Seja qual for o seu setor de atuação, algo comum entre todos empreendedores quando as pequenas empresas começam a expandir, surge a necessidade de organizar, automatizar processos e integrar departamentos para que o negócio continue crescendo no mesmo ritmo que aumentam os custos com estrutura, pessoal, marketing e etc, não é verdade? E a solução está em aderir um Software de Gestão Empresarial.

Atualmente o uso da tecnologia é a forma mais fácil de se conseguir automatizar processos manuais e assim ganhar tempo dos colaboradores para se dedicarem ao que realmente importa. E entre as soluções mais procuradas do mercado está o Software de Gestão Empresarial, o ERP.

Entre as grandes empresas o ERP já faz parte do cotidiano, é praticamente inviável uma operação de grande porte não contar com um software dessa categoria para manter a sua gestão em ordem. Porém, para pequenos empresários ele ainda parece algo muito distante, complicado e que está fora das suas realidades.

Apesar de ter se popularizado entre as empresas de grande porte, engana-se quem pensa que o ERP é algo exclusivo de negócios com centenas de funcionários. Atualmente, existem Softwares de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas adequados para todos os segmentos e tamanhos de companhias.

Por isso, nesse artigo, vamos te mostrar como possuir um ERP pode ser mais simples do que você imagina, desvendar todas as principais dúvidas sobre os softwares de gestão e te explicar tudo o que ele pode fazer para te ajudar no comando da sua pequena empresa.
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O que é um Sistema “ERP Completo”?

O ERP é um sistema composto de vários módulos, que foi projetado para operar integrando todos os departamentos e informações geradas nos departamentos, seguindo um fluxo contínuo e regras de negócios configurados no sistema. O sistema faz com que todos os departamentos, ou seja, a empresa toda segue uma determinada sequência operacional e padrão de procedimentos.

Esta forma de operar traz mais confiabilidade nas informações, controle e segurança sobre alguns trabalhos que requerem conhecimentos específicos como nos setores contábeis, fiscais e custos. Por outro lado um ERP “completo” não dá muita margem de flexibilidade para integrar com outras soluções departamentais específicas mais adequadas ao ramo do seu negócio.  

O que é um Software de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas?

Uma pequena empresa, geralmente ainda não necessita de todos os módulos de um ERP . Por exemplo, uma pequena empresa prestadora de serviço, não tem necessidade do sistema de compras, nem do sistema de controle de estoques ou sistema para controle de produção voltada para indústrias manufatureiras.

Desta forma, o que mais caracteriza um ERP – Software de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas é a sua estrutura modular que permite implantar só os sistemas que o cliente realmente necessita no momento. Isto reduz os custos e prazos de implantação e faz com que valores mensais para prestar serviços de manutenção e suporte sejam bem menores.

Qual é a diferença um sistema departamental e um módulo de um sistema ERP?

Muitas pequenas empresas investem no desenvolvimento ou contratam sistemas para resolver problemas pontuais ou departamentais. Por exemplo, sistema de vendas para emissão de notas fiscais e faz o controle financeiro através de uma planilha Excel.

O problema aparece quando tiver que implantar o sistema de controle financeiro. O sistema departamental não tem integração com outros sistemas. As informações não podem ser compartilhadas de forma automática. Por exemplo, os dados das NFs terão que ser redigitados para dar entrada nas contas a receber do sistema financeiro. Isto pode ocasionar erros de digitação, não ser lançado no sistema e não realizar os procedimentos para cobrança.

A vantagem de um ERP para pequenas empresas em relação aos sistemas departamentais é a possibilidade de contratar outro módulo do sistema, quando a empresa crescer e integrar com os sistemas já em uso. A vantagem é que como utiliza a mesma base de dados, a implantação é bem rápida e fácil. As informações são integradas e compartilhadas de um sistema com outro já no momento seguinte da implantação.

Quando implantar um Sistema ERP na sua Pequena Empresa?

Agora que a empresa não é mais tão pequena, não cabe mais dentro do raio da visão do empreendedor. São mais pessoas, departamentos e processos que precisam trabalhar interligados, movendo continuamente como uma correia transportadora. Surgem os questionamentos:

– O que fazer para que os processos sigam um fluxo contínuo, sem espera e perda de tempo entre departamentos de forma automática, mesmo sem a sua presença física?

– O que fazer para ter o antigo domínio sobre pessoas e processos para evitar erros, retrabalhos, multas, reclamações, aumento de custos e descontrole financeiro?

– Como implantar controles, obter relatórios e gráficos que mostram com antecedência eventuais desvios para rotas perigosas, para tomar providência a tempo de não precipitar no abismo?

