Para a sobrevivência da empresa é necessário fazer a redução de custos e despesas e para isso você precisa entender bem a natureza dos gastos. Continue a leitura para entender como fazer.

O primeiro passo a ser dados em casos de crises é melhorar a organização das contas, isso serve tanto para a vida pessoal ou corporativa, e também para passar por qualquer tipo de crise. Quando você notar a natureza dos seus gastos, será possível identificar qual tipo pode ser cortado e, também, quando poderá ser efetuado tal ajuste.

Entenda no artigo abaixo como identificar gastos cortáveis e a melhor maneira de fazer isso:

Como classificar a redução de custos e despesas

Antes de iniciar a classificação, é necessário perceber os diferentes tipos de classificação de gastos e, a partir daí filtrar todos os lançamentos de contas a pagar:

1. O primeiro item a identificar é de acordo com a frequência, separando os gastos fixos dos variáveis;
2. A segunda classificação importante que citaremos é de acordo com a natureza, separando o que representa um custo direto do indireto;
3. Por fim, e não menos importante, não esqueça de identificar a origem desse gasto, separando o seu contas a pagar por centro de custos.

Classificação pela frequência dos gastos

Talvez este seja o tipo de classificação mais simples de fazer, basta analisar os gastos que se repetem no decorrer de vários períodos, esses serão os seus gastos fixos. Já as transações que não ocorrem com grande frequência como compra de serviços, equipamentos ou suprimentos, representam os seus gastos variáveis. Em uma análise superficial, pode-se dizer que o que é avulso deve ser o primeiro a ser controlado, pois neste grupo estarão compras de equipamentos, contratação de serviços e gastos com infraestrutura, ou seja, itens que podem ser postergados.

Já os gastos fixos, embora sejam mais difíceis de cortar, são passíveis de redução, como diminuição de gastos com energia, redução de carga horária, renegociação de empréstimos e aluguéis.

Embora pareça improvável, nem todas as empresas possuem o controle bem identificado dos seus respectivos gastos fixos e variáveis. Empresas que não utilizam um sistema de gestão, por exemplo, acabam lançando todos os gastos mensalmente em planilhas de Excel, o que dificulta tal classificação.

Identificação de gastos diretos e indiretos

Essa talvez seja a classificação mais complexa, principalmente dependendo do modelo de negócio da empresa, porém a lógica não é tão complicada. Para identificar os gastos diretos, basta analisar os itens essenciais para a entrega do produto final ou serviço vendido, como matéria-prima, insumos utilizados no serviço ou mão de obra direta. 

Já itens indiretos são aqueles que servem de apoio para a produção ou prestação do serviço, como despesas administrativas, salários do administrativo, entre outros gastos.

Esse tipo de controle acaba sendo bem mais simples para indústrias ou comércios, pois os gastos diretos estarão ligados ao produto oferecido. No caso de prestadores de serviços, essa separação fica um pouco mais difícil, mas não impossível de se fazer.

Essa separação proporciona uma melhor organização do fluxo de pagamentos, permite eventuais cortes em casos de crise e também oferece maior controle sobre a lucratividade, uma vez que permitirá apurar a redução de custos e despesas da produção, comercialização e/ou prestação de serviços.

Origem dos gastos

Aqui conversaremos um pouco sobre a origem dos gastos da sua empresa. Geralmente as empresas dividem a organização em grupos ou setores, como o administrativo, comercial, etc., já outras preferem efetuar suas divisões por projetos, unidades de negócio e/ou filiais.

Dessa forma será possível saber exatamente os setores da empresa que são os campeões de despesas ou pode-se usar o recurso para apurar resultados de projetos ou famílias de produtos produzidos. Caso queira entender um pouco mais sobre o assunto, acesse nosso artigo sobre o estudo dos centros de custo.

