A utilização de um sistema de gestão educacional se tornou um recurso fundamental nos dias atuais para as instituições de ensino. O uso da ferramenta pode oferecer funcionalidades que podem beneficiar as atividades da instituição, bem como aprimorar a eficiência dos processos de gestão nessas organizações de ensino. 

Neste artigo, vamos apresentar um pouco mais sobre o que é o sistema de gestão integrada e seu uso no meio educacional, e como o sistema da OTK WEB com seus recursos na gestão de compras e controle de estoque pode contribuir para atividades e organização da instituição. Confira!

O que é um software de gestão integrada?

Um software de gestão integrada nada mais é que um sistema de gerenciamento voltado às necessidades específicas de uma organização, tornando seus processos internos mais ágeis e produtivos.  

Como o próprio nome diz, é uma ferramenta integrada, que une diferentes setores, operações, tarefas e departamentos de uma empresa, de modo a centralizar os dados de tais áreas, o que facilita até mesmo o acesso informacional entre os membros das equipes produtivas.

Agora que você já compreendeu o que é um software de gestão integrada, iremos nos aprofundar em sua funcionalidade no ramo de ensino, ou seja, na gestão acadêmica.

Por que utilizar um sistema de gestão educacional em sua instituição de ensino?

Diversos setores abrangem uma instituição de ensino, tais como o pedagógico, o financeiro e o acadêmico. Nesse contexto, a implantação de um sistema de gestão educacional é indispensável na medida em que possibilita a união de tais áreas, permitindo uma melhor organização e trabalho em equipe, posto que muitas tarefas dependem umas das outras para garantir um bom desempenho e ordem dentro de uma instituição de ensino, seja escolas, faculdades, entre outros.

Essa integração de sistemas automatiza processos, centraliza informações, melhora os resultados, auxilia na comunicação, possibilita melhor aprendizado, favorece a administração e, sobretudo, contribui, além de para a própria instituição, para os estudantes e professores. Nesse contexto, sem um bom controle do corpo docente como um todo, a escola não é capaz de funcionar adequadamente.

Vantagens

Vejamos abaixo algumas das vantagens de ter um bom sistema de gestão na educação!

Eficiência operacional

A garantia da qualidade e produtividade nas operações educacionais, juntamente com a redução de erros e custos, permite que a instituição obtenha melhor desempenho em seus processos internos, posto que a gestão facilita o trabalho dos professores, o que também impacta significativamente nas atividades realizadas pelos alunos e no parecer aos responsáveis.

Auxílio na tomada de decisões

O uso do sistema de gestão permite uma visão ampla do cenário atual da instituição, juntamente com a centralização de informações importantes, dois aspectos que tornam o processo de decisões mais prático, seguro e bem desenvolvido, visto que ele será direcionado por meio de dados, análises, planejamentos, relatórios, visualizações e avaliações precisas.

Organização de dados

A criação de um fluxo informacional integrado permite a redução dos erros e gastos causados pela atividade manual, uma vez que auxilia na gestão dos dados, registros de faltas, emissão de boletos, análise de notas, disposição dos documentos da secretaria e acompanhamento dos alunos e turmas.

Melhora da produtividade

Uma gestão educacional de qualidade resulta na maior produtividade dos processos internos da instituição na medida em que otimiza o tempo que seria gasto pelos profissionais manualmente.

Assim, é muito mais prático acessar dados quando quiser e pode trabalhar de onde estiver, por meio de aparelhos móveis, o que torna as tarefas mais ágeis e produtivas.

Controle de recursos

Investir em uma ferramenta de gestão educacional também  permite uma administração financeira eficaz, já que a partir do acompanhamento e visualização do cenário econômico em tempo real.

Dessa forma, é possível realizar cobranças, identificar e corrigir gastos, pagamentos e desvios, produzir orçamentos, traçar metas, ajustar a mensalidade ou outros custos, além de saber no que é capaz de investir dentro do ambiente escolar.

Como o OTK Web pode ser o sistema perfeito para a sua gestão de compras e estoque?

Há uma variedade de soluções de software avançadas que podem ajudar as empresas a reduzir custos, bem como otimizar funções no ambiente educacional. A OTK conta com recursos que podem potencializar o sistema de gestão acadêmica.

Por exemplo, um software para escola, com a função de gerenciamento de estoque, é uma ferramenta que pode simplificar as contagens de estoque de materiais e monitorar as despesas e custos da instituição de ensino em um período.

Também, auxilia na organização dos produtos, mercadorias e outros suprimentos para que possam ser feitos ajustes e trazendo maior visibilidade às necessidades da organização.

O sistema da OTK Web conta com recursos essenciais para a gestão e organização de sua instituição educacional. Apresentamos a seguir algumas características que podem beneficiar sua organização:

• Compras e Solicitação de Compras: O sistema de controle de compras  da OTK pode facilitar o processo de compras da instituição de ensino, uma vez que a ferramenta pode fazer o levantamento das mercadorias e equipamentos necessários de forma rápida e eficaz, bem como na centralização de informações em um só lugar, o que facilita o processo de solicitação dos pedidos;
• Gestão do Recebimento: Por se constituir como um sistema de gestão integrada, pode ser uma importante ferramenta de informações e detalhes dos pedidos, bem como do monitoramento das entregas.
• Gestão de Fornecedores: O OTK oferece ferramentas que disponibilizam o acesso a diversos fornecedores qualificados, o que torna o processo seletivo mais preciso e alinhado às suas necessidades, bem como a escolha das cotações, além de facilitar a comunicação.
• Controle de Estoque: Essa ferramenta permite que você tenha acesso aos dados de sua instituição que dizem respeito aos materiais, como a quantia existente, a necessidade de reposição, o controle do que entra e sai do estoque, a identificação de almoxarifados, a administração do inventário, das vendas das mercadorias e dos pedidos de compras.
• Requisição de Materiais: A requisição de materiais é um dos recursos de controle de estoque do OTK que integra diversas funcionalidades, como pedidos de compras online, exposição dos custos, análise e listagem dos produtos a serem repostos e exposição de lembretes programados, de modo a manter um inventário equilibrado.

Assim, uma importante ferramenta que pode ser utilizada para o gerenciamento do estoque é o uso de sistemas informatizados, como o uso do Sistema de Controle de Estoque da OTK, que oferece recursos adequados e avançados, se tornando uma solução tecnológica recomendada para ser adotada no controle de estoque escolar e demais instituições de ensino.

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Conclusão

A implantação de um sistema de gestão educacional eficiente é indispensável no cotidiano das instituições de ensino, pois permite uma melhor administração do corpo docente e consequentemente um bom funcionamento interno. Além disso, o gerenciamento que pode ser realizado pelas ferramentas de compras e controle de estoque do OTK Web pode otimizar as tomadas de decisões e o controle dos recursos, possibilitando a condução das atividades de forma estratégica na rede de serviços educacionais.