e analisar a sazonalidade do seu negócio. Use ferramentas para criar gráficos no Excel para ter uma boa visualização dos seus KPIs. Sabemos que algo manual nem sempre traz tanta confiabilidade, porém é uma opção gratuita.

Sistemas

O uso de um software apropriado oferece uma série de grandes benefícios. Dessa forma, você poderá acompanhar de maneira milimétrica cada passo do seu setor ao mensurar os itens abaixo:

• Redução drástica no tempo de processo;
• Um aumento acentuado na produtividade;
• Aumento de velocidade e eficiência;
• Ganhos radicais em termos de conformidade;
• Economias de custo substanciais;
• Diminuição significativa do risco;
• Maior visibilidade de todo o processo.

Tudo isso por meio de relatórios e gráficos que te ajudarão a ter uma ótima leitura de todo contexto do seu KPI de compra.

Em suma, ao conhecer diversos KPIs de compras podemos ter uma ótima noção de como administrar melhor o nosso negócio. Os indicadores são inúmeros, mas aqui estão os principais para que você seja um gestor de sucesso. Por isso, você pode seguir as orientações e ter certeza que sua empresa encontrará espaço para garantir sua expansão mercadológica.

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