NFe: DANFE e XML – O que fazer com eles?

Muitas empresas ainda não estão familiarizadas com as novas normas implantadas para a Emissão das NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas). A confusão vai desde a emissão até o recebimento dos documentos e o arquivamento dos arquivos XML.

Antigamente o processo de venda era mais simples, o fornecedor emitia a Nota Fiscal, encaminhava a via do cliente e uma cópia para o contador fazer os registros contábeis e fiscais. Após esse procedimento, o cliente apenas guardava uma via da Nota Fiscal, e isso era o suficiente para finalizar o processo. Com a implantação do sistema de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica- novos itens surgiram, porém, sem a devida divulgação de todas etapas a serem seguidas.

DANFE, XML, Protocolo, etc., afinal, o que muda? Qual é o procedimento a ser executado? O que passa a ser obrigatório? O que devo fazer com essas novas variáveis? Essas e outras dúvidas pairam na mente dos contribuintes. Nos sites do Sefaz tudo está bem explicado, inclusive com menus de dúvidas mais frequentes, o que falta é a divulgação desses mecanismos de ajuda.

DANFE

O que é o DANFE?

DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) trata-se de um documento auxiliar, sem valor fiscal, uma forma simplificada de representar a NF no momento do transporte das mercadorias.

A sua principal função é facilitar o transporte das mercadorias, devendo ser impresso pelo vendedor antes do translado. Não possui valor fiscal e não precisa ser arquivado. A informação mais relevante inserida no documento é a chave da nota, o que permite a consulta do arquivo XML.

Funções do DANFE

Há outras funções pertinentes ao DANFE, como por exemplo, representar a NF-e em casos de contingência: o arquivo deve ser impresso em um formulário de segurança, como no caso do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) ou ainda, no DPEC, onde o documento é impresso em papel comum.

Relembrando que o DANFE não substitui a NF e não se deve confundir com a NF-e, salvo casos em que destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e. O destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Em resumo, o DANFE é mera representação gráfica da NF-e, e não é a NF-e (documento fiscal). Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e são facultados proceder à escrituração com base nas informações contidas no DANFE e mantê-lo em arquivo em substituição ao documento fiscal.

Porém, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade e a existência de autorização de uso da NF-e aplicam-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

Arquivo XML

O que é o arquivo XML na NF-e?

O XML é o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O layout utilizado será aplicado em todo o território nacional, respeitando os conceitos antigos de escrituração fiscal e adicionando melhorias visando maior controle de tais transações.

O que muitas empresas ainda não entenderam é que o XML é a própria Nota fiscal, e a leitura desse arquivo deve ser feita diretamente nos sítios da Sefaz ou com programas específicos.

Muitos sistemas podem validar os dados da nota fiscal (XML), porém, isso não significa que estas foram transmitidas ao posto. Mesmo que a emissão tenha sido autorizada, sem a comunicação / envio desta, o processo fica invalidado. O ideal é que o próprio sistema efetue o lançamento da nota fiscal e o envio automático do arquivo XML ao cliente. A legislação obriga o emitente a enviar o arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização.

• Arquivamento do XML

O que muitas empresas não estão informadas, é que o consumidor também deve guardar os Arquivos XML, pois como mencionamos acima, eles são os substitutos das notas fiscais impressas.

O que muitos estão utilizando para arquivamento e escrituração é o DANFE, cuja finalidade é apenas auxiliar, úteis apenas para o transporte de mercadorias, inclusive para outros Estados. Cabe tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.

Observação: A consulta eletrônica das notas fiscais com visualização completa ficam disponíveis por um prazo de 180 dias, findo esse prazo ficará disponível apenas a consulta resumida.

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