Hoje, vamos aprender o que é cotação de preços e como montá-la. É interessante destacar que, o objetivo de uma cotação de preço é ajudar a proteger as empresas contra os preços flutuantes.

Embora os custos de mão-de-obra possam ser fixos, o custo dos materiais pode certamente aumentar ou diminuir. Por isso, é relevante analisar todos os seus custos para ver quais são fixos e quais podem mudar. 

Siga a leitura para entender tudo sobre o que é a cotação de preços. 

Qual a importância da gestão de compras e fornecedores para o negócio?

A gestão de compras é uma das técnicas de gerência para assegurar que os bens e serviços adquiridos de uma organização funcione sem problemas. Por isso, obter esse controle ajuda o gestor a economizar muito do dinheiro gasto na compra de bens ou serviços.

O gerenciamento de aquisições está relacionado à gestão da cadeia de suprimentos. A fim de controlar as incertezas do negócio, a gestão da cadeia de suprimentos é usada como uma arma estratégica.

Dessa forma, as estratégias de compras eficazes e cadeias de suprimentos bem gerenciadas permitem que a organização se concentre no desenvolvimento e na entrega de produtos e serviços que superem as expectativas do cliente.

Assim, os benefícios da gestão eficaz da cadeia de suprimentos são: 

• a redução de custos operacionais; 
• o aumento da capacidade de compras; 
• a melhoria da qualidade do serviço; 
• a simplificação de processos; 
• o gerenciamento eficaz de fornecedores;

Para fazer com que o processo funcione de forma eficiente, devemos verificar e rastrear os fornecedores para garantir que tudo esteja no caminho certo e que os bens ou serviços sejam entregues no prazo estipulado no contrato.

Portanto, é bom manter uma boa comunicação com os fornecedores e informá-los se houver algum problema, usando o método de comunicação previamente decidido no contrato. A empresa deve estar pronta para mudar para garantir a eficiência do processo.

Para obter o melhor resultado, a instituição deve contar com uma equipe de profissionais qualificada e treinada, especializada em diversas áreas, pois alguns tratam diretamente com os fornecedores. Cada equipe terá a experiência necessária para lidar com as áreas relevantes de compra.

O que é cotação de preços?

Uma cotação de preço é um documento comercial que fornece ao destinatário detalhes importantes sobre uma peça específica de trabalho, projeto ou pedido de produto. 

Uma empresa geralmente produziria e enviaria uma cotação de preço em resposta a alguém que solicitou um produto ou serviço, em parte para fornecer informações sobre o preço, mas também na tentativa de fazer uma venda.

Como você está enviando a cotação para alguém que solicitou informações sobre seus serviços, você está trabalhando com um cliente potencial e é uma ótima oportunidade para fechar o negócio. 

No entanto, você nunca tem a garantia de fazer uma venda apenas enviando uma cotação de preço e é muito comum que os clientes solicitem várias cotações de fornecedores diferentes para fins de comparação.

O que deve estar presente nas cotações?

Uma boa cotação é um resumo de conversas entre contratante e fornecedor. Ela deve incluir tudo o que é relevante para o trabalho ou serviço que está sendo cotado. 

Aqui estão alguns itens a serem incluídos:

• Informações comerciais padrão: incluir o nome e endereço da empresa, os detalhes do cliente, um número de identificação e um número de cotação;
• Preço: um total geral de todos os serviços e produtos inclusos, especificando preço por unidades, quantidades, etc. Seja transparente e detalhe as informações;
• Quaisquer impostos aplicáveis: como imposto sobre vendas, por exemplo;
• Datas: de vencimento ou um cronograma para entrega dos produtos ou serviços;
• Condições de pagamento: como parcelamentos, valor de entrada, valor de frete, pagamento por boleto, cartão de crédito, etc. 
• Uma data de expiração para a cotação: 30 dias a partir da data da cotação é o período de tempo normal, a menos que os preços mudem mais rápido em seu ramo de negócios;
• Termos e condições: devem ser escritos em linguagem simples para evitar confusão. Como esta é uma área jurídica, sugerimos que converse com um especialista, como o advogado da sua empresa. Entretanto, os sites governamentais de pequenas empresas geralmente têm modelos de Termos que você pode usar;
• Espaço para assinaturas: É possível disponibilizar assinaturas digitais (Certificado Digital), para ter o recebimento instantâneo do aceite da cotação.

São muitos detalhes, né? Por isso sugerimos o uso de um bom software com portal do fornecedor para preparar este documento com todas as informações necessárias e ainda colocar uma aparência profissional.

