A gestão de compras, em poucas palavras, resume em aplicar estratégias na sua empresa para o aumento da lucratividade e redução de custos em todos processos de aquisição, seja de insumos ou bens patrimoniais.

Até recentemente, o processo de compra simplesmente envolvia colocar um pedido com o fornecedor que oferecia o menor preço. Hoje em dia, o aumento da concorrência e a demanda do mercado obrigaram as organizações a reexaminar suas atividades de compras.

Com isso, as funções do departamento de compras expandiram-se consideravelmente e incluem atividades como verificar as credenciais dos fornecedores, inspecionar a qualidade do material a ser comprado, garantir a entrega do material no prazo, etc.

Diante dessa complexidade e a necessidade de realizar um gerenciamento eficiente e estratégico surge o conceito da Gestão de Compras. Atualmente, essa área representa uma ferramenta estratégica que promove, entre outras coisas, redução de custos para as empresas.

Você quer saber mais o que é gestão de compras e como evitar tarefas duplicadas, garantindo a produtividade e economia em sua empresa? Continue lendo e confira nossas dicas.

Como a empresa pode ser mais eficiente com a Gestão de Compras?

Como você sabe, compras é a primeira fase da administração de produtos e insumos. Compra significa de forma resumida, a aquisição de bens e serviços a partir de fornecedores externos.

Afinal, o que é gestão de compras? Basicamente é organizar o fornecimento de insumos, peças e serviços, exigidos pela organização para produzir seus produtos ou executar a prestação de serviços para seus clientes.

A eficiência da empresa é alcançada através da Gestão de Compras devido ao gerenciamento efetivo: cotação, inspeção de qualidade, entrega de produtos e níveis de serviço, garantindo que todo esse processo seja o mais otimizado possível.

Considerada uma função muito estratégica na empresa, a importância da Gestão de Compras é sentida mesmo fora do escopo formal da gestão de materiais. Como as decisões de compra compromete uma parte muito grande dos recursos financeiros da empresa, sua eficiência se torna fundamental para qualquer organização.

O pessoal do setor de compras, por exemplo, lida com um grande número de fornecedores enquanto desempenha suas funções. Por isso, eles representam a reputação da empresa no mundo exterior. Enquanto negociam e finalizam negócios que valem muito dinheiro para a empresa, sua integridade é de extrema importância para a organização.

Metas da Gestão de Compras

O principal objetivo da Gestão de Compras é disponibilizar insumos para o ciclo produtivo de uma organização. Os insumos a serem disponibilizados são matérias-primas, itens semiacabados, itens comprados etc.

Existem determinados parâmetros a serem monitorados para o cumprimento dos objetivos do sistema. Podemos chamá-los de metas de compra.

Essas metas são conhecidas popularmente como 5R’s (right) de compra ou seja, preço certo, quantidade certa, qualidade certa, lugar certo e hora certa. Em termos simples, se os 5Rs acima forem atingidos, o objetivo principal é atingido.

• Preço certo

O preço certo é determinado pelo custo do processo de produção do fornecedor. O preço certo é determinado permitindo lucro razoável para o fornecedor e ajudando a reduzir custos. O sistema de licitação ou de orçamento deve ser usado para identificar o menor preço e o melhor fornecedor. Princípios normalmente usados ​​para garantir o preço certo são a estrutura de custos e o pós venda.

• Quantidade certa

A quantidade certa de compra é aquela que garante nenhum excesso e nenhuma falta. Itens de alta prioridade são submetidos à análise para determinar a quantidade certa para a compra. Isso garante um custo mínimo geral para o estoque.

• Qualidade certa

Em um item adquirido, certifique-se de aderir ao padrão aceito pelo fornecedor e pelo cliente no momento da finalização do pedido de compra. O padrão aceito pode ser através de uma norma, uma amostra, um grau ou um padrão universal, etc.

• Lugar certo

O lugar certo é aquele em que o item vai entrar no fluxo de valor do ciclo produtivo. Se o item não estiver disponível no setor que necessita, quando necessário, ele se torna escasso para o processo de produção.

• Hora certa

A hora certa é definida pelo cronograma de produção para atender aos requisitos do cliente.

Gestão de compras deve manter um bom relacionamento com fornecedores

Para ter uma gestão de compras eficaz, você deve manter um gerenciamento de fornecedores através de um bom relacionamento com eles. Sua empresa precisa manter uma base de dados de fornecedores previamente aprovados, uma vez que eles podem oferecer melhores vantagens competitivas e a melhor negociação.

Através dessa boa gestão e relacionamento com os fornecedores surgem os melhores orçamentos. Chegar a uma boa cotação nem sempre é fácil e normalmente envolve muita negociação e pesquisa para descobrir melhores preços e condições. No entanto, este é um processo crucial para reduzir custos.

Tenha em mente que, nesse processo, o preço não deve ser seu único critério. Economizar sem considerar a qualidade do produto ou as condições de entrega pode custar mais do que você economizou. A escassez de material, por exemplo, causada por atrasos nas entregas, pode se traduzir em grandes perdas e paralisar a linha de produção.

Mantenha a convergência entre o departamento de compras e o gerenciamento de estoque

A ausência de uma Gestão de Compras eficiente se traduz em custos de armazenamento, riscos de perda, devido a falhas relacionadas ao tempo de armazenamento ou à data de expiração.

Por outro lado, a escassez de material também tem consequências negativas para a empresa. O departamento de compras e o gerenciamento de estoque precisam trabalhar em conjunto para que você possa garantir seus serviços com a quantidade mínima de estoque.

Reserve um tempo para analisar o histórico de compras e vendas, além de prever as necessidades, alcançando o estoque correto. Desta forma, a empresa pode prestar um bom serviço, sem a necessidade de aumentar os custos com armazenamento.

O impacto das vendas para uma Gestão de Compras eficiente

Ter um bom controle sobre as vendas e manter os dados atualizados é essencial para ter uma gestão de compras eficiente. Desta forma, é possível identificar os produtos mais utilizados e quais mercadorias são vendidas em determinados períodos de tempo.

Com esses dados, o comprador pode analisar outras importantes informações, como o valor médio pago por produto e fornecedor, o total de compras mensais e o melhor fornecedor para cada produto. Além disso, esta informação permite prever as vendas, o que deve ser feito considerando o lucro bruto, prevendo a quantidade de produtos necessários.

Ao aplicar essas práticas, você poderá tomar decisões com base em dados claros e fazer compras com inteligência, considerando seu orçamento mensal e as melhores opções que o mercado pode oferecer.

A consequência final é a redução de custos

Por fim, além de melhorar a eficiência na gestão de compras, também é possível alcançar a redução de custos da empresa. A economia de gastos é alcançada com a adoção de boas práticas associada ao bom gerenciamento:

• A compra em grandes quantidades, negociando melhores preços;

• Mais de um fornecedor para evitar situações inesperadas;

• Uma análise precisa do mercado, buscando uma boa maneira de reduzir custos;

• Análise e gerenciamento eficaz do estoque;

Em resumo, é fundamental analisar o seu orçamento e a capacidade da sua empresa para fazer uma boa gestão de compras, possibilitando uma maior eficiência nesta área, reduzindo custos e otimizando investimentos.

Esse processo pode ser muito mais simples se você usar um software que automatize o processo de compra, a exemplo do OTK Web, Software de Gestão de Compras e Controle de Estoque Online. Além de permitir o controle total de seu estoque, também fornece importantes vantagens de mercado. Desta forma, sua empresa tem a possibilidade de gerenciar melhor as ações e compras, sendo, portanto, mais competitiva.

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