Os Pedidos de Venda são usados ​​por empresas para confirmar que aceitaram o pedido de compra de um cliente. O documento inclui detalhes específicos do pedido para que o cliente saiba exatamente o que esperar. Ele deve eliminar mal-entendidos sobre o que está sendo entregue, quando e por qual preço.

Se um cliente receber um pedido de venda e contestar qualquer um dos detalhes, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver o problema antes da entrega do pedido.

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O que é o Pedido de Venda?

Ele é um documento gerado pelo vendedor quando o mesmo recebe um pedido de compra de um comprador (cliente), especificando os detalhes sobre o produto ou serviço junto com o preço, quantidade, detalhes do comprador como endereço de entrega, endereço de cobrança, modo de pagamento e termos e condições.

Na prática, as empresas seguem as etapas abaixo:

• o vendedor envia uma cotação ao cliente;
• se aceita, o cliente envia ao vendedor um pedido de compra;
• o vendedor cria um pedido de venda com base no pedido;
• o cliente pode solicitar um pedido de venda para ver os detalhes exatos dos serviços, preço, prazos e datas de entrega;
• depois que o vendedor realizar os serviços, ele cria uma fatura com base no pedido de venda e faz o envio da Nota Fiscal Eletrônica.

Para que serve?

Ao detalhar claramente o preço de um pedido e as condições de pagamento, as empresas também reduzem o risco de inadimplência. As procrastinações nos pagamentos podem causar problemas de fluxo de caixa e interromper as operações comerciais.

Mas se os clientes souberem exatamente o que devem pagar e quando, será mais provável que paguem pelo pedido assim que receberem a fatura de venda. Por esse motivo, deve-se operar com os departamentos alinhados e integrados.

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O mais indicado é trabalhar com o pedido de venda após um cliente contratar o seu serviço ou comprar seu produto. Desta forma, esta formalização avisará todas as áreas da empresa sobre a nova venda, como área financeira, de projetos, suporte, etc.

Confira este exemplo: o setor comercial faz uma venda de serviço e abre um pedido de venda no sistema ERP interno. Após pedido gerado, o mesmo será disparado para todas as áreas envolvidas neste serviço, e também pode ser enviado ao próprio cliente que adquiriu o serviço. Depois que o pedido de venda é enviado para todos, o serviço se inicia e a equipe do setor financeiro pode criar uma fatura de pagamento para enviar ao cliente na entrega do produto ou serviço. Já no setor de estoque, os colaboradores poderão ter um controle mais efetivo ao dar baixa nos produtos que foram utilizados no serviço solicitado pelo consumidor.

É importante utilizar automação no pedidos de vendas?

A automação de pedidos de vendas ajuda importando os pedidos de compras feitos pelos clientes e criando pedidos de vendas em seus sistemas ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Isso elimina a reinserção de dados dos pedidos, reduzindo consideravelmente o tempo e o esforço da equipe.

Uma única entrada no sistema pode ser usada por vários departamentos, como equipe de vendas, compras, armazenamento, faturamento, projetos, contabilidade e atendimento ao cliente.

Outra vantagem é a possibilidade de seus representantes de vendas poderem ter informações importantes relacionadas a seus clientes na ponta dos dedos, em vez de vasculhar uma tonelada de papelada.

A consulta pelos clientes é rápida e eficiente. A automação de pedidos de vendas reduz erros e inconsistências relacionados aos pedidos e faturamento dos clientes, levando a clientes mais satisfeitos.

Além disso, não se pode ignorar o processamento de dados. Dessa forma, os aplicativos baseados em nuvem permitem que você processe dados e acesse informações de qualquer lugar.

Assim, seus colaboradores podem acessar informações, se necessário, em suas ligações de vendas; eles não dependerão de representantes de vendas internos para dados. Os clientes ficarão satisfeitos com a eficiência e rapidez de sua equipe.

Por fim, agora que você já sabe o que é Pedido de Venda, é necessário saber da possibilidade de efetuar o pedido por diversos formatos como planilhas, impressos e sistema otimizado. Essa escolha ficará para decisão do gestor que saberá quais seus maiores obstáculos no cotidiano.

Gostou do artigo? Então aproveite para conhecer as melhores formas de organizar seu controle financeiro!

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