Quais os tipos de estratégia de preços?

Você é um fornecedor e não sabe muito bem como precificar seus produtos e serviços? Sabemos que você quer oferecer o melhor preço para seus clientes, mas também precisa ter lucro. 

Por isso, o processo de preços de sua empresa geralmente gira em torno de uma estratégia pré estabelecida, como por exemplo: 

• Custo mais preço: calculando seus custos e, em seguida, adicionando uma margem de lucro;
• Preços competitivos: definir seus preços com base no que seus concorrentes fazem;
• Preço com base em valor:  avaliar o que os clientes consideram ser o valor monetário de sua solução e definir o preço de acordo;
• Escumação de preços: começando com um preço alto e diminuindo à medida que o mercado evolui;
• Preço de penetração: começando com um preço baixo e aumentando mais tarde, geralmente implementado ao entrar em um mercado altamente competitivo.

Agora você pode escolher os modelos e acirrar ainda mais a concorrência para ganhar na cotação de preços.

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O que é um portal de cotações ou portal do fornecedor?

Pensando em melhorar ainda mais a experiência do usuário, a OTK desenvolveu uma solução de integração entre clientes e fornecedores: O Portal do Fornecedor do OTK Web.

Nosso portal auxilia na tomada de preços simultânea com um número muito maior de fornecedores, promovendo uma concorrência sadia e transparente e tornando o processo de compras muito mais dinâmico e rápido.

Por meio do Portal, os pedidos de cotação do contratante são enviados por e-mail para inúmeros fornecedores ao mesmo tempo, porém, em mensagem individual para cada concorrente.

Além disso, os fornecedores ganham acesso gratuito a um sistema feito exclusivamente para eles, com telas simples, fáceis de utilizar e com uma comunicação limpa e direta, ou seja, desenvolvido para facilitar o acesso e preenchimento das informações das cotações na correria do dia a dia.

A maior vantagem, porém, é que o Portal do Fornecedor fica em um ambiente 100% on-line e seguro, onde é possível criar vários critérios de permissões de acesso e está totalmente integrado com a solução de gestão de compras do OTK Web.

Além do mais, o próprio sistema faz a análise dos dados inseridos pelos fornecedores e envia ao contratante (que são clientes do OTK Web) qual é o melhor preço encontrado do serviço ou produto.

Como fazer uma cotação de preços: 2 ferramentas mais comuns

Com uma boa ideia sobre o que é cotação de preços, agora vamos falar sobre duas formas de gerar este documento. Vejamos abaixo:

Planilha

A planilha de cotação de preços precisa ter uma tabela que descreve claramente os serviços, detalhes dos itens, etc. junto com seu preço cotado. O subtotal dos produtos e serviços inseridos é calculado automaticamente. Você pode especificar o valor do desconto, se houver, e a porcentagem de imposto, etc.

A planilha é capaz de calcular automaticamente os valores totais da cotação com a ajuda de fórmulas predefinidas. Assim que todos os detalhes forem preenchidos corretamente, você pode imprimir o orçamento ou convertê-lo em um arquivo PDF e enviá-lo ao cliente para aprovação.

Sistema específico de gestão de compras com controle de cotações

Um software superior de gestão de compras e cotação de preços não deve apenas entregar cotações com facilidade, mas também deve ser ampliado para fornecer propostas mais rápidas e mais limpas que estejam alinhadas com as necessidades do cliente em termos de detalhes do produto, justificativa e prova de eficácia.

Automatizar esse processo economiza muito tempo, especialmente para seus representantes mais produtivos. Em vez de escrever cartas de apresentação e utilizar planilhas, os fornecedores podem passar mais tempo vendendo e os clientes podem focar em outras atividades também.

Atente-se: uma boa cotação de preços garante novos clientes ao fornecedor

Em resumo, agora que sabemos o que é cotação de preços, é importante se atentar que ela pode ser o primeiro documento formal que um cliente recebe do fornecedor. Se o fornecedor acertar, a primeira impressão contará. Por isso é importante ser profissional, cortês, claro e útil.

Além disso, é importante que o fornecedor lembre de manter a comunicação com seus possíveis contratantes — antes e depois da cotação. Mantenha-os engajados e ajude-os a tomar uma decisão, sem ser agressivo. Dê a eles todas as informações de que precisam.

Continue aprendendo e melhorando o processo de cotação do seu negócio. Quanto melhor ficar, maior será a probabilidade de fornecedores garantirem novos clientes e de os contratantes terem mais confiabilidade em seus parceiros de negócio, além de mais qualidade e menor preço em novas compras. 

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