O setor de compras tem por objetivo um papel fundamental para qualquer empresa, sendo responsável pela garantia do abastecimento de materiais, produtos e serviços.

Se você deseja melhorar a eficiência e desempenho do seu setor de compras, bem como a definição dos processos operacionais e também o uso de tecnologias avançadas, para melhorar a produtividade, redução de custos e melhoria dos resultados, esse conteúdo é pra você.

Nesse artigo, vamos apresentar os principais pontos para otimizar o setor de compras, buscando ajudar a aperfeiçoar os processos de sua organização. Confira!

Função do setor de compras

O setor de compras desempenha uma função essencial dentro das organizações, sendo a área responsável pela aquisição de insumos, bens e materiais essenciais para o funcionamento da organização. Sua principal atribuição é a garantia do abastecimento dos materiais, produtos e/ou serviços, para que todos os processos da empresa ocorram de forma adequada. 

Além de realizar as aquisições, também desempenha uma função estratégica na escolha e monitoramento dos fornecedores, para que se tenha melhores condições de compra, com qualidade das mercadorias e com o cumprimento dos prazos. Assim, o setor de compras, a partir de uma análise criteriosa busca atender as necessidades da empresa, sempre procurando as melhores soluções, visando maximizar os processos e recursos disponíveis da organização.

Também, desempenha um papel essencial nas negociações e por alternativas mais econômicas e rentáveis para a empresa, a partir de uma gestão de custos. Assim, contribui para a redução de gastos, aumentando a rentabilidade e competitividade da organização, o que vai contribuir para o aumento da eficiência dos processos operacionais e com o retorno de melhores resultados financeiros.

Qual o ciclo de compras em uma empresa?

O ciclo de compras em uma empresa é um processo fundamental para garantir o abastecimento adequado de materiais, produtos e serviços necessários para o seu funcionamento. Desde a identificação da necessidade até a avaliação dos fornecedores, cada etapa desempenha um papel importante na eficiência e no sucesso do setor de compras. Apresentamos algumas das principais etapas realizadas no ciclo de compras de uma empresa:

• Identificar as demandas: Identificar quais são as necessidades internas da empresa envolve a escolha dos produtos e serviços que serão adquiridos, etapa fundamental para o processo de análise de estoque e planejamento de produção.
• Analisar os fornecedores: Identificar os fornecedores através de pesquisas de mercados pode ajudar na elaboração de critérios que são requisitos importantes para a empresa, como qualidade, preço, prazos e outros fatores pertinentes. Assim, feita essa análise, os fornecedores são escolhidos.
• Solicitar cotações e negociar: Após selecionar os fornecedores, o setor fica responsável pelas cotações dar mercadorias e/ou serviços. São feitas avaliações sobre as cotações, com comparação dos preços, condições de pagamento e outras especificidades. Também, são realizadas as negociações com os fornecedores para serem adquiridas as melhores condições comerciais para a empresa.
• Emitir pedido de compra: Ao realizar as cotações e negociações com fornecedores, será emitido o pedido de compra, formalizando, assim, a solicitação das mercadorias e/ou serviços. Informações detalhadas sobre quantidade, preço e outras especificidades acordadas entre as partes estão presentes nesse documento.
• Conferir produtos ou serviços: Depois que os produtos ou serviços são entregues, é realizada uma checagem dos pedidos, verificando se todos os itens e/ou serviços  estão de acordo com o pedido de compra. Conferir a quantidade, qualidade e outras especificações acordadas são importantes nessa etapa.
• Registrar e fazer o controle das compras: Outra etapa fundamental é fazer o registro e controle de todas as informações relacionadas às compras realizadas na empresa. Manter os registros atualizados, histórico, contratos e outras informações pertinentes são essenciais para uma boa gestão no setor. 

Quais KPI’s devem ser monitorados no setor de compras?

