Uma boa gestão organizacional requer alguns cuidados e ações que podem ser tomadas e que contribuem para a qualidade dos serviços e produtos da empresa, seja em questão do tempo, disponibilidade e qualidade das mercadorias.

O processo de compras é um dos recursos fundamentais para que seja possível administrar melhor todos os bens e serviços da organização, uma vez que isso pode alavancar a produtividade da empresa e a diminuição de possíveis erros operacionais. Neste artigo você terá mais informações sobre o processo de compras, quais são suas etapas e demais estratégias que vão auxiliar em sua empresa. 

O que é o processo de compras?

O processo de compras nada mais é que a trajetória feita pela empresa para adquirir bens e serviços. Ela se inicia desde o instante em que a necessidade é apontada, através de uma avaliação, e é finalizada quando a compra é realizada.

Como funciona?

O processo de compras de uma empresa se inicia com a atuação do departamento financeiro para realizar o pedido da compra, mas também pode ser feito por outros setores.   

Depois, o pedido é aprovado e encaminhado aos fornecedores, que entrarão em contato com os consumidores e assinarão um contrato baseado na proposta sobre preço, pagamento, datas, condições e qualidade. 

Por fim, vêm a entrega das mercadorias, com o controle de qualidade e a inspeção de recebimento (comparação dos produtos recebidos com as informações da nota fiscal). Porém, o processo não termina aqui. Antes de fechar o pedido, você deve realizar uma verificação de todo o processo feito, para conferir possíveis erros ou falhas. Feito isso, vêm a conclusão, que nada mais é que a realização do pagamento.

Etapas

Pensando um pouco mais sobre como organizar o processo de compras e aumentar a rentabilidade de seu negócio, apresentamos abaixo as principais etapas que podem ser seguidas pela sua empresa. Confira!

• Fazer o pedido de compras: O primeiro passo é o pedido das compras. Ele é feito pelo departamento financeiro ou por outro setor, de acordo com a necessidade da empresa em adquirir determinados bens ou serviços.   A solicitação geralmente é feita através de formulário, que inclui informações como o produto selecionado, prazo de entrega, referências de fornecedores e o grau de necessidade da mercadoria.

• Análise do pedido: Posteriormente, o pedido será analisado e, se estiver tudo dentro dos conformes, será aprovado. 

• Envio aos fornecedores: Em seguida, o pedido é enviado aos fornecedores escolhidos, que poderão ou não aceitar a proposta. Em caso afirmativo, um contrato com condições e informações da compra é elaborado e assinado.

• Recebimento e verificação dos produtos: Essa é uma parte do processo onde os prazos devem ser cumpridos e a inspeção de recebimento realizada. Por fim, deve-se fazer a verificação de toda a compra para conferir se não houve nenhuma falha ou erro, comparando o pedido com cobranças e faturas. Se tudo estiver correto, é a hora de efetuar o pagamento.

O que a má gestão pode causar

O processo de compras de uma empresa é algo que requer muito cuidado e atenção, pois se for tratado de forma inadequada pode acarretar em problemas operacionais. Um dos principais indicadores da má-gestão é a desorganização. Quando ocorre, o processo demora para acontecer, e requisitos básicos como o contrato ou o pagamento podem acabar sendo adiados ou até mesmo cancelados. 

De todo modo, o processo não só demora quando há uma desordem. Em companhias onde o pedido é feito de forma manual isso também ocorre, uma vez que os fornecedores acabam não recebendo todos os dados necessários, e precisam entrar em contato com os consumidores, tornando a atividade lenta.

Quando esses fatores estão presentes, consequentemente, sua empresa pode ser mal vista pelos fornecedores. Estes, por sua vez, podem optar por fornecer para outras empresas que empenharam uma boa gestão ao efetuar a compra, fazendo com que você perca para concorrentes no mercado. Além disso, quando sua relação com os abastecedores fica desgastada, você também poderá perder benefícios durante a aquisição de mercadorias.

Outro impacto sobre a má gestão seria sobre o estoque, já que dependendo do gerenciamento, este pode ficar pequeno demais, ou grande demais. Quando o estoque está pequeno, a empresa fica desprovida de abastecimento, reduzindo as ofertas de produtividade e de venda, além de, eventualmente, levar a organização à falência. Já quando o estoque está muito grande, a firma pode ter dificuldades em se desfazer de todas as mercadorias, e até mesmo de convertê-las em dinheiro, também levando a perda de capital. 

Ferramentas que podem auxiliar

Algumas das ferramentas que podem te auxiliar no processo e na gestão de compras são:

• Histórico de compras: Essa ferramenta auxilia na divisão de informações relevantes de uma empresa, pois registra dados de clientes, vendas, pedidos, fornecedores, compras, notas fiscais e pagamentos. 

• Planilhas de controle: É uma forma manual de armazenar, controlar e organizar dados importantes sobre a sua organização.

• Software de gestão de compras: É uma ferramenta que se baseia em armazenar dados e em sempre deixá-los atualizados, permitindo que o usuário aprimore suas estratégias a partir das informações dadas pelo programa para buscar melhores opções.

• Aplicativos para gerenciamento de tarefas: São aplicativos onde você anota suas obrigações, para ser lembrado eventualmente de quando elas ocorrerem.

• Gerenciamento de cartões de visita: Existem aplicativos virtuais que permitem o escaneamento e o armazenamento de cartões de visitas no seu aparelho, tanto na memória quanto na nuvem. Além disso, você também consegue fazer o seu próprio cartão e compartilhá-lo com outras pessoas ou profissionais.

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