O Software de Gestão de Compras auxilia a integração entre áreas, pessoas e tarefas que envolvem os processos de compras nas empresas. Entenda as razões para investir nesse tipo de solução.

Engana-se quem pensa que o objetivo da gestão de compras é só comprar mais barato. Atualmente, com o grande volume de solicitações vindas de diferentes áreas e as diversas etapas e pessoas envolvidas em uma compra, fazer a gestão de compras é uma tarefa estratégica e que afeta diretamente o desempenho da empresa. Não é verdade?

Para facilitar essa gestão existe o software de gestão de compras, que tem como objetivo integrar o requisitante do material ao departamento de compras, ao financeiro e a diretoria da empresa com um único propósito: reduzir os desperdícios de dinheiro, material e mão de obra. A questão é: Qual é a chave da solução para eliminar todos os desperdícios?

Neste artigo vamos analisar as principais razões para adotar um software de compras para quem está buscando como melhorar os processos que envolvem suprimentos através da integração entre os departamentos e por meio da inteligência agregada pelo uso de um sistema. Confira abaixo!

1. Agrega facilidade operacional ao processo de compras

Constatada a necessidade de algum material a solicitação de compras pode ser encaminhada por meio de formulário eletrônico do software de compras. O sistema pode restringir o acesso de pessoas não autorizadas a fazer a solicitação ao formulário eletrônico. Isto facilita o trabalho do gestor de compras, uma vez que assegura a procedência da solicitação.

O registro da solicitação de compras dá início ao processo de compras de forma automática. Com os dados do solicitante e material requisitado, o sistema pode estabelecer a quantidade de orçamentos necessários dependendo do valor da compra.

Após o processo de cotação, a própria ferramenta pode gerar um relatório com o resumo das cotações com dados dos fornecedores, preços, prazos de entrega e formas de pagamento. Tudo isso de maneira ordenada, para facilitar a escolha do fornecedor e do material requisitado.

Outra facilidade é o envio de mensagens de forma automática, seja para enviar uma mensagem de aviso da passagem de uma etapa para outra ou simplesmente para comunicar o andamento de qualquer processo ou necessidade de uma autorização eletrônica.

Um bom software de gestão de compras pode também agendar o envio de mensagens programadas diante de ocorrência de algum fato, prazo ou data, para evitar o esquecimento por parte dos membros da equipe envolvidos no processo de compras. É uma ferramenta muito útil porque assegura o retorno da informação e evita constrangimentos por demora na resposta.

Para dar andamento mais rápido ao fluxo operacional, as autorizações podem ser dadas por meio de assinaturas eletrônicas, ou seja, por meio de senhas. Isto porque, o sistema pode validar a assinatura, verificando o nível de autorização. Caso seja necessário, para ter mais segurança, pode solicitar mais de uma autorização de compras, dependendo do valor da transação.

2. Garante a segurança operacional e tributária

Com a implantação do software de gestão de compras, tudo fica registrado e documentado. O sistema guarda o histórico de cada etapa do processo, agrega inteligência e segurança por meio de regras de compras e autorização de compras codificadas nos programas. Assim, facilita a execução das tarefas operacionais, dá continuidade ao fluxo, transparência e segurança operacional.

Mas o que isso significa na prática para o seu negócio?

A grande vantagem do uso de um sistema de compras é automatizar o processo de compras de pequeno valor, através de regras de permissão de compras abaixo de determinada quantia. Desta forma, pode liberar o gestor para dar maior atenção a itens mais significativos e obter melhores condições comerciais.

Porém, o que agrega mais segurança ao processo é a possibilidade de criar um catálogo restrito para solicitação de compras. Um catálogo restrito combina o tipo de material a ser requisitado com o departamento solicitante. Por exemplo, materiais de uso restrito do departamento de TI, tais como teclado, mouse, monitor, etc, não serão aceitos, caso sejam solicitados por outros departamentos.

O software também proporciona segurança tributária. As regras fiscais ficam registradas no sistema, de forma que acaba com a dependência do conhecimento de uma pessoa especialista. Assim, evita pagamentos de multas devido a erros e omissões.

3. Torna a gestão de compras mais inteligente

A essência de uma gestão de compras eficiente pode ser resumida em: comprar as coisas necessárias na hora certa, na quantidade certa com menor preço e maior prazo de pagamentos. Na prática, para tornar viável esta premissa é essencial uma perfeita integração entre os departamentos de vendas, controle de estoques, financeiro e compras.

Mas como isso pode ajudar a sua empresa a vender mais?

O departamento de vendas é quem pode dizer se há necessidade de comprar o produto, baseado em dados reais de vendas passadas, procura pelo produto no momento presente e estimativa reais de vendas futuras. Estas informações são transformadas em parâmetros para determinação da necessidade de fazer uma compra, quanto comprar e como pagar.

No momento em que é realizado uma nova venda é que entra em ação a inteligência de um software de gestão de compras. Neste momento, ele deve verificar se o estoque atingiu o ponto de reposição, considerando se há pedidos de compras pendentes. Esta mesma informação pode alavancar as vendas, mesmo sem disponibilidade de um produto em estoque no momento da venda, porque pode assegurar a data que um produto ficará disponível novamente.

Uma vez sinalizada a necessidade de reposição de um item, o sistema envia uma mensagem ou toma iniciativa de abrir um procedimento de compras do material. Junto com este procedimento, faz sugestão da quantidade a ser comprada verificando o estoque máximo fixado através do histórico de vendas do produto.

Além disso, o sistema pode calcular e apresentar o lote econômico de compras baseados em parâmetros tais como: prazo de entrega, média de vendas dos últimos meses, espaço necessário para o armazenamento, custo do dinheiro imobilizado, etc.

O gestor de compras, munido de todas estas informações juntamente com as informações de disponibilidade financeira da empresa consegue negociar a melhores condições de pagamento. Tudo isto é a base fundamental para manter o equilíbrio financeiro, que é o “bê-á-bá” da boa administração.

Conclusão

Torna-se óbvio que não há condições para praticar uma gestão de compras eficiente sem uma ferramenta adequada. Sem um software de gestão de compras, a meta de comprar as coisas necessárias na hora certa, na quantidade certa com menor preço e maior prazo de pagamentos é um sonho. É impossível obter esta performance baseada em controles por meio de planilhas de dados.

As razões para adotar um software de compras são bem visíveis. A implantação de um sistema traz muitos benefícios diretos e indiretos. O que assegura os benefícios são as facilidades e a segurança operacional do sistema que naturalmente integra as pessoas, dados e compartilha as informações confiáveis e relevantes para a tomada de decisões.

O suporte dado ao gestor de empresa por meio da inteligência sistêmica são fatores fundamentais para uma boa gestão financeira e administrativa. Reduz-se os riscos e minimiza os desperdícios de recursos financeiros, físicos e de mão de obra. Assim, adotar um software de gestão de compras é a chave da solução para maior competitividade e sucesso no mundo dos negócios.

Então, o que você está esperando?

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