Sistema de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas: 5 Motivos Porque Você Precisa dele para Crescer
Entenda como investir no Sistema de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas pode ser essencial para superar os desafios que surgem com o crescimento do negócio.
O empreendedor tem vários desafios durante a fase inicial de uma empresa. O primeiro momento é a fase da decolagem. Nesta fase o importante é não “deixar a peteca cair”. É manter a concentração para bater a “peteca” para cima. Aos que conseguem superar esta fase e que atingem o segundo patamar, vem o grande desafio: fazer crescer o seu negócio de forma organizada.
O maior desafio é fazer crescer a empresa sem perder a qualidade, sem se desorganizar para não perder a competitividade por elevar os custos e reduzir os lucros. Isto acontece porque na fase inicial, o próprio empreendedor participava operacionalmente e podia acompanhar de perto, controlar e fazer os ajustes necessários rapidamente.
Com o crescimento e aumento de volumes de transações envolvidas com mais clientes não há mais como acompanhar tudo de perto utilizando controles manuais. Surge a necessidade de investir numa ferramenta de gestão empresarial. Planejar e controlar para monitorar tudo, sem estar perto. A solução é o uso da tecnologia, ou seja, um ERP – sistema de gestão integrado.
O que é o Sistema de Gestão Empresarial?
Para começar, é importante entender o que é o ERP. O ERP – Sistema de Gestão Empresarial é composto de vários módulos, que funcionam de forma integrada. Cada módulo atende um departamento da empresa. As informações ficam armazenadas num único banco de dados, sem redundância, nem desatualização. Quando alguém atualiza, a informação é compartilhada em tempo real com as pessoas que utilizam os dados.
Agora, vamos entender como o ERP pode ajudar a sua Pequena Empresa a decolar. Continue lendo!
5 Motivos porque você Precisa de um Sistema de Gestão Empresarial para sua Pequena Empresa Crescer
1. Reduz Desperdícios e Aumenta os Lucros
O maior desafio de qualquer organização empresarial é reduzir custos para aumentar os lucros. A primeira ideia que o gestor tem para diminuir os custos é aumentar a produtividade. Neste caso, a chave da questão é como produzir mais, gastando menos, ou seja, utilizando menos mão de obra, menos materiais. A solução é planejar e implantar controles quantitativos.
Existe outro componente importante que é pouco considerado para a reduzir custos e aumentar os lucros que é o desperdício. Por que isto acontece? Por que desperdício não é quantitativo. É qualitativo, difícil de ser medido e controlado como a produtividade. Desperdício é invisível e que não acontecia quando o empreender participava ativamente de todos os processos.
Os desperdícios só são percebidos porque aparecem nos resultados. Sãocausadas pelas “esperas” e “retrabalhos” que acontecem na transição de um processo de um departamento para outro, por falta de informação ou erro de informação quando os processos não são integrados.
O maior desperdício é do recurso chamado “tempo” que é de difícil medição, passa despercebido. São “perdas” invisíveis que acontecem diariamente e que traduzem em “custos invisíveis” que reduzem os lucros. A solução é automatizar os processos e implantar controles que possam ser transformados em indicadores para tornar “visível” e poder avaliar para tomar medidas.
O ERP permite a integração de todos os processos, aumenta a produtividade, reduz as “esperas” e “perdas invisíveis”. A implantação do sistema permite controlar todas as operações, medir os resultados para fornecer os indicadores necessários para avaliar e reduzir os desperdícios e aumentar os lucros.
2. Agrega “Inteligência” aos Processos Comerciais
O ERP é dotado de “inteligência”, de forma que realiza validações, dá andamento ao processo, reduz as demoras e elimina os “esquecimentos”. Por exemplo, quando se realiza uma venda, o estoque é atualizado e o sistema verifica o saldo de estoque. Caso necessário, aciona o departamento de compras para iniciar o processo de compras. Neste momento, pode sugerir a quantidade a ser comprada através do estoque máximo e média de vendas dos últimos meses.
Por outro lado, quando for efetivada a compra, a quantidade adquirida e data da entrega ficam disponíveis para os vendedores. Por isso, mesmo que não tenha o estoque disponível é possível negociar uma venda com prazo de entrega sabendo da disponibilidade futura. Isto ajuda a aumentar as vendas, além de deixar o cliente satisfeito, confiante e bem informado.