Um recurso interessante para o controle de gastos e planejamento de cortes e contenção de despesas que utiliza como base essa divisão de centro de custos é o planejamento orçamentário ou budget. Em nosso blog também temos um artigo que serve como base de apoio para você traçar esse planejamento, acesse pelo link: Budget.

Legal, agora por onde começo?

Organizando os gastos

Agora precisamos colocar mão na massa e o primeiro passo é organizar sua lista de gastos. Se você utiliza o Excel, basta criar colunas para definir o tipo de recorrência de cada transação, outra para classificar se é um gasto direto ou indireto e por fim classificar o centro de custo.

Caso você opere com um sistema de gestão, provavelmente terá esse caminho facilitado, por exemplo, clientes do OTK Web podem separar transações avulsas de recorrentes facilmente, basta o item ter seu registro no item Previsão. Além disso, há também campos para classificação por redução de custos e despesas, projetos e o Custo ABC.

Reduzindo os gastos

Se a sua empresa é uma indústria ou comércio, os primeiros itens a sofrerem redução devem ser os gastos diretos e um método simples para começar esse ajuste é implementar um controle eficiente do seu estoque. Neste momento, práticas como “just time” e “estoque mínimo” resultam em ótimos efeitos (veja em nosso artigo Giro de Estoque). Como em tempos de crise as vendas tendem a sofrer quedas, a guarda de materiais deve seguir no mesmo caminho.

Já para empresas prestadoras de serviços, o primeiro passo seria cortar gastos com insumos utilizados na prestação de serviços e, caso a empresa trabalhe com mão de obra terceirizada, um bom caminho será a redução desse tipo de gasto, uma vez haverá, também, redução na demanda de clientes, algumas corporações optam por cortar o quadro de funcionários ligados ao serviço prestado. Esse ajuste pode ser efetuado, porém, evitando ao máximo esvaziar cargos de suma importância e onde o conhecimento técnico é essencial, pois afetará a retomada quando a crise passar.

Em crises que duram muito tempo, como por exemplo a pandemia causada pelo Clovid-19, se faz necessário uma análise de longo prazo. 

Nesse momento, saber exatamente quais são seus gastos fixos ou recorrentes é um ponto crucial, é claro que muitos compromissos não podem simplesmente ser cortados, mas há a possibilidade de redução do valor dessas transações, pois em muitos desses gastos, o simples fato de reduzir o consumo já promoverá esse corte, como no caso de energia, saneamento básico e contratos de fornecimento de suprimentos.

Para os compromissos que não dependem do consumo, cabe à sua organização apelar aos fornecedores, pois em momentos de crises, os seus parceiros comerciais provavelmente estarão abertos para essa negociação, principalmente por não poderem perder clientes e arriscarem com isso, a passar a ter problemas financeiros, também.

Por fim, talvez essa seja a parte mais dolorosa, analisar os setores que demandam os maiores gastos, geralmente representado pelas despesas com a folha de pagamento, nessa parte o controle por centro de custos será essencial, permitindo aos gestores ter todo esse mapeamento dos gastos.

A crise passou, e agora?

Vale lembrar que todos esses controles não devem ser acionados somente no momento de crise, empresas com esse nível de organização tendem a responder mais rapidamente às crises que pode vir a enfrentar, indo um pouco além, na saída da crise, quem tiver organizado tende a surfar nessa onda de forma mais tranquila e estabilizada.

Manter a gestão financeira em dia, pode também aliviar o impacto em novas crises, pois esses problemas sempre existiram, e o limite entre falidos e sobreviventes pode estar nesse pequeno detalhe.

Aproveitando oportunidades

Nesse momento de crise também surgem oportunidades interessantes e é importante estar atento. É muito comum encontrar produtos com valores promocionais, facilidade de entrega, etc.

Outro ponto é aproveitar para organizar a casa: nesses momentos com fluxo de venda menor e, consequentemente, menos movimentações nas empresas, pode ser um ótima chance de organizar processos.

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