Escolher o fornecedor do Sistema de Gestão de Compras pode ser uma tarefa difícil, em meio a tantas alternativas no mercado. Neste artigo, vamos te ajudar a entender a importância de cada recurso do sistema pode que você possa selecionar o parceiro de software mais adequado para a sua empresa.

Reduzir custos significa comprar somente os itens necessários, na hora certa, na quantidade certa pelo menor preço, com qualidade e prazos de pagamentos para eliminar custos decorrentes de juros para financiar o capital de giro.

Um bom sistema de gestão de compras conta com diversos recursos e características que permitem você alcançar esse objetivo. Neste artigo, vamos abordar 15 das principais funcionalidades do sistema que resultam em benefícios imediatos para sua empresa. Continue lendo!

15 Recursos dos Sistema de Gestão de Compras (e seus Benefícios Imediatos):

1. Regras de compras:

O sistema de compras pode configurar várias regras para tornar o processo de compras mais ágil, seguro e eficiente. Isto permite automatizar as compras pontuais de pequeno montante, liberar o gestor para dar maior atenção para compras de maior relevância.

2. Solicitação de compras:

A primeira regra a estabelecer é a de quem pode fazer a solicitação de compras. A vantagem da solicitação informatizada é o encaminhamento eletrônico, ou seja,  assegurar a continuidade no processo até gerar ou não a abertura de uma ordem de compras.

3. Integração com Estoques:

Integrado ao sistema de controle de estoque evita solicitação desnecessária de materiais ou produtos. Tendo a média de consumo registrado e estoque mínimo, pode evitar a falta de itens importantes na produção ou execução do serviço.

Além, disso o próprio sistema pode enviar mensagem de alerta sobre a necessidade da compra do produto ou matéria-prima.

4. Catálogo restrito:

Autorização de compra de materiais restrito a um determinado departamento. Por exemplo, a compra de teclado ou mouse deve ser restrito a uma pessoa do TI. Apesar de simples, este procedimento evita erros técnicos e também evita compras desnecessárias.

5. Autorização de compras:

É a principal etapa dentro de um processo de compras. A formalização desta fase não só evita a aquisição desnecessária de materiais, como também ajuda a poupar outros recursos da organização.

Por trás de uma compra desnecessária há muitas perdas tais como o desperdício financeiro, desperdício de mão de obra, desperdício de espaço para armazenamento, entre outros. Além disso, é nesta fase que deve avaliar a capacidade para honrar o compromisso e evitar o desequilíbrio financeiro.

6. Permissão de compras:

Com o sistema de compras é possível criar regras com níveis de permissão de compras por pessoa e cargo ocupado limitando por faixas de valores que podem ser adquiridos sem aprovação de um superior.

Isto agiliza o processo de abertura do pedido de compras de itens de pequeno valor. O gestor de compras pode acompanhar o processo porque tudo fica registrado no sistema.

7. Aprovação de compras:

O sistema de compras pode configurar o número de aprovações necessárias conforme o valor da compra. Por exemplo, uma autorização dupla, do gestor de compras e gestor financeiro para determinadas situações.

Além disso, se o sistema de compras é uma online, com a facilidade de acesso Web, não há necessidade da presença física para a aprovação de compra, pois ele pode acessar a plataforma a partir de seu celular ou tablet, basta ter acesso à internet.Clique aqui para ler o artigo Gestão de Compras e Estoque: 7 Motivos para Você Usar um Sistema Web.

8. Autorização eletrônica:

O sistema de compras pode agilizar, dar continuidade ao fluxo de compras de forma automática, por meio de assinaturas eletrônicas (senhas) com verificação do nível de autorização, permissão ou aprovação do usuário do sistema.

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9. Mensagens de alertas e avisos:

O sistema pode enviar mensagem de aviso automático por e-mail referente ao avanço do processo para outra etapa ou quando requerer alguma autorização especial. Isso garante que os processos não fiquem parados por falta de atenção ou devido a um responsável não ter sido corretamente aviso sobre a mudança do status de algum processo que requer uma ação dele.

10. Agendar compromissos:

Realiza o agendamento de compromissos tais como verificar a situação, dar uma resposta, confirmação data da compra, data da entrega, etc.

11. Segurança tributária e fiscal:

Permite a aplicação de regras tributárias, fiscais e de pagamentos sistematizados para evitar erros, multas e pagamentos de juros desnecessários com descontrole no fluxo de caixa.

