O planejamento de compras facilita uma abordagem estrutural da gestão, solicitando atividades de compra, que definem os planos de compra de material lucrativo sobre o que deve ser comprado, qual quantidade e onde deve ser comprado.

Assim, as principais questões envolvidas durante o processo de compra são: fonte, preço, quantidade, qualidade, prazo e localização. Se a tarefa de compra for realizada, o estoque não será limitado. Contudo, se não for perseguido adequadamente, a sobrevivência da empresa terá dificuldade.

O planejamento normalmente ocorre como um componente do processo orçamentário, onde há um estoque necessário para operar o negócio adequadamente e controlar o custo das mercadorias com os fornecedores.

Continue lendo nosso conteúdo especial para você e saiba detalhes deste arranjo estrutural. Confira!

O que é planejamento de compras?

É o processo de estabelecer objetivos e táticas para obter o melhor valor em uma compra específica. Isso é feito por uma equipe de compras composta por parceiros de negócios com interesse na compra, incluindo a organização que solicita a compra, a organização de compras e outras organizações necessárias para ajudar a determinar o melhor valor.

O gestor responsável pela compra é o líder de negócios da equipe de compras, pois é sua responsabilidade garantir que a equipe se concentre no planejamento de compras como parte de uma estratégia geral de negócios.

Como líder de negócios, o diretor também deve garantir que a equipe aproveite as práticas de negócios de gerenciamento da cadeia de suprimentos mais eficazes para uma determinada compra.

Os membros do time de compras têm funções específicas no planejamento de compras.

A organização que solicita a compra:

• Determina o fornecimento ou serviço necessário;
• Ajuda a identificar potenciais fornecedores;
• Garante que os fundos estejam disponíveis e autorizados;
• Fornece uma descrição da compra;
•  Prepara uma estimativa de preço ou custo;
•  Define o prazo de execução ou entrega;
•  Estabelece quaisquer requisitos de relatórios de fornecedores;
•  Auxilia no desenvolvimento da estratégia de seleção de fornecedores e dos fatores de avaliação de desempenho específicos da proposta.

Estas são as orientações básicas para que suas empresas consigam bons resultados dentro do mercado e entre os concorrentes com um bom planejamento de compras.

Qual a importância do planejamento de compras na sua empresa?

A compra é uma função crítica para uma pequena empresa pois afeta o desempenho em todos os níveis. Se os suprimentos adquiridos para consumo não atenderem às suas necessidades, eles reduzirão a eficiência de suas operações.

O material que você compra para fabricação ou revenda deve ser de qualidade aceitável a um preço competitivo ou seus clientes não ficarão satisfeitos. Em suma, você deve desenvolver um planejamento de compras apropriado e monitorá-los de perto.

Contudo, o preço mais baixo nem sempre é o melhor negócio se você não puder confiar no fornecedor para oferecê-lo de forma consistente. Dessa forma, os procedimentos de compra devem incluir a avaliação da qualidade dos produtos.

As diretrizes de garantia de qualidade especificam que as empresas só podem comprar material de fornecedores qualificados. Suas políticas de compras devem incluir itens para qualificação de parceiros.

Para finalizar, se sua produção é flexível e depende de estoques substanciais, você pode selecionar um fornecedor com prazos de entrega longos, possivelmente com um preço melhor. Se você trabalha com entregas just-in-time, precisa do material rapidamente. Em ambos os casos, o fornecedor deve cumprir os prazos de entrega prometidos.

Como o planejamento de compras pode melhorar sua gestão financeira de sua empresa?

O planejamento de compras eficiente garante que você tenha a quantidade certa de estoque disponível no momento certo, para que seu capital não fique preso desnecessariamente. Você deve implementar sistemas para acompanhar os níveis de estoque – assumir o controle disso, pois permitirá que você libere dinheiro, além de ter a quantidade certa de estoque disponível.

6 erros comuns no planejamento de compras

Embora não seja exaustiva, aqui está uma lista de erros de compras que as organizações cometem e como você pode evitá-los:

1. Superar seu orçamento

A melhor maneira de evitar gastos excessivos é definir orçamentos mensais e o budget. Dessa forma, você pode acompanhar os gastos em tempo real e, caso tenha gastado demais, pode se recuperar a tempo e não deixar as coisas desacompanhadas por muito tempo.

2. Não construir relacionamentos com fornecedores

Eles podem oferecer novas ideias ou apontar produtos úteis em desenvolvimento que podem beneficiar as organizações. Sem comunicação regular, você pode perder economias, novos programas de fornecedores, oportunidades de inovação e muito mais.

3. Não negociar

Um erro comum de compras que as organizações cometem é presumir que o preço do catálogo é imutável. Muitas vezes, isso mesmo. Mas é do interesse de sua empresa negociar preços, incluindo custos adicionais, como frete e outras cobranças feitas para obter os suprimentos.