Além de pensar numa solução sobre as indagações acima, é preciso encontrar tempo e disposição para planejar, controlar e organizar a empresa, de maneira que cresça fisicamente com equilíbrio e bom retorno financeiro. Enquanto o volume de negócios era pequeno, foi possível manter certo controle por meio de planilhas eletrônicas, mas, se sente que está perdendo as rédeas está na hora de parar para pensar sobre o rumo do negócio.

Se o empreendedor já está tendo esta percepção é porque está vendo os vários sinais de alerta ligados dentro da empresa. Os principais sintomas perceptíveis são: desorganização que causam a perda documentos e informações, atrasos nas entregas, aumento de despesas e falta de dinheiro, aumento de reclamações de clientes, etc.

Desta forma, o momento para implantar um Software de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas é bem perceptível. É quando vários questionamentos começam a rondar a cabeça do empreendedor e ele sente certo medo, como se estivesse caminhando no escuro.

O que um Sistema ERP pode fazer para as Pequenas Empresas?

Um ERP para pequenas empresas é uma ferramenta para o gestor de empresas buscar a solução para os principais questionamentos acima relacionados. Obviamente um sistema ERP por si só, não resolve todos os problemas. A empresa e as pessoas precisam conhecer e aprender a usar todos os recursos do sistema com agilidade e eficiência.

À primeira vista, as indagações ligadas a implantação de controles relativas às questões financeiras, lucros e aumento de custos podem parecer ser as mais importantes. Porém, tudo está relacionado com o cliente. Se resolver o problema do cliente automaticamente resolvem os problemas financeiros, reduz custos e lucros começam a aparecer.

Portanto, a mais importante contribuição de um ERP é que toda gestão da empresa será voltada ao cliente. A principal base de dados de um sistema ERP é a base de clientes. Tudo precisa estar integrado, centralizado na base de clientes para que o gestor possa enxergar tudo com poucos “clicks”.

O módulo CRM, sistema de gestão de relacionamento com clientes, permite obter rapidamente todas as informações a respeito do cliente desde os dados cadastrais da empresa, nome completo dos principais contatos, todos os orçamentos e respectivos históricos de acompanhamentos, o andamento de cada projeto desde o pedido de vendas, fase de execução e provável prazo de finalização, etc.

Conheça o poder desse Software na Gestão Empresarial

O principal benefício de um sistema ERP, não está só na capacidade de dar acesso a informações confiáveis de forma rápida e bem fácil. O sistema ERP pode enviar mensagens de alertas, avisos para tomar providências diante de qualquer evidência de um problema futuro. Por exemplo, se uma determinada tarefa estiver em vias de provocar um atraso em relação ao cronograma planejado ou se o cliente não fizer um pagamento na data combinada.

O que torna isto ser possível no sistema ERP, é a gestão unificada e integrada de todos os departamentos, processos e pessoas. Todas as informações estão consolidadas dentro de uma única base de dados e atualizadas em tempo real toda vez que alguém acessar o sistema. Isto possibilita ao gestor ter a antiga visão de tudo com a diferença que não está usando os seus olhos físicos, mas sim a visão eletrônica do sistema ERP.

Esta mesma visão pode ser obtida em relação ao sistema financeiro, pedidos de clientes, ordens de serviços, ordens de fabricação, pedido de compras, controle de processos em andamento, etc. A grande vantagem da visão informatizada é que consegue ter a visão analítica, individualizada de cada item ou na forma sintetizada, consolidada para ter uma visão global.

Tudo isto, contribui para reduzir prazo de entrega e equilibrar o fluxo de caixa, reduzir erros e retrabalhos, diminuir as despesas e aumentar os lucros. Porém, a mais importante contribuição é aumentar a satisfação do cliente e eliminar as reclamações que afastam os clientes da empresa.

Conclusão

Nada é de graça, até porque assim como o empreendedor, o fornecedor que desenvolveu um sistema ERP, precisa de retorno financeiro para continuar investindo para melhorar o sistema, prestar o serviço de suporte para ajudar a solucionar os problemas. O que significa que terá que fazer um pequeno investimento para a implantação do sistema.

Sistema ERP é um investimento! Esta é visão que deve ter o empreendedor ao investir na implantação de um sistema. Não é apenas a aquisição de um meio, como um equipamento para substituir o processo manual pelo eletrônico e automatizado. A compra de um sistema ERP não é despesa para resolver um problema operacional.

Assim, o ERP – Software de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas é um investimento para alavancar o crescimento organizado e subir um degrau acima no mercado empresarial. Quem sabe, em pouco tempo poderá mudar de patamar e fazer parte do rol de médias ou até das grandes empresas.

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