Independentemente do tamanho ou da área de atuação da empresa, o controle de contas a pagar é essencial para que ela mantenha suas contas em dia, e com isso, indispensável para o sucesso do negócio no longo prazo.

Toda empresa produz despesas para manter suas atividades. Sejam elas conta de água, luz, telefone, materiais de escritório, aluguel ou mesmo o pagamento de funcionários e fornecedores. Todos os gastos relativos a administração do empreendimento representam compromissos que garantem a utilização de recursos para a sua continuidade. 

Independente do tamanho da organização, todas as despesas devem ser registradas e constantemente monitoradas para saber onde o dinheiro está indo, visando sempre a sustentabilidade e prosperidade do negócio. E assim também saber onde se pode economizar mais.

O contas a pagar nada mais é do que uma área dentro do departamento financeiro que fica responsável pela liquidação desses compromissos. A cada nota fiscal de compra registrada, conta de consumo recebida ou saída de valores no extrato bancário, o departamento financeiro de contas a pagar se responsabiliza por garantir com que o pagamento do que foi contratado seja efetivado.

No geral, as empresas têm dinheiro para liquidar as suas obrigações, mas o problema que pode acontecer em grande parte delas é a ausência de métodos adequados para realizar um controle de contas efetivo. É indispensável estar de olho nos vencimentos para evitar gastos desnecessários. O valor de cada despesa deve ser lançado no controle de contas a pagar com as respectivas datas em que os pagamentos devem ser realizados. 

Neste sentido, as atividades de contas a pagar exigem bastante atenção e, por isso, neste artigo trouxemos algumas dicas valiosas e essenciais para que sua empresa tenha um bom controle.

Dicas para melhorar o controle de contas a pagar

1. Tenha um cadastro de fornecedores atualizado

As relações com fornecedores ajudam a empresa a obter melhores ofertas nos suprimentos que ela precisa. Também aumenta sua rede, já que os fornecedores leais tendem a defendê-lo para outras organizações.

Estas relações são uma parte crucial da eficiência das contas a pagar e manter um registro atualizado de seus contatos é fundamental para que você seja capaz de alcançá-los. Obtenha os números de telefone atuais, endereços de e-mail e endereços de correspondência dos seus fornecedores. Compile as informações de contato do em um espaço coletivo, como em um software ERP.  

Uma visão consolidada das informações comerciais dos fornecedores facilita a equipe a ter uma relação com qualidade e a construir relacionamentos mais fortes com ele. Uma comunicação ágil e transparente para realização dos negócios, pode ajudar a contratante em muitas situações, desde a necessidade de suprimentos, prazos de entrega e até com o atraso de vencimentos. Estabelecer uma relação de confiança vai longe. 

Confira também: Como Fazer Gestão de Fornecedores? 7 Dicas para Iniciar o Controle de Forma Otimizada

2. Utilize um gerenciador para o controle de contas a pagar

Um título é composto basicamente por três informações: nome do fornecedor, vencimento e o valor do título. Todos esses dados devem ser lançados da forma correta. Tudo para identificar rapidamente as despesas da companhia.

Um gerenciador de pagamento com todos os compromissos financeiros também garante visibilidade e monitoramento de todas as transações, o que proporciona ainda mais agilidade no processamento de pagamentos para a empresa. Além disso, com o uso de um software como o ERP é possível emitir relatórios completos, de acordo com períodos específicos, facilitando ainda mais a criação de estratégias para pagamentos.
Gerencie todas os gastos da sua empresa no sistema OTK ERP. Controle vencimentos, atrasos de pagamentos, as despesas recorrentes e tire relatórios gerenciais completos em uma única plataforma. Os módulos de compras e estoque são totalmente integrados ao sistema financeiro. Para um bom controle do que precisa ser pago é preciso ter todas essas informações disponíveis e organizadas onde seja possível identificar claramente a situação de vencimentos e vencidos. 

Aplicando as boas práticas na hora de registrar um lançamento você poderá ter a disposição relatórios que podem navegar por suas classificações, a partir de descrição, categoria do plano de itens de lançamentos financeiros, centro de custo e fornecedor, por exemplo. Tudo para identificar rapidamente as despesas da companhia.

3. Emita e Armazene Documentos e Recibos

A rotina de Contas a Pagar gerencia diversos documentos, também conhecidos por títulos, a serem pagos. Estes títulos podem ser Adiantamentos, Duplicatas, Cheques, Pagamentos Antecipados, Notas Fiscais, entre outros.

Dentro de um processo de compra uma única transação pode gerar vários documentos e como esses documentos são importantes precisam ser armazenados por um tempo pré-determinado como é o caso da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). E quanto maior a empresa, maior o número de documentos e, é fato que eles se multiplicarão ano após ano. Com o tempo torna-se cada vez mais difícil acessar e gerenciá-los.

A solução para esse tipo de problema passa pelo armazenamento de documentos de forma organizada e centralizada observando fatores como praticidade em localizar e disponibilidade para acessá-los.

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite guardar informações na internet através de um servidor online e acessá-los de qualquer lugar sempre que necessário. Nele, o usuário pode armazenar qualquer tipo de arquivos como documentos, protocolos e outras informações sem preocupar com a memória disponível do computador.