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3. Proporciona Segurança Operacional
O sistema atualiza e armazena todas as informações num único banco de dados e os dados ficam disponíveis para todas as pessoas que tiverem um meio de acesso ao sistema. Por isso, uma das questões mais relevantes num sistema é como o ERP trata da segurança dos dados e como é gerenciado o compartilhamento das informações.
Num Sistema de Gestão Empresarial, os acessos aos dados devem ser restritos de acordo com o perfil do usuário do sistema. Por exemplo, um usuário do departamento de estoque deve ter acesso restrito a dados, operações da sua responsabilidade e não ter acesso às informações financeiras e comerciais.
Já uma pessoa do departamento comercial deve ter acesso às informações relativasao custo, estoque disponível e dados financeiros do cliente, mas não pode dar entrada no estoque de um produto, nem atualizar diretamente o saldo do estoque.
A segurança dos dados é de extrema importância, uma vez que tudo fica registrado no sistema. Perder alguma informação ou atualizar de forma errada, pode acarretar enormes prejuízos. Por outro lado, se não tiver flexibilidade para moldar o acesso à sua forma de operar a empresa, o ERP, também pode causar dificuldades operacionais, travar os processos e prejudicar a empresa.
4. É um Investimento que Permite o Crescimento da sua Pequena Empresa
Há quem pense que é “ainda pequeno demais” para implantar um Sistema de Gestão Empresarial para Pequenas Empresas. Esta forma de pensar vem do raciocínio errado que considera o projeto como “compra” de um ERP. Não se pode ter o tratamento de comprar uma máquina para solucionar um problema operacional. A compra de um ERP, não se trata de adquirir uma solução para informatizar os processos administrativos.
Não se trata de comprar um software com o objetivo de substituir o processo manual para o processo eletrônico. Embora, também exista este aspecto, o ERP é um investimento para fazer crescer o seu negócio. Em primeiro lugar, é preciso tratar a implantação de um ERP como um investimento para possibilitar a geração de novos negócios, conquistar novos mercados e novos clientes.
5. Permite planejar, controlar e saber qual o caminho a seguir
De nada adianta elaborar plano estratégico, definir as metas de vendas, elaborar um orçamento detalhado, projetar resultados, enfim, se não possuir meios para controlar mensalmente as realizações alcançadas. Sem controles, não há como medir o desempenho para fazer cobranças para atingir o que foi planejado nem tomar medidas corretivas para poder atingir as metas.
O sistema de gestão empresarial integra e atualiza todos os processos em tempo real, sem redundância, com a segurança de que as informações estão sempre atualizadas corretamente. Por isso, o ERP controla e mede o desempenho de cada atividade ou departamento. A medição é a forma objetiva de controlar e avaliar, se as estratégias estão funcionando, se as metas estão sendo atingidas ou não.
Os relatórios e dados exportados de um Sistema ERP são as fontes desta medição, denominados de Indicadores de desempenho. Os indicadores de desempenho são as séries históricas dos resultados mensais, que apresentados de forma gráfica tornam fácil ver se as metas estão sendo atingidas ou não. Identificado o desvio do rumo, fica fácil tomar as medidas para viabilizar o que foi planejado.
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Afinal, Vale a Pena uma Pequena Empresa Investir e um Sistema de Gestão Empresarial?
Muitas vezes o crescimento empresarial deixa um ônus chamado desorganização que reduz os lucros. A desorganização aumenta os desperdícios de recursos humanos, materiais, eleva os custos e reduz a rentabilidade. Por esta razão é muito comum o empreendedor pensar que não vale a pena fazer crescer a empresa. O grande desafio é não desanimar, encontrar uma solução para conciliar o crescimento organizacional com o crescimento de resultados financeiros.
O sistema de gestão empresarial para pequenas empresas é um grande aliado para gerar bons resultados, alavancar o progresso empresarial de forma organizada e obter resultados proporcionais ao crescimento da empresa. Evidentemente, não é a solução para todos os problemas. Juntamente com a implantação do ERP, há a necessidade de investir na gestão de pessoas.
De nada adianta ter uma Ferrari, se não souber dirigir. De nada adianta planejar e controlar, se as pessoas não estiverem preparadas, motivadas para trabalharem com afinco para fazer crescer a empresa. São pessoas que executam os projetos, são pessoas que operam o ERP, portanto, elas precisam estar treinadas, capacitadas e engajadas para a implantação do Sistema ERP na pequena empresa.
Sem isso, é como comprar uma Ferrari para ir a pé para a empresa.
Então, o que você está esperando?
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