Você está percebendo alguns sinais negativos em sua gestão empresarial? O motivo pode estar relacionado ao controle de estoque. Entenda aqui os principais sinais e evite-os o mais rápido possível adotando um sistema de controle de estoque.

A tecnologia está aqui para nos ajudar e por isso existem centenas de sistemas no mercado com algo em comum: otimizar o tempo das pessoas. Porém, vemos que as empresas atualmente adiam até o último momento a decisão de implantar um sistema de gestão, o que na maioria das vezes é um péssima decisão.

Quando as empresas têm uma deficiência em um setor, os sinais vão aparecendo aos poucos e de repente percebe-se um grande problema. Para evitá-los, os responsáveis dos setores devem estar atentos a todos os sinais, para que a tomada de decisão seja na hora correta.

No setor de estoque não é diferente pois o mesmo pode parecer muito simples de gerir no início de um novo negócio. Porém, ao decorrer do tempo, aumentam o número de vendas, colaboradores envolvidos, itens em estoque e é comum o gestor não conseguir mais manter tudo em ordem com um controle manual. Assim, as empresas acabam percebendo que a melhor opção é adotar um sistema para controle de estoque, que agrega tanto praticidade na organização das informações quanto inteligência ao processo da gestão de suprimentos.

Mas como identificar quando é o momento certo de abandonar as planilhas de dados e apostar em um sistema de estoque?

Calma, identificar esse momento pode ser mais simples do que você imagina. Quando está chegando a hora de adotar um sistema, sua empresa apresenta sinais que são impossíveis de ignorar. Veja abaixo os principais e não feche os olhos para eles:

1. A empresa está gastando demais com a reposição de estoque

Este sinal será um dos primeiros a serem percebidos, afinal, ele mostra que o estoque estará interferindo nos números da empresa.

2. Você não sabe qual o seu giro de estoque

O giro de estoque é um dos principais indicadores de desempenho do almoxarifado e ele que permite identificar quais são os produtos que mais saem e quanto tempo demoram em seu estoque.

Portanto, se você não sabe ou não consegue controlar este número, este também será um sinal vermelho.

3. Sempre faltam materiais na última hora

Este sinal está ligado com uma função essencial em um sistema para controle de estoque: os números de estoque mínimo e máximo.

Ou seja, o sistema fica encarregado de avisar quando o nível de estoque está baixo ou alto demais, evitando então a falta de materiais e o investimento maior para compras de emergência.

4. As solicitações de reposição de estoque não param de chegar

Este sinal mostra que estão faltando regras na sua rotina de estoque. Com um sistema para controle de estoque, você consegue defini-las para as solicitações e aprovações de reposição estoque.

5. Muito tempo perdido apenas para organizar os dados do setor

Quando o controle é feito apenas por e-mails ou planilhas, em um momento os dados ficam repetitivos e acabam se perdendo.

Ou seja, para que você faça algo realmente produtivo pelo controle de estoque, não deixe de organizar estes dados e cadastros primeiro, para que quando melhorar a gestão por completo, esta fase já vai estar cumprida.

6. Você não consegue definir um fluxo interno para o setor de estoque

Sua equipe apenas envia pedidos de reposição e os responsáveis por comprar tais materiais apenas compram tudo sem grandes definições. É por isso que é importante definir um fluxo para o começo, meio e fim do processo.

Somente com um fluxo, você conseguirá ver os resultados do mês e ter uma rotina otimizada de trabalho, focando principalmente nas tarefas que importam. Um exemplo de fluxo é definir as pessoas que serão responsáveis apenas pelas requisições de estoque. Após esta definição, você deve escolher quem vai receber tais requisições e quem irá aprová-las, estipulando um valor mínimo e máximo. Não esqueça de inserir em seu fluxo os números de estoque mínimo e máximo, pois assim você terá um parâmetro para aprovar as novas compras.

7. Você sente que está comprando os produtos nas horas erradas

Este sinal tem relação ao sinal anterior, afinal, se uma rotina não está definida, hoje ela pode estar começando pelo “lado errado”.

Um simples controle de requisições, de entradas e saídas de estoque já ajudam neste caso. Se o sistema tiver sugestões de compras e alertas dos produtos que estão acabando, a sua vida ficará ainda mais fácil.

8. Você sente que não tem nenhuma regra para aprovações no estoque

Não existem parâmetros nem regras para aprovações de novas compras? Então o sinal está vermelho de novo.

Você precisa criar regras e definir quanto e quem pode aprovar os novos pedidos. Claro que  é possível definir e aplicar essas regras manualmente, mas um sistema permite que elas sejam aplicadas de forma automática. Por exemplo, cada gestor fica responsável somente pelas aprovações que lhe dizem respeito e é possível criar regras com base nos valores da compra, tipo de item, entre outros.

E agora, o que fazer?

Muitos sinais que apresentam erros na gestão do controle de estoque mas felizmente é possível corrigir e mudar os sinais de negativos para positivos.

Uma gestão feita por um sistema de controle de estoque apresenta resultados significativos para sua empresa, como uma melhor posição financeira, ganho de tempo e produtividade dos colaboradores, organização interna melhor e comunicação com fornecedores muito mais clara e objetiva.

Perceba que não é impossível fazer o controle por outros caminhos, mas conforme o negócio se expande, o mesmo apresentará novos sinais de que é a hora de mudar e melhorar as rotinas.

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