Já pensou em anexar um arquivo xml da nota fiscal a um registro de compra, ou mesmo o DANFE com os produtos / serviços adquiridos ou ainda comprovante de pagamento a seus fornecedores no financeiro? No OTK ERP é possível. A tecnologia que o OTK ERP oferece armazena esses documentos na nuvem. Se preferir você também poderá  anexar recibos, fotos de cheques e arquivos em formatos diversos como .xls, .pdf e .doc.

4. Programe despesas recorrentes

Umas das tarefas mais importantes e que exige atenção em contas a pagar é justamente a inserção dos dados de pagamento. Como a empresa possui diversas obrigações mensais, ela precisa de uma equipe dedicada ao pagamento desses títulos, pois caso esses títulos não sejam pagos na data correta multas serão cobradas.

Como você sabe, os pagamentos em atraso geram multas e juros, acrescentando um valor não programado a mais, além da própria conta que estava em aberto. Dependendo da conta atrasada, pode também haver interrupção do serviço. Automatizar despesas recorrentes pode facilitar essa tarefa.

As despesas recorrentes nada mais são que uma modalidade de geração automática de contas a pagar onde se programa com que frequência os lançamentos serão gerados no sistema.

Através dela os lançamentos como os custos fixos (salários, conta de luz, estrutura, etc.) são gerados automaticamente e você não precisa nem lembrar de preencher manualmente as despesas que devem ser pagas todos os meses.

Ao cadastrar um novo pagamento você poderá ter a opção repetir. Essa funcionalidade é  extremamente útil para definir com que frequência a ação ocorre. Em seguida você deve determinar o número de vezes em que isso acontece. 

Um exemplo: Se um lançamento se repete mensalmente no ano, você pode definir o início e o término dessa recorrência dentro do período. Assim doze faturas idênticas serão geradas, uma para cada mês de forma automática.

5. Controle o Adiantamento de Fornecedores

O Adiantamento a fornecedor é o pagamento feito antecipadamente pela empresa, a seus fornecedores na aquisição de mercadorias, insumos e bens. É muito comum nas empresas em geral o pagamento adiantado de parcelas relativas a compras de bens  ou pela obtenção de objetos que serão entregues ou transmitidos futuramente.

Um grande benefício da antecipação para a cadeia de fornecedores é que a utilização dela representa um amadurecimento muito importante na relação de cliente e fornecedor.

Os pagamentos não efetivados ou duplicados podem afetar o fluxo de caixa e tem um efeito negativo sobre a credibilidade das pessoas responsáveis pelo processo de pagamento da empresa, além de comprometer a relação com seus fornecedores.

Além disso, um bom controle de contas a pagar deve monitorar todas as oportunidades possíveis de descontos, que são muito comuns nos pagamentos antecipados ou à vista. Uma visão equivocada dessa operação pode acarretar grandes prejuízos para a sua empresa e, por isso, um sistema de gestão é de extrema importância para ajudar neste processo.

6. Faça um planejamento orçamentário

Toda empresa que se preze precisa de um planejamento financeiro que esteja alinhado às suas expectativas. O controle de contas é uma das ferramentas de gestão imprescindíveis para que o planejamento financeiro funcione, pois um bom controle financeiro só possível a partir de um bom planejamento e consciência real de quanto a empresa tem em caixa e sua perspectiva de futuro.

O planejamento orçamentário consiste nas variadas estratégias de controle do orçamento, e se resume em planejar as despesas, receitas, investimentos e custos que a empresa terá no futuro que podem se diferenciar pelos seus objetivos, sua aplicabilidade e aspectos como limitação, período de projeção etc. 

Com o Planejamento Orçamentário fica muito mais simples distribuir os recursos de uma forma organizada, além de facilitar o monitoramento e o controle para uma mudança de rota nos negócios, caso necessário. A ideia de se ter um planejamento é que com ele podemos efetuar revisões dos investimentos, custos e despesas que a empresa está tendo.

O setor financeiro deve ter uma visão a longo prazo, pois na medida em que a empresa começa a deslanchar, pequenos erros e falhas nas contas e processos vão ficando cada vez mais difíceis de serem contornados. Leia mais aqui sobre 5 Erros Comuns no Controle Financeiro de uma Empresa.

Alocar tempo e custo nos lugares certos é fator determinante para que ela não saia no prejuízo.

Conclusão

No dia a dia a empresa trabalha basicamente produzindo despesas para manter seu negócio. Uma empreendimento de sucesso tem o controle completo dos gastos necessários para o seu funcionamento. 

Independente do seu tamanho ou ramo de atuação, a gestão financeira é um dos pilares para o sucesso e, quando bem-feita, possibilita a redução de gastos desnecessários e uma correta destinação dos recursos, o que impacta fortemente nos resultados financeiros.

Com organização, tecnologia e planejamento, é possível ir mais longe! Coloque em prática as nossas dicas e garanta um progresso lucrativo para o seu negócio.

Explore todas as possibilidades para qualificar a gestão financeira da sua empresa. Tenha um software de gestão como o OTK ERP que dispõe de diversos recursos para um controle financeiro efetivo como um gerenciador de contas a pagar totalmente integrado com os demais processos do seu negócio.

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