4. Comprar por impulso

Às vezes, os profissionais compram sem considerar se há algum alinhamento estratégico. Decisões como essas podem parecer certas na hora, contudo acabam consumindo o orçamento ou afetando o fluxo de trabalho.

5. Esquecimento das condições comerciais

Exigir condições comerciais como indenização por danos, garantias estendidas de serviços/bens, garantias bancárias ou condições de pagamento tem um impacto direto no nível de preços.

6. Recusando-se a usar um software de aquisição

Em suma, as organizações suspeitam de usar novas tecnologias para melhorar os processos de negócios, pois se preocupam com o custo adicional ou têm preocupações com a segurança. Mas a verdade é que o software de compras economiza tempo e dinheiro, além de melhorar todo o processo de compra.

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6 dicas de como implantar o planejamento de compras

Por causa de orientações como essa, você poderá desenvolver um bom serviço de compras em sua empresa e atrair mais clientes.

1. Pesquise e selecione os possíveis fornecedores

Os gerentes pesquisam os fornecedores que podem atender a todos os requisitos descritos pelo cronograma detalhado do produto, custo e quantidade. Quando vários fornecedores possíveis são selecionados, eles às vezes são responsáveis ​​pelo envio de ofertas, ou licitações, para atender à solicitação do pedido.

Contudo, nesse caso, a equipe de compras deve definir o valor máximo da proposta, prazos não negociáveis ​​e o número máximo de propostas para discernir quem está qualificado.

2. Analisar as propostas e determinar o fornecedor final

O gerenciamento de aquisições inicia o processo de seleção emitindo uma solicitação de proposta (RFP) que detalha todos os requisitos do produto. Os fornecedores que podem satisfazer as necessidades da empresa respondem com suas propostas para consideração. Ao selecionar o fornecedor final, os gerentes devem considerar os:

• Pontualidade;
• Qualidade;
• Custo;
• Tempo de entrega;
• Reputação;
• Descontos.

3. Determine quais tipos de contrato são apropriados

Existem vários tipos de contratos utilizados para liquidar acordos entre um comprador e um vendedor, incluindo:

• Ordem de Compra: Normalmente usada para comprar bens tangíveis;
• Preço Fixo: Os preços são negociados e firmemente estabelecidos para um bem ou serviço;
• Preço Fixo Mais Incentivo: Os preços são definidos, mas um bônus está disponível para entrega ou atendimento mais rápido;
• Preço Fixo com Ajustes Econômicos: Para projetos de longo prazo em que os preços originais podem ser ajustados de acordo com o crescimento ou declínio econômico;
• Tempo e Materiais: Normalmente usados para serviços onde uma empresa complementa o custo de materiais para instalação e salário hora do trabalhador;
• Reembolso de Custos: Os preços são fixos, mas o reembolso está disponível para despesas imprevisíveis, como mão de obra ou materiais extras.

4. Inicie o processo de pedido de compra

Seguindo as etapas da política de compras, as empresas devem iniciar a autenticação de três vias de correspondência.

• O departamento de compras envia o pedido de compra para autorizar a compra final com o fornecedor;
• O fornecedor fornece à empresa uma fatura que faz referência ao pedido;
• Quando as mercadorias chegam, a guia de remessa é confirmada com a fatura e a ordem de compra para garantir que todos os custos e produtos estejam corretos.

Em suma, todos os documentos são então arquivados e mantidos para futuras auditorias.

5. Mantenha contato com o fornecedor

O agendamento de reuniões regulares com o gerente de projeto e todos os departamentos ativos cria total transparência do sistema de compras. Os membros podem dar atualizações, pois garantem que a produção e a entrega estejam dentro do cronograma. Check-ins recorrentes também permitem soluções rápidas se uma fase específica estiver com problemas.

6. Avalie a experiência geral do fornecedor

Depois que um pedido é concluído, a equipe de compras deve avaliar a experiência para determinar se o fornecedor atendeu ao padrão geral, pois se o fornecedor não atingiu as metas de quantidade, qualidade e prazo de entrega, a empresa pode começar a pesquisar outros possíveis fornecedores.

Como o software gestão de compras pode te ajudar?

Com um software de gerenciamento de compras você tem o total controle de recebimentos e dos fornecedores, tornando possível a real diminuição dos gastos através da compra dos produtos necessários e na quantidade adequada.

Importante destacar que além de ter o controle das informações do seu fornecedor, com o nosso sistema você conta com o Portal do Fornecedor, uma solução 100% integrada ao OTK Web que permite ter o monitoramento completo de todas as etapas, desde requisição até o pedido de compra, mapa de cotações, avaliação de pedidos e fornecedores finalizando com a expedição e atualização de estoque.

O planejamento de compras leva em consideração todos os estágios de compra de estoque. O gerenciamento de projetos bem-sucedido mantém a eficiência na cadeia de suprimentos, pois pode criar uma parceria fornecedor-distribuidor que agiliza futuros projetos de compras.

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