Os KPI (Key Performance Indicators) são indicadores-chave de performance que podem fornecer informações sobre a qualidade das mercadorias e/ou serviços adquiridos pelo setor de compras, sendo utilizados para a avaliação dos fornecedores e se tais relações comerciais estão sendo benéficas para a empresa.

Os indicadores devem ser alinhados aos padrões de qualidade e rigor que são estabelecidos pela empresa, apresentados de forma clara para que todas as partes (equipes de trabalho e fornecedores) estejam cientes. O cuidado com a orientação aos profissionais favorece a transparência das informações e dos dados apresentados.

Apresentamos a seguir alguns dos principais KPI’s para o setor de compras, sendo eles:

• Custo dos produtos: O custo das mercadorias e/ou serviços é um dos indicadores importantes para a realização do pedido, seja para a reposição do estoque com mercadorias e matérias-primas ou então a aquisição de insumos.
• Qualidade dos produtos: Avaliar se os produtos atendem as necessidades da empresa, além de se enquadrarem no padrão de qualidade requerido pela organização é fundamental.
• Precisão da compra: Realizar a compra de uma quantidade certa de mercadorias é essencial, uma vez que isso evita problemas de falta de estoque ou mesmo o contrário, quando há uma compra maior do que as saídas/vendas dos produtos. Analisar as demandas para averiguar as quantidades necessárias também são fundamentais nesse processo.
• Qualidade da entrega: O indicador de qualidade das entregas é primordial para a avaliação da performance dos fornecedores e do cumprimento das relações contratuais, inclusive a manutenção da mesma, sendo averiguada pela qualidade dos serviços, tempo nas entregas e qualidades das mercadorias.

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Consequências de uma má gestão no setor de compras 

A ausência de uma boa gestão no setor de compras pode propiciar uma série de prejuízos para a organização. Baixa qualidade das mercadorias e/ou serviços, falhas no desempenho dos processos operacionais e insatisfação dos clientes podem acarretar em danos na reputação da empresa no mercado. Também, custos excessivos podem afetar os lucros obtidos, em decorrência de compras em demasia e preços elevados, o que vão gerar impactos em sua posição e imagem pública do negócio. 

Além disso, uma má gestão pode resultar no atraso nas entregas, problemas nas ações e operações da empresa, além de penalidades contratuais. Assim, o relacionamento com os fornecedores também pode ser comprometida, uma vez que a ausência de uma comunicação clara pode atrapalhar as relações profissionais. Logo, a falta de uma boa gestão sobre o controle e visibilidade no processo de compras do setor pode dificultar a identificação de problemas e as decisões tomadas na organização, o que vai prejudicar a eficiência e produtividade do setor de compras e da empresa como um todo.

Como melhorar o processo?

Uma das formas de melhorar as atividades no setor de compras é através da automação dos processos. Uma vez que a empresa utilize um software de gestão, será possível organizar as tarefas e outras informações, de tal forma que ações como registros de compras, cotações e emissão de pedidos serão realizados de uma forma mais ágil e organizada. Isso reduzirá erros, economizará tempo e permitirá que a equipe foque em atividades estratégicas. 

Outro ponto importante que contribui para o processo de compras é o estabelecimento de parcerias estratégicas, que podem favorecer benefícios como preços mais competitivos, prazos de entrega favoráveis e condições de pagamento adequadas. Tal ação acaba sendo uma forma de manter uma relação confiável com os fornecedores, buscando soluções ágeis e uma comunicação aberta com todos, oque possibilita benefícios para toda a empresa.

Além disso, fazer a análise dos custos é importante para o planejamento e gestão da empresa. Avaliar regularmente os gastos, bem como a identificação de atividades que podem ter seus gastos reduzidos podem otimizar as ações da empresa. Assim, realizar a análise do custo-benefício das mercadorias e/ou serviços escolhidos pode contribuir para a tomada de decisões e negociações de forma estratégica, como escolha de fornecedores e práticas eficientes que podem otimizar o setor de compras e toda a empresa.

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