12. Segurança da informação:

As informações registradas no sistema podem ser compartilhadas de forma segura com regras de restrição de acesso aos dados conforme o nível de permissão do usuário. Isso garante que uma informação importante da empresa não fique acessível para qualquer usuário.

13. Integração com demais sistemas:

A integração com outros módulos de um sistema ERP, permite que a gestão de compras vá ainda mais além.

Por exemplo, integrado com a gestão de vendas evitar o atraso na entrega e atrito com o cliente. Integrado ao sistema de controle de estoques agiliza o processo de recebimento de materiais e registro de entrada no estoque com custos corretos. Integrado ao sistema financeiro, facilita os processos desde o momento da emissão da ordem de compras e ainda pode gerar lançamentos no fluxo financeiro e fazer parte da previsão de pagamentos futuros.

14. Cadastro de produtos e serviços:

Aparentemente cadastrar produtos ou serviços é uma tarefa simples, sem maior importância. É visto como se fosse um serviço vilão, que só faz perder tempo. Porém, é por falta de um bom cadastro de produtos que originam as compras erradas, compras indevidas, geram erro no controle de estoque, causam emissões erradas de Notas Fiscais.

Um item de fundamental importância no cadastro de produtos ou serviços são os dados fiscais. A sistematização desta informação evita o pagamento de impostos indevidos na compra causado pelo erro do fornecedor. Da mesma forma, na venda do produto evita os erros fiscais que podem ocasionar pagamento de juros e risco de multas no recolhimento de tributos.

Um cadastro de produtos integrado ao sistema de compras, vendas, faturamento, fiscal permite a padronização das informações relevantes é o fundamento básico para evitar erros e agilizar os processos. Imagina só a dificuldade no recebimento de material ou na dificuldade de pesquisar um produto ocasionado pela falta de um cadastro de produto bem elaborado.

15. Cadastro de fornecedores:

Ter um cadastro completo de fornecedores é o passo inicial para iniciar o processo de compras, para evitar perda de tempo com pesquisas no Google. Basta imaginar a dificuldade de iniciar um processo de compras sem as informações básicas do fornecedor. Além dos dados cadastrais o sistema pode informar o material que fornece, preço, prazo e históricos das últimas cotações.

É o passo inicial para implantar a gestão de relacionamento com fornecedores o SRM (Supplier Relationship Management), Sistema de Gestão de Relacionamento com Fornecedores. O objetivo do sistema SRM é facilitar, simplificar, integrar o fornecedor com uma abordagem mais abrangente, para tornar as organizações que fornecem produtos, serviços ou matérias-primas seus verdadeiros parceiros comerciais.

O que levar em conta na hora de escolher um Sistema de Gestão de Compras?

A implantação do sistema de compras traz vários benefícios organizacionais, segurança, transparência e confiabilidade devido a otimização e padronização de processos. Proporciona redução de custos, rastreabilidade do processo de compras para controlar o cumprimento do cronograma físico e financeiro e evitar problemas com o fluxo de caixa.

O parceiro que não pode faltar ao sistema de compras é o sistema de controle de estoques. Sistema de gestão de compras sem integração com o controle de estoques perde muito da sua eficácia. Sem esta integração algumas decisões importantes ficam por conta do gestor de compras, como:

a) Há a necessidade real de fazer a compra?
b) Quanto comprar ou qual é a quantidade ideal para comprar?
c) Até que valor posso comprar?

Se o gestor de compras tiver que fazer estas três perguntas, significa que a empresa não tem um sistema integrado de gestão de compras. Pior situação é a que o gestor de compras ter que sair fazendo perguntas como: Quanto tem no estoque? Qual é a média de consumo mensal?

Se tiver que depender de planilhas de controles departamentais, ou depender do retorno de informações de outras pessoas, não há como atingir as metas de um departamento de compras.

A ferramenta ideal para dar o suporte necessário ao gestor de compras de forma autônoma, com segurança e confiabilidade é o sistema de gestão de compras que permita a integração com os demais sistemas e assim proporcione ao gestor o acesso a todas as informações necessárias para ele tomar decisões estratégicas corretas para a empresa.

Então, o que você está esperando?

Agora que você já conhece todos os recursos e benefícios que um sistema de gestão de compras pode trazer para a sua empresa, aproveite para conhecer e testar gratuitamente o OTK Web, Sistema de Compras e Estoque Online, que é um software 100% online para a gestão de compras e estoque. Conheça todos os recursos e comece seu teste